Mười chiêu chạy tốt trong quản lý các dự án

Chào các bạn,

Cuộc sống hiện đại và lối sống công nghiệp, cùng với các hiệu quả cao và phát triển xã hội, cũng đem đến… rất nhiều việc để làm và x-trét.

boat
Các bạn quản lý nhiều việc một lúc như thế nào? Làm sao để vừa đi làm toàn thời gian, vừa học thi các chứng chỉ ngành nghề? Nộp hồ sơ đi học nước ngoài ? Làm thêm các dự án khác ở ngoài? Và giữ cho thân thể và tinh thần khỏe khoắn?

Sau đây, anh Michael Angier, người sáng lập và người điều hành của Mạng Thành Công (SuccessNet) chia sẻ về bí quyết kham nhiều việc và cân bằng cuộc sống của anh. Hóa ra, công ty của anh đặt tại South Burlington, Vermont, thị trấn hồi trước mình ở 🙂

Anh có sở thích du thuyền, và đây là con thuyền mang tên “Attitude” (Thái độ) của anh – Lao thẳng về phía trước!

Mình đọc được bài viết này vào đầu năm 2007 . Mình thấy có nhiều ý hay và cũng áp dụng được một ít. Mình không áp dụng hết máy móc được vì tính cách mình cũng hơi khác, cũng như anh Micheal nói, mỗi người sẽ có cách khác nhau.

Với mình, hiệu quả nhất là chiêu “Thời gian nghỉ”, mình dạo này thường làm các việc bình thường như đi bộ, rửa bát đĩa, gặt cỏ để ‘vệ sinh đầu óc”và ‘xới lại mảnh vườn”. Khi làm những việc bình thường đó, tự nhiên các câu hỏi và các câu trả lời sáng tạo chợt đến cho những vấn đề cũ và mới nghĩ ra. Rất hay.

Các bạn quản lý thời gian và liên hệ với cách của anh Micheal thế nào? Các bạn chia sẻ thêm nhé.

Chúc các bạn một ngày năng suất,

Hiển.

.

Mười chiêu chạy tốt cho tôi trong quản lý các dự án và ưu tiên công việc

Tôi thường được hỏi điều gì giữ cho tôi có được sự tập trung và liên tục trên tuyến đường tiến đến những mục tiêu của tôi. Mọi người muốn biết cách nào “chạy được”. Họ muốn biết “vũ khí bí mật” của tôi để làm nhiều dự án và các ưu tiên công việc. Sự thật là chẳng có cách nào chạy được cho tất cả mọi người. Mỗi chúng ta đều có cách cá nhân của mình, thế mạnh cũng như điểm yếu. Cách chạy được cho người này có thể không chạy cho người khác.

Tuy nhiên, đây là mười điều chạy được cho tôi. Khi tôi thấy mình không năng suất được như tôi muốn, tôi nhìn vào xem điều nào trong những điều này xem tôi có lẽ đã làm không tốt và kiên trì như tôi nên.
successful
1. Mục đích rõ ràng, viết ra được

Tôi viết những mục đích của tôi xuống và để chúng trước mặt. Tôi đặc biệt quan tâm tới ba mục tiêu đầu. Ba cái quan trọng nhất mà tôi đang trong quá trình hoàn thành. Sự rõ ràng dẫn tới sức mạnh, và có những mục đích rõ ràng, viết được ra giữ cho tôi tập trung hơn.

2. Cuốn sổ dự án

Tôi giữ một cuốn sổ kẹp với 3 móc ở gáy, với một cái gáy đánh số cho mỗi dự án. Trong mỗi phần, tôi có danh sách các việc cần làm, ghi nhớ về tài nguyên và ý tưởng đề hoàn thành những dự án.

Rồi, tôi chẻ nhỏ những dự án của tôi thành những kế hoạch hành động. Hầu hết mọi người có danh sách việc để-làm, nhưng tôi chia danh sách của tôi thành cần kíp, cấp bách và quan trọng. Tôi dùng A, B, C và cố hết sức để tâm tới chúng theo thứ tự. Những cái A phải được làm xong và nhạy cảm về thời gian, những cái B nên được làm hay phải được làm, nhưng không quá gấp về thời gian, những cái C nếu làm được thì cũng hay, tôi có ý muốn làm, nhưng chúng không gấp hay thiết yếu.

Cố hết sức, tôi đặt thời gian để làm các việc A. Tôi đặt hẹn lịch cho chúng và như vậy ít có khả năng chung sẽ trượt và không được làm đúng hẹn.

3. Thời gian nghỉ.

Tôi không thực hành được điều này tốt như tôi muốn, nhưng tôi biết điều này sẽ chạy khi tôi làm, và tôi đang khá lên ở điều này. Chúng ta cần những khoảng nghỉ. Những khoảng nghỉ dài ngày (ít nhất một tuần hay mười ngày), những kỳ nghỉ tương đối (cuối tuần dài (thứ bảy, chủ nhật + 1 ngày) ). Nhớ rằng, chính khoảng lặng giữa những nốt nhạc tạo nên âm nhạc. Đảm bảo rằng, tạo ra một chút khoảng nghỉ của bạn trong ngày, trong tháng trong năm và trong cuộc sống của bạn.
Hầu hết, nếu không phải là tất cả, những người lãnh đạo và thành đạt vĩ đại dành thời gian lánh đi – thời gian yên lặng, thời gian suy tưởng, thời gian thiền và thời gian đổi mới. Không có nó, họ không có thể hoàn thành được điều họ làm. Tại sao chúng ta lại khác đi được?

4. Nhóm đầu não

Tôi gặp gỡ hầu như mọi tuần với Nhóm Thành Công của tôi. Hai trong số họ sống ở bờ Tây và người còn lại ở phần giữa nước Mỹ. Chúng tôi gặp qua cuộc gọi hội đàm và nói về những mục đích và dự án, cái gì đang chạy, cái gì không chạy và chúng tôi có thể tiến thêm tốt hơn ra sao. Tôi không muốn thiếu đi sự hỗ trợ giá trị này.

Chúng tôi gặp trong một giờ và chia thời gian giữa các thành viên trong cuộc gọi. Thêm nữa, chúng tôi trao đổi email khi cần.
successful1
5. Phục vụ đầu tiên – Lợi nhuận thứ hai

Điều này không phải dễ làm, nhưng rất cần thiết đặt trọng tâm vào cho khách hàng điều họ muốn. Nếu tôi nghĩ về những gì tôi có thể làm cho khách hàng hay vì tôi có thể lợi lộc gì, mọi thứ chạy tốt. Cộng việc chạy và chứng minh rằng bạn có thể có bất kỳ thứ gì bạn muốn nếu bạn giúp đủ những người khác có cái họ muốn.

Bằng cách tập trung vào nơi đáng tập trung – tạo ra giá trị – thay vì tôi muốn được gì cho tôi, tôi tạo ra tiến bộ – và tiến bộ là cái tồn tại lâu dài.

6. Tôn thờ khoảng thời gian hiệu năng cao

Chúng ta đều có những thời gian nhất định trong ngày mà chúng ta làm việc tốt nhất, với tôi, đó là buổi sáng. Với bạn, có thể đó là buổi chiều hay nửa đêm. Tôi đặt kế hoạch hầu hết những dự án quan trọng nhất vào buổi sáng, Cho khoảng thời gian hiệu năng thấp hơn, tôi làm những việc cần ít sáng tạo, ít lực của não, hay ít động lực hơn.

7. Ghi nhật ký

Tôi giữ một quyển nhật ký trên máy tính và cũng trong một cuốn sổ kẹp 3 vòng, để tôi có thể đục lỗ và thêm giấy vào khi cần thiết. Đó là cuốn sổ nháp cũng như chỗ để tôi ghi lại ý tưởng và suy tư.

Thật sâu sắc và hứng thú đối với tôi khi tôi xem lại những nhật ký từ những năm trước. Thật kỳ diệu nhìn thấy sự khác đi về quan điểm của những năm đã qua cũng như quan sát sự tiến bộ đạt được.

8. Thể dục

Tất cả chúng ta cần thể dục. Cơ thể ta cần tích cực để đầu óc hoạt động tốt. Khi tôi bỏ tập, công việc của tôi dở đi. Khi tôi làm điều tốt cho tôi, những thứ tốt xảy đến với tôi. Tôi giờ đây nhìn vào khoảng thời gian tập thể dục như là một đầu tư vào hiệu năng của tôi, hơn là lấy mất đi thời gian hiệu năng.

9. Đọc những sách tốt và nghe những băng tốt

Đầu óc, sự sáng tạo và động lực của tôi được kích thích bằng những câu chuyện hứng khởi, nghe những ý tưởng hay và học tại sao những người vĩ đại đã sống và chiến thắng.

Tôi đọc với một cái máy thu âm hay một cái sổ ghi, bởi vì tôi muốn ghi lại theo thời gian những ý tưởng tôi kháp phá ra và những điều tôi nghĩ như kết quả của những điều tôi đọc.

10. Đặt những câu hỏi

Tôi tin rằng những câu hỏi là những câu trả lời. Khi tôi đặt câu hỏi cho người khác, tôi học được. Khi tôi đặt câu hỏi cho chính tôi, tôi phải suy nghĩ và nghiên cứu, tôi còn học được nhiều hơn. Tất nhiên, ta chẳng thể học được ít đi.

Chất lượng cuộc sống của ta liên hệ mật thiết với chất lượng câu hỏi của ta.

Ghi chú: Tất nhiên, không có gì có thể thay thể được việc có những mục tiêu bạn cảm thấy đam mê. Với những lý do mạnh mẽ, tin tưởng mãnh liệt, và một niềm tin sâu sắc, một người có thể đạt được những điều tưởng như không thể.

.

Ten Things That Work For Me In Managing Projects And Priorities

I’m often asked what keeps me focused and on track toward my objectives.

People want to know what works. They want to know my “secret weapons” for juggling many projects and priorities. The truth is there’s no one way that works for everyone. We each have our own style and our own strengths and weaknesses. What works for one may not work for another.

Nonetheless, here are ten things that work for me. When I find myself being less productive than I’d like, I look at which of these things I might not be doing as well or as consistently as I might.
successkey
1. Clear, Written Goals

I write my goals down and I keep them in front of me. I pay particular attention to my top three—the three most important things I’m in the process of accomplishing. Clarity leads to power and having clear, written goals keeps me better focused.

2. A Projects Book

I keep a three-ring binder with a numbered tab for each project. Within each section, I have task lists, notes about resources and ideas on completing these projects.

Then, I break my projects down into action plans. Most people have to-do lists, and so do I, but I divide my list into critical,
imperative and important. I use A, B and C and do my best to put my attention on them in this order. A’s must be done and are time-sensitive. B’s should be done or must be done, but are not so time-critical. C’s are nice to do, I’d like to do them, but they just aren’t critical or essential.

As best I can, I schedule the time to work on the A’s. I set them up as an appointment and that way there’s less chance that they will slip and not get done on time.

3. Time Away

I don’t yet practice this as well as I would like, but I know it works when I do, and I’m getting better at it. We need breaks. Extended ones (at least a week or ten days), intermediate ones (long weekends) and short ones (breaks in the day). Remember, it’s the space between the notes that makes the music. Be sure to create some spaces in your
day, your month, your year and your life.

Most, if not all, of the great leaders and achievers spent time away—quiet time, contemplative time, meditation time and renewal time. Without it they would not have been able to accomplish what they did. Why should we be any different?

4. Master Mind

I meet almost every week with my Success Team. Two of them live on the west coast and the other in the Midwest. We meet by conference call and talk about our goals and projects, what’s working, what’s not working and how we can make better progress. I wouldn’t be without this valuable support.

We meet for an hour and divvy up the time between the members on the call. In addition, we correspond via email as the need arises.
successwind
5. Service First—Profits Second

It’s not always easy to do, but it’s imperative to put the focus on giving the customer or client what they want. If I’m thinking about what I can do for our members instead of what I can gain, things work.

It just goes to prove that you can get anything you want if you help enough other people get what they want. By keeping the focus on where it belongs—creating value—instead of on what I want to get out of it, I make progress—and it’s progress that lasts.

6. Keep Peak Times Sacred

We all have times of the day when we are at our best, for me, it’s the morning. For you it might be the afternoon or late night. I schedule my most important projects for the AM. For my less-productive times, I schedule tasks that don’t require as much creativity, brainpower or motivation.

7. Journaling

I keep my journal on my computer and also in a 3-ring binder so Ican punch and add pages as needed. It’s a scrapbook as well as a place to record my thoughts and ideas.

It’s insightful and inspiring for me to review my journals from previous years. It’s amazing to see the difference in perspective from years past as well as observe the progress that’s been made.

8. Exercise

We all need exercise. Our bodies need to be active in order for our minds to work properly. When I skip my workouts my work suffers. When I do what’s good for me good things happen to me. I now look at the time taken in working out as an investment in my productivity rather than taking time away from my productivity.

9. Reading Good Books and Listening to Good Tapes

My mind, my creativity and my motivation are stimulated by reading inspiring stories, listening to good ideas and learning about why and how great men and women have lived and triumphed. I read with a tape recorder or a note pad because I want to chronicle the ideas I discover and what I think about as a result of what I read.

10. Asking Questions

I believe that questions are the answers. When I ask others questions, I learn. When I ask myself questions, I have to think and research, I learn even more. Of course, we can’t learn less.

The quality of our lives is closely related to the quality of our questions.

Author’s Note: Of course, nothing can take the place of having objectives about which you feel passionate. With strong reasons, compelling beliefs and deep-seated faith, one can accomplish seemingly impossible things.

Michael Angier

Một bình luận về “Mười chiêu chạy tốt trong quản lý các dự án”

  1. Hi anh Hiển, bài viết này thật có ý nghĩa cho những ai “bận trăm công nghìn việc”.

    Em mới đi làm thử được 2 hôm, đã thấy việc xếp lịch bắt đầu rối.
    Cảm tưởng không còn thời gian để thư giản và ngẫm nghĩ.
    May mà anh nhắc nhở.

    Cảm ơn anh nhiều lắm ^ ^

    Thích

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s