Truyền thông – Communication

Chào các bạn,

Từ “truyền thông” nghe không hay, nhưng mình chẳng biết dùng từ nào tốt hơn để dịch “communicate”. Truyền thông là những phương cách để người ta trao đổi lời nói và tư tưởng với nhau – nói, viết, email, texing, phone, hát, múa, vẽ, mắng, chửi… Đôi khi ngay cả sự im lặng cũng là một cách truyền thông, kiểu như im lặng thông cảm hay im lặng khinh bỉ. Cái gì cũng là truyền thông, miễn là được sử dụng để chuyển ý mình đến một người khác.

Chúng ta sống và làm việc với mọi người quanh ta, nên truyền thông cực kỳ quan trọng trong đời sống của mỗi chúng ta. Bạn cần hiểu người ta đang communicate gì với bạn, ngược lại bạn cũng phải communicate với người ta để người ta có thể hiểu được bạn muốn gì.

Vấn đề là người Việt nói chung communicate rất yếu, và đây là vấn đề lớn cho phát triển đất nước.

Sở dĩ người Việt yếu communication vì chúng ta được giáo dục không communicate. Có lẽ các bạn đều nhớ hồi nhỏ bố mẹ dạy không được cãi lại hay hỏi lại bố mẹ, bố mẹ bảo gì thì phải “vâng” và làm điều gì bố mẹ bảo. Học trong lớp thì cả đời học từ chương, thầy cô giảng bài một chiều từ trên bục giảng xuống, học trò không được hỏi hay thảo luận gì. (Hồi học lớp 10 mình, học sinh hàng đầu lớp, bị đuổi học chỉ vì hỏi thầy nhiều quá – minh hỏi đứng đắn lễ độ và chẳng hề cãi nhau với thầy bao giờ). Đọc sách thì cũng học thuộc lòng như vẹt, chẳng suy tư hay lý luận hay thắc mắc gì… Toàn nền văn hóa nhấn mạnh đến communication một chiều: Người trên nói xuống, và người dưới “dạ/vâng”.

Hậu quả rõ nhất và lớn nhất cho phát triển đất nước ở thời đại này là nhà nước có thói quen lâu lâu lại ra một quyết định gì đó làm cả nước chới với xây xẩm mặt mày như bị quả tạ từ trên trời rơi xuống đầu, và mọi người than van ta thán, nhưng quan chức nhà ta thì cứ nhất định là “người dân lảm nhảm vì không hiểu vấn đề” và nhất định “thi hành án”, cho đến khi chẳng ai tôn trọng quyết định đó, và quý vị nhà nước âm thầm cho quyết định đó về chầu ông bà (nhưng quyết định đó vẫn nằm đó trong bộ luật hay nghị định, để lâu lâu ghét anh nào thì mang nó ra đì anh đó).

Communication một chiều luôn thiếu sót, thiếu trí tuệ và độc đoán, chẳng những tồi cho công việc mà còn cản trở cách sống dân chủ cho cả nước – dân là chủ, nhưng chúng tôi là bố mẹ chủ.

Đương nhiên trong công ty cũng vậy. Các sách dạy quản trị kinh doanh thường nói 80% các vấn đề của một doanh nghiệp là vấn đề communication. Xóa được hết mọi vấn đề communication thì doanh nghiệp chỉ còn 20% số vấn đề phải giải quyết. Và đương nhiên là các bạn có thể thấy doanh nghiệp nào mà có nhiều vấn đề communication thì kiểu như boss bảo đi mua 2 tấn đinh, nhân viên lại đi mua 2 tấn cà chua. Chỉ có sập tiệm.

Đây là môt số điểm chính trong communication để các bạn ghi nhớ:

1. Ai nói gì hay viết gì cho mình thì lắng nghe cho kỹ, đọc cho kỹ. Nếu cảm thấy chưa hiểu hoàn toàn rõ ràng thì đọc lại vài lần và hỏi lại.

Nếu ai dặn bạn làm gì, mà bạn “ừ xong” sau khi chỉ nghe một lần, thì có khả năng đến 80% là bạn đã hiểu sai. Ví dụ: “Đi mua dùm mẹ 1 ký cà chua.” Câu này rất giản dị, và đương nhiên là bạn “Vâng” và xách xe đi mua ngay. Mua về đưa cho mẹ mới biết là mẹ muốn mua cà chua loại hình bầu dục và còn xanh xanh, trong khi bạn mua cà chua tròn và đỏ. Well, chạy ra chợ đổi lại, tức là bạn đã tốn thời giờ gấp đôi, nếu người ta cho bạn đổi cà chua; nhưng nếu tiệm đó không có cà chua khác để đổi, rất có thể bạn phải vất bỏ ký cà chua mẹ không dùng được.

Đương nhiên lý do là mẹ nói không rõ, nhưng cũng vì bạn không chịu nghe rõ. Nếu bạn nghe cẩn thận và có suy nghĩ, bạn sẽ đương nhiên biết mà hỏi mẹ: “Mẹ muốn loại cà chua nào?” Đó là nghe kỹ, cảm thấy chưa hiểu được rõ ràng thì nên hỏi thêm cho rõ.

Các bạn, những người nghe xong một lần và không hỏi lại thường là người dốt, không biết suy nghĩ gì cả. Không làm việc gì được. Mình rất sợ làm việc với các quý vị như vậy, vì hầu như các quý vị lúc nào cũng sai, tốn thời giờ và tiền bạc gấp đôi gấp ba, mà còn làm mình trễ nãi công việc và stressed kinh khủng.

Khi mình dặn ai điều gì, mình thường nói đi nói lại 2, 3 lần, để cho người kia đủ thời gian hiểu rõ và có thể thấy điểm gì mình nói bị mù mờ hầu hỏi mình thêm cho rõ. Và các quý vị không biết nghe thì luôn luôn gật đầu lia lịa “Em hiểu rồi, em biết rồi.” Nhiều khi quý vị có vẻ rất sốt ruột như thế làm mình cụt hứng không dám nói kỹ, vì cũng sợ các quý vị bực mình. Và luôn luôn sau đó là mình ân hận vì quý vị làm sai hẳn ý mình muốn.

2. Nói chậm rãi kỹ càng. Điều này mình vừa nói bên trên. Đôi khi vấn đề có nhiều chi tiết, nói và trao đổi xong xuôi hết rồi, thì bạn nên hỏi người kia lập lại những điều bạn dặn, để chắc chắn là người kia hiểu đúng. Nếu nhiều chi tiết quá thì nói người kia viết xuống một tờ giấy (hay bạn viết xuống) để người kia không quên.

3. Đây là kỹ càng, không ai giỏi, không ai dốt. Bạn phải nói tới nói lui vài ba lần không phải vì người kia dốt, mà vì communication LUÔN có vấn đề, dù ai nói và ai nghe. Và nếu bạn là người nghe, thấy chưa hiểu rõ, bạn hỏi lại một lô câu hỏi cho rõ, thì đó không là bằng chứng bạn dốt, mà là bằng chứng bạn thông minh và làm việc cẩn thận.

4. Dù là nói gì thì cũng tìm cách nói tích cực, đừng nói kiểu tiêu cực, nhăn nhó, phàn nàn, đổ lỗi… Ví dụ: “Mấy tên này tồi quá, lười biếng chẳng làm gì cả, nên anh phải nhờ em chạy lo chữa cháy đây.” Phải nói thế này: “Có việc emergency cần em chữa cháy ngay đây.”

5. Thà nói nhiều còn hơn nói ít. Nói vừa đủ là hay nhất. Nhưng để chắc ăn, bạn thà nói hơi nhiều hơn là nói hơi ít. Nói hơi nhiều thì khó hiểu lầm, nói hơi ít thì có thể gây ra hiểu lầm.

6. Communicate rất thường xuyên. Đừng đợi một tháng mới nói một câu. Có điều gì mới, dù lớn dù nhỏ, thì thông tin cho nhau ngay. Ví dụ: Bạn hứa với boss là một tháng nữa bạn sẽ xong report thường niên này cho boss. Đừng đợi xong tháng rồi mới nói năng gì tới boss. Trong thời gian làm việc, communicate thường xuyên về tiến triển hay khó khăn trong công việc với boss, như “Em đã có đủ mọi tài liệu cần thiết để bắt đầu sắp xếp đặng bắt đầu draft report,” hay “Em đã có gần đủ tài liệu, chỉ có phòng tài chính và phòng nhân viên chưa có đủ cho em. Em đã cho các bạn biết là cần tài liệu sớm để có report cho Ban giám đốc vào cuối tháng, và em sẽ làm việc với họ để giúp họ lựa chọn tài liệu cho nhanh,” hay “Mấy hôm nay em bị bệnh phải nằm nhà, nhưng em có nhờ cô trợ lý lo việc report giúp em trong mấy ngày em nằm nhà.”

Communicate thường xuyên như thế để boss có cách hỗ trợ nếu cảm thấy bạn gặp khó khăn, và để boss khỏi nơm nớp lo sợ: “Không biết cô này làm ăn ra sao, hay đến cuối tháng lại nói: ‘Em bị mấy việc emergency tới tấp trong department của em, nên vẫn chưa xong report, chắc phải một tháng nữa mới xong anh ạ’ để mình bị cả Ban giám đốc đập đầu vì họ không thể họp đúng dự định do không có report trong tay.”

Ngược lại, boss cũng nên tự động thăm hỏi nhân viên thường xuyên về report, đừng ngồi yên đó đợi đến cuối tháng mới communicate.

7. Và đương nhiên, communication phải luôn rõ ràng và thành thật. Không rõ ràng thì không thành thật, như là “Hôm nào em rảnh em sẽ đến thăm chị” – hôm nào rảnh là hôm nào? Hai năm nữa em mới “rảnh” thì sao? Phải hẹn rõ ràng thế này: “Sáng thứ hai hay sáng thứ ba này em sẽ đến thăm chị. Tầm 10 giờ, vì 11 giờ em phải vào phòng tập. Em sẽ gọi chị trước đó.”

Và thành thật có nghĩa là đừng giấu điều gì. Nói chuyện mà như kiểu bưng bát phở lên, trong đó chỉ có bánh phở và nước phở, và chẳng có miếng thịt tái thịt chín nào, còn tệ hơn phở chay – phở chay cũng có rau củ – thế thì communicate kiểu gì?

8. Communicate với tình yêu. Đừng nói kiểu, “Đây là chuyện quan trọng, em làm không xong thì bye bye về nhà vĩnh viễn đó.” Phải nói kiểu này: “Ban giám đốc cần đúng cuối tháng để họ có một tuần nghiên cứu report và họp ngay sau đó. Không có report đúng ngày thì cái đầu anh có thể lìa khỏi cổ. Em cố gắng giúp anh nhé.”

Để kết thúc, mình nhắc lại câu nói ban đầu: “Người Việt chúng ta nói chung là communicate rất yếu, và đây là vấn đề lớn cho phát triển đất nước.”

Các bạn cố lên nhé.

Chúc các bạn luôn communicate tốt.

Mến,

Hoành

© copyright 2019
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s