Hoàng Khánh Hòa, NCS Tiến sĩ, Đại Học Missouri – Columbia, Mỹ
Cách giao tiếp với đồng nghiệp, với sếp như
thế nào để công việc được thuận lợi?
Lê Xuân, Chuyên gia Quan trắc môi trường, Quảng Trị
Teamwork quan trọng như thế nào? Và làm
thế nào để thực hiện được teamwork trong công
ty khi mà mọi người đều có cái tôi quá cao?
Nguyễn Chí Thuận, Kỹ sư vi tính, Hà Nội
Bài này nói về teamwork (làm việc nhóm), nhưng không chỉ là teamwork bình thường mà là teamwork cho một người mới bước vào một nhóm mới, trong một công ty mới, làm một nghề mới mà mình sẽ phải học từ lớp 1 học lên.
Chẳng công ty nào dạy bạn teamwork trong thời gian đầu cả. Nếu không muốn đi đâu cũng dẫm lên chân đồng nghiệp hay đụng đầu vào tường, thì bạn phải rành teamwork trước khi vào công ty. Chính vì vậy mà nếu bạn đã từng hoạt động đoàn nhóm hay đã làm việc tại một công ty nào rồi, bạn sẽ đỡ bỡ ngỡ lớ ngớ trong môi trường làm việc mới.
Sau đây là một số điểm chính về teamwork để các bạn thực hành:
1. Nghe, nhìn, và hỏi
Bạn đã từng dự lễ trong nhà thờ công giáo bao giờ chưa? Hay chùa Phật giáo? Hay đền thờ Hồi giáo? Hay nhà thờ Ấn độ giáo? Nếu bạn dự lễ lần đầu trong đền thờ của một tôn giáo mà bạn chưa hề quen thuộc thì bạn làm gì? Thưa, bạn nhìn mọi người khác, nghe mọi người khác, và hỏi người đứng bên cạnh điều gì bạn không hiểu.
Vào một nhóm mới trong một công ty mới chính là theo đạo mới. Bởi vì mỗi công ty có một nền văn hóa riêng, và mỗi nhóm trong một công ty lại có văn hóa rất riêng nữa. Cho nên, nếu bạn cho rằng công ty này thì cũng giống công ty mình làm trước đây thôi—cùng là tin học cả mà—thì đó là bạn chưa hiểu văn hóa nhóm là gì.
Điều an toàn nhất và tốt nhất cho bạn là nghĩ rằng “tất cả mọi thứ trong nhóm này đều có ý nghĩa đặc biệt của nó và mình không biết được ý nghĩa đó”. Đừng nghĩ là mình biết. Tại sao mấy cái ly này ở chỗ này mà không để ở nơi khác? Ai rửa ly hàng ngày? Tại sao giấy để ở tủ này mà không để ở bàn kia? Tại sao ai cũng hỏi việc anh này mà lại không hỏi boss? Tại sao cứ 10 giờ là ai nấy đi lấy cà phê ngồi tán gẫu? Ai sẽ là người dạy việc cho mình?… Tất cả các điều này bạn sẽ biết rõ nếu bạn nghe, nhìn và hỏi.
Là người mới thì bạn là người ít kinh nghiệm và kiến thức nhất trong nhóm về văn hóa và cách thức làm việc của nhóm đó, hãy kiên nhẫn nghe, nhìn và hỏi. Không có câu hỏi nào là dốt cả. Bạn càng hỏi nhiều mọi người càng phục bạn là người biết học hỏi, giỏi giao tiếp, không có cái tôi, và giỏi teamwork.
2. Khoan làm thầy
Mới vào thì chịu khó làm học trò của TẤT CẢ mọi người. Đừng làm thầy.
Học trò thì hỏi nếu không hiểu: “Worksheet này tại sao mình không có một cột cho ngày tháng vậy chị?”
Thầy thì nói là người ta làm không tốt và nên làm theo ý mình: “Chị, em thấy worksheet này cần thêm một cột ngày tháng thì tốt hơn.”
Dù là mình đúng 100%, mới vào mà đã đề nghị thay cái này, đổi cái kia—tức là đòi đổi trật tự và văn hóa có sẵn–thì mọi người sẽ rất bực mình với mình. Nhập giang tùy khúc, nhập gia tùy tục.
Khi mình ở đó đã lâu và đã thành ma cũ, nắm vững mọi chuyện rồi, lúc đó hãy nói chuyện sửa đổi hay cách mạng.
3. Thông tin
Thông tin là nói cho người khác nghe, và nghe người khác nói. Thông tin là điều quan trọng số 1 trong team. Hãy nhìn một đội bóng trên sân bóng. Các cầu thủ liên tục gọi nhau, la to cho nhau, giơ tay làm dấu cho nhau. Nếu bạn không giỏi thông tin như các cầu thủ trên sân như thế, bạn sẽ không tốt cho nhóm của bạn.
Nói cho mọi người biết bạn làm gì, gặp khó khăn gì, điều gì không hiểu. Có lẽ người trưởng nhóm đã chỉ định người nào đó chỉ việc cho bạn, nói với người đó đã đành, nhưng khi có dịp thì cũng nên nói với mọi người khác trong nhóm—khi họp nhóm, khi nhóm có email chung về các công việc của mọi người, khi đi ăn trưa chung, khi đứng tán gẫu ngoài hành lang… Mọi người càng biết về công việc và suy nghĩ của bạn thì bạn càng có nhiều đồng minh. Và bạn càng nói nhiều với mọi người thì mọi người càng nói nhiều với bạn, do đó bạn sẽ hiểu được nhiều điều.
4. Email
Email là loại thông tin đặc biệt thông dụng. Bạn nên biết cách dùng nó hữu hiệu trong công việc. Xem thói quen trong nhóm mình mọi người viết email và thường copy cho ai. Hỏi những người cũ. Đôi khi mình viết cho một người và cc cả nhóm. Đôi khi không cc ai cả. Đôi khi chỉ cc boss. Đôi khi viết cho boss và cc các bosses của boss.
Hỏi thói quen của nhóm. Hơn nữa, đối với các email đặc biệt thì hỏi ý boss nên cc cho ai.
Email nên viết theo hình thức viết thơ: Bắt đầu câu chào, rồi việc chính, rồi câu chào, và ký tên. (Trong môi trường công việc đôi khi người ta viết qua viết lại chỉ một câu, nhưng đó chỉ là khi chat hoặc viết email qua lại nhanh như chat. Ngoài ra thì viết một câu như thế rất bất lịch sự).
Điều gì mà bạn không bao giờ muốn cho ai trên đời đọc, thì đừng viết email.
5. Các chương trình giao lưu xã hội và các trang web
Các chương trình giao lưu xã hội (Facebook, chat) và các trang web cho việc riêng của bạn thì tuyệt đối không rớ đến trong giờ làm việc.
Đừng dùng blog cá nhân để bêu rếu công ty hay người của công ty. Đó rất là thiếu đức trung thành và đáng được sa thải tức thì.
6. Đúng hẹn
Hẹn với boss 3 ngày xong việc là 3 ngày xong việc. Nếu vì động đất mà không làm xong được thì thông tin cho boss trước đó, đừng đợi trễ hẹn mới thông tin.
Không đi làm trễ.
7. Siêng việc
Hết việc thì hỏi boss thêm việc, thay vì mang điện thoại ra nhắn tin.
8. Không nói điều tiêu cực
Nếu vài người trong team tụm lại bàn tán tiêu cực về ai đó trong nhóm hay trong công ty. Ngồi lặng thinh nghe, không cho ý kiến. Và để từ từ xem đó là một chuyện quan trọng cho mọi người, hay chỉ là buôn dưa lê tiêu cực thường xuyên. Nếu chuyện quan trọng thì tiếp tục nghe những kỳ sau. Nếu buôn dưa lê tiêu cực thì tránh xa.
9. Nói điều tích cực
Mở miệng ra là chỉ nói điều tích cực.
Khen chứ không chê (Có điều cần chê thì để trong bụng, đợi có dịp góp ý xây dựng).
Nói cho người ta vui và lên tinh thần, đừng nói kiểu làm người ta stress (“Sao hôm nay chị đẹp quá vậy” thì tốt. “Sao hôm nay thấy chị mệt quá vậy” thường là không tốt, trừ khi đã biết nhau rất nhiều).
Đừng theo bè chê bai phê phán lãnh đạo (Nếu không thích lãnh đạo sao lại vào đây làm việc?).
Luôn tìm cách tăng tinh thần của nhóm: “Ôi làm việc với các anh chị thích quá!” , “Phòng mình làm việc siêu thật!”, “Em rất hãnh diện được làm việc ở đây”…
Tất cả những điều trên đây đều rất sơ đẳng, sơ đẳng đến nỗi ai đọc xong cũng quên hết. Chính vì vậy mà có nhiều người làm việc đã 10 năm, khi chuyển công ty cũng dẫm đạp lên chân người khác mà đi, như là mới vào một tuần là đã đề nghị công ty mới sửa đổi cách làm việc mà công ty đã có hàng bao nhiêu năm nay, cứ y như mình là chủ công ty, rồi bị những người trong công ty không ưa, thì lại stress và tư duy tiêu cực về công ty.
Vào một nhóm mới, một môi trường mới, thì hãy là học trò ngoan trước.
Chúc các bạn một ngày học hỏi.
Mến,
Hoành
© copyright 2012
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com
Đọt Chuối Non 
Chào anh Hoành,
Bài viết rất hay.
Em thích nhất là câu:
“Vào một nhóm mới, một môi trường mới, thì hãy là học trò ngoan trước.”
Cảm ơn anh Hoành!
LikeLike
Cám ơn anh Hoành,
Em đã từng đánh giá tự đánh giá mình làm việc tốt, nhưng cũng phạm hết mấy điều mà anh viết. Em sẽ thực hành những điều này hàng ngày.
LikeLike
Kính gửi anh Hoành.
Em đã đọc nhiều bài viết trên trang của anh. Rất chất lượng và khiến e nhận ra rất nhiều điều.
Em đọc trong cuối bài viết anh có nói: cho phép sử dụng và mục đích phi thương mại. Ở đây, em và các nhóm trong team của em đang làm việc tại phòng Marketing của 1 công ty XNK tại Viết Nam. Bọn em làm những ấn phẩm nội bộ để gửi cho nhân viên công ty và đối tác (không tính phí). Em muốn lấy nội dung bài viết này của anh cho vào ấn phẩm và dẫn nguồn đầy đủ. Anh có thể cho phép em sử dụng bài viết với mục đích này không ạ. Em cam kết chỉ sử dụng bài viết cho mục đích đã nêu trên.
Nhờ anh cho em biết nhé.
Cảm ơn anh và chúc anh những lời chúc tốt đẹp nhất.
LikeLike
Hi Ngoan,
Cảm ơn em đã hỏi anh. Em làm vậy đi nhé.
LikeLike
Dear Anh Hai
Đọc bài này đến câu kết: “Vào một nhóm mới, một môi trường mới, thì hãy là học trò ngoan trước.” em chia sẻ kinh nghiệm của bản thân:
Cách đây đúng 10 năm, ngày đó lần đầu tiên em được bổ nhiệm đi làm sếp một nơi mới.
Em nhận bàn giao ngày hôm trước, ngày hôm sau ra trường mẫu giáo em thấy hai cây trứng cá ngay hai bên cổng trường không biết đã trồng được mấy năm, chỉ thấy nó cũng đã to và sắp ra trái, em biết đến lúc ra trái nó rất dơ, một phần dơ do trái rụng, một phần dơ do đêm chim và dơi ăn, nhiều khi dích cả lên tường làm dơ cả tường… hơn nữa bên cạnh nó có cây phượng rất to đủ rợp bóng mát cho sân trường rồi…
Vì những lý do đó kèm với những quyền mình có, em cho chặt ngay hai cây trứng cá trong ngày hôm đó mà không nghĩ ngợi gì!
Khi chặt xong em nghe vọng lại từ những người thân: đồng ý hai cây trứng cá đó có thể không mang lại lợi ích gì nhưng cũng không nhất thiết phải làm ngay khi mình mới nhận bàn giao như vậy!
Và kể từ đó những lần sau đến nơi mới dù vẫn làm sếp với đầy đủ những quyền đang có, nhưng với kinh nghiệm đã trải qua đã giúp em đủ tỉnh táo để chủ trương nghe, nhìn… chớ không vội làm
Và như vậy em thấy cuộc sống cũng như công việc của mình vui tươi an bình và nhận được sự hỗ trợ bởi những người cùng làm việc với mình nhiều hơn.
Em cảm ơn Anh Hai đã chia sẻ một bài học rất phong phú và thực tế.
Em M Lành
LikeLike
Hôm nay em mới có thời gian để nghiền ngẫm những bài gần đây của anh (vì dạo cuối năm này em bị mắc việc quá nên không thể lưu giữ thói quen mỗi ngày đọc một bài của anh). Những bài này thật là bổ ích và thiết thực. Cảm ơn anh Hoành nhiều.
Em có thể coi là “ma mới” đối với một nửa văn phòng, nhưng đồng thời lại là “ma cũ” đối với một nửa còn lại, do dạo này bên em đang tuyển thêm người.
Vậy với vai trò là một “ma cũ” thì mình nên làm gì hả anh? Để có thể giao tiếp tốt với người mới và có thể sớm làm việc ăn ý với họ? Em cảm nhận rằng mỗi lần văn phòng có người mới thì “môi trường” cũ sẽ thay đổi ít nhiều, và bản thân mình sẽ cần điều chỉnh để thích nghi với môi trường mới. 🙂 Việc điều chỉnh này, nói không ngoa, làm em cũng bị stress ít nhiều, hihi.
(nhưng có lẽ không thể stress bằng “ma mới” được ^^)
LikeLike
em mới vào trong môi trường làm việc mới ( có thể nói là công việc đầu tiên em làm cùng với các đồng nghiệp).
Cảm ơn anh Hoành nhiều! bài này thật bổ ích đối với em 🙂
LikeLike
Cảm ơn anh Hoành ạ!
Bài viết làm em ấn tượng quá! Em ấn tượng hơn cả là câu trong đoạn cuối:”Tất cả những điều trên đây đều rất sơ đẳng, sơ đẳng đến nỗi ai đọc xong cũng quên hết”. Đúng là cứ ngỡ đơn giản mà khi thực hiện thì lại gặp nhiều vấn đề, nhất là việc làm Thầy và Học trò!:)
Cảm ơn anh Hoành lần nữa ạ!
Em Hưng.
LikeLike
Hi Nhung,
Đúng là vậy. Các ma mới thường làm mọi người cũ stress, vì họ dẫm đạp lên lung tung mà không biết. Đương nhiên là thêm người thi văn hóa nhóm sẽ thay đổi, vì thêm người chính là thay đổi mà.
Anh nghĩ là cách hay nhất để giúp ma mới là ngày đầu tiên, đến chỗ họ, bắt tay tự giới thiệu và nói chuyện xã giao (như là về trường học của họ… thông tin có trong CV) chừng 5, 10 phút rồi nói: “Mình làm ở đây cũng …. năm rồi. Mình ngồi ở đằng kia. Có gì trong văn phòng mà …không biết thì cứ hỏi mình tự nhiên nhé.”
Nếu họ hỏi thì chỉ, không thì thôi. Đừng tình nghuyện nếu đó không phải là việc của mình (vi nhều người hay tự ái vặt, họ không hỏi mà chỉ thì họ bực mình. Nhưng những người như vậy thì chẳng bao giờ được anh tuyển, tuy nhiên nhiều người tuyển người rất tồi vì không biết tìm hiểu người ta khi interview)
LikeLike
Hi anh Hoành,
Em cảm ơn anh vì những cái cơ bản khi bước vào môi trường mới anh vừa chia sẻ.
Em gặp 2 khó khăn mong anh cho lời khuyên:
Em thường hay hỏi, đôi khi các câu hỏi của em bị sếp chê là hỏi tào lao và hỏi như đàn bà haha, sếp còn mắng em sao mới vô mà hỏi nhiều thế, sếp bảo cứ theo làm việc chung là biết. ( Trong trường hợp này, em nên im lặng, làm việc chăm chỉ và hỏi các đồng nghiệp khác trong công ty hay phải như thế nào ạ? )
Mới vào chưa thân với ai, họ nói chuyện với nhau rất thân thiện, mình không có ai để nói chuyện và chưa biết nói chủ đề gì, nếu có nói thì chỉ là các câu hỏi quan tâm và xin phụ việc. Đôi khi em thấy cô đơn và thiếu sự kết nối với mọi người, em nên điều chỉnh như thế nào ạ ?
Em cảm ơn anh Hoành
LikeLike
Hi Tường,
Mình làm bất kỳ chuyện gì trên đời thì cũng chỉ nên làm với người thích làm. Hỏi thì cũng vậy, tìm người thích được hỏi và thích giúp mình thì hãy hỏi. Nhiều người vì lý do nào đó không thích hỏi. Và khi hỏi thi hỏi đủ đên sức biết của người ta thôi, lỡ hỏi mà thấy người ta ú ớ hay không trả lòi thì bắt sang chuyện khác, đừng hỏi tiếp.
Người tế nhị phải biết giao tiếp, nhạy cảm về người khác, để không làm điều họ mất lòng. Hơn nữa cách hỏi của học trò để học cũng khác cách hạch hỏi của người muốn chứng tỏ là mình thông minh. Mình đang ăn nói kiểu nào.
Thái độ và cách nói chuyện của mình có thể làm người ta yêu hoặc ghét mình.
Các từ “cám ơn”, “xin phép”, “hay quá”…. em có dùng nhiều không?
LikeLike
Hi anh Hoành,
Em xin tiếp thu lời khuyên của anh, cái EQ của em còn kém quá đôi khi em chưa nhận rõ là cái lời nói cái thái độ của mình có phù hợp hay chưa, và em biết mình còn thiếu nhạy cảm lắm.
Em sẽ cố gắng mỗi ngày, sau khi làm về em sẽ suy ngẫm và rút kinh nghiệm.
Trong công ty cũng có những anh chị rất dễ thương, em sẽ tiếp xúc với họ thường xuyên, khi nào có việc thực sự cần hỏi sếp em sẽ hỏi.
Em xin cảm ơn anh nhiều ạ.
LikeLike
Con chào bác Hoành,
Những ý của bác nói trên bài “Bước vào nhóm mới” rất hay ạ. Con thấy bài viết này, không chỉ giúp những người đi làm rồi mà còn giúp những người như con chuẩn bị sang một môi trường học tập mới sẽ đạt được nhiều hiệu quả hơn trong làm học tập và cũng dễ dàng kết thêm bạn mới, dễ hòa nhập với mọi người trong môi trường mình đang học tập, làm việc.
Con sẽ tập dần những thói quen trên và tập áp dụng nó vào đời sống hằng ngày của con.
Chúc bác Hoành một ngày tốt lành.
Con, Hướng Phương.
LikeLike
Rất tốt Hướng Phương.
Viêt thì dài, và có thể dài tới hơn 3 ngàn bài. Nhưng người giỏi thì chẳng cần đọc nhiều vậy. Chí một chữ là đủ cả đời: “Khiêm tốn.”
Nếu mình khiêm cung trong lòng, luôn tò mò, thích hỏi và hiểu, hơn là thích giảng và dạy và chỉ huy, thì mình luôn là servant leader phục vụ cả thiên hạ.
Không muốn làm thầy thì tự nhiên là thầy để phục vụ. Ham làm thầy thì sẽ làm học trò lớp 1 cả đời.
Khiêm cung là trí tuệ tâm linh sâu sắc.
Bác Hoành
LikeLiked by 3 people