Chào các bạn,

Mình muốn nói thêm về bài hôm trước mình nói về ghi chép lắng nghe là một phần trong communication – truyền thông. Bài này mình nói thêm về truyền thông, giao tiếp trao đổi qua lại, đặc biệt là trong môi trường làm việc gần như bằng email, online như hiện nay mà không phải gặp mặt hàng ngày.

Mình làm việc với sinh viên và với nhiều bạn. Thường thì sinh viên nào chăm chỉ, báo cáo hàng tuần thì kết quả rất tốt. Ngược lại bạn nào mà lười gặp thầy, ít trao đổi, cả hàng chục email gửi thì reply được 1, 2 cái thì thường là kết quả không tốt trước hết là cho chính sinh viên. Và nữa là lười báo cáo với thầy làm thầy bất ngờ hay bực mình vì phải sửa quá nhiều khi gần đến ngày nộp bài.

Thi thoảng có sinh viên hàng vài tuần hay cả tháng mới report một lần và thường kết quả rất tệ vì thầy không biết là bạn đang ở đâu để chỉnh cho đúng. Có khi đi trật hướng cả trăm nghìn km đến lúc nộp bài thì đã muộn và không chữa được. Thầy có muốn giúp chữa cũng không dễ.

Việc này cũng đúng như trong communication và connection khi làm trong một team dù đó là team có bao nhiêu người. Một người làm trong một team cứ cố gắng giữ chuyện im ỉm, cố gắng giải quyết một mình đến lúc không được vỡ ra mọi người tá hỏa đi chữa cháy, rất không ổn. Đó không phải là cách làm việc của một team hiệu quả.

Các bạn thấy trong các bản TOR Term of Reference trong công việc hay job description – bản mô tả công việc luôn có khoản report to whom and how often – tức là báo cáo cho ai, và mức độ thường xuyên như thế nào. Hàng ngày hay là hàng tuần, hàng tháng.

Đó là bắt buộc trong công việc. Nhưng trong một team nhỏ thì việc truyền thông hiệu quả là trách nhiệm và cách làm việc, ý thức buộc phải tự có của mỗi người để một team hoạt động tốt. Lúc đó sẽ không cần phải đến quy định hay luật viết ra giấy tờ mà tự nhiên mỗi người sẽ thấy trách nhiệm của mình trong truyền thông với cả team.

Mình làm việc và học với Thầy mình chuyện to nhỏ gì cũng báo để thầy biết, để bạn biết hỗ trợ hoặc thấy có cơ hội thì giúp mình hay sửa cho mình trước khi mọi thứ đi lệch quá xa.

Nhiều khi bận quá chỉ cần email một câu là: “Em đã nhận được email, sẽ check, sẽ đọc sẽ xem thêm vào ngày mai, hoặc cuối tuần, hoặc sớm nhất”. “Em đang bận quá, em đang mệt quá, em chưa trả lời, hay chưa làm được ngay!”

Phản hồi như thế để cho cả team hoặc người điều hành công việc đang chờ vì có những công việc gấp không chờ được thì phải tìm cách khác hoặc tìm người khác làm ngay.

Trong những việc khác sự phản hồi như thế thầy mình bạn mình sẽ biết để hỗ trợ ở chỗ nào trong lúc mình đang có quá nhiều thứ lộn xộn chẳng hạn.

Việc phản hồi truyền thông như vậy mình làm trong công việc cũng như trong mọi team bạn bè làm gì với nhau cũng vậy. Trong một team mà biết cách truyền thông hiệu quả như thế thì sẽ tạo được năng lượng tích cực cộng hưởng cho cả team mạnh hơn rất rất nhiều.

Truyền thông như vậy trong một team dù là bạn bè hay là team trong mọi việc khác không có nghĩa là thiếu nhạy cảm mà chuyện riêng gì của người ta cũng xía vào. Hay chuyện gì của bạn cũng phải đi thông báo “buôn chuyện” tùm lum cho cả làng. Báo cáo, chia sẻ truyền thông với nhau để biết hỗ trợ nhau, dựa vào nhau một cách hiệu quả nhất. Nhiều khi là chỉ biết và cầu nguyện cho nhau mà không cần làm gì nhiều.

Chúc các bạn truyền thông liên kết tốt.

Thu Hằng