Mỗi tuần bạn có tổng cộng 168 tiếng, trong đó 56 tiếng dành để ngủ, 21 tiếng dành để ăn uống và nghỉ ngơi, còn lại 91 tiếng sẽ do bạn quyết định sử dụng như thế nào. Vậy bạn đã thật sự tận dụng hết thời gian đó chưa? Nếu biết sử dụng nó một cách hợp lý bạn có thể tạo thành công cho mình.

Con người có hai tài sản quý báu là thời gian và tư duy trí óc. Bất kể bạn làm một công việc gì, mặc dù không cần đến tư duy cũng đều tốn thời gian phải không? Do đó, quản lý thời gian của mình tốt hay không sẽ quyết định sự thành công hay thất bại trong sự nghiệp và cuộc sống của bạn đấy.

Tại sao bạn lại bị lãng phí thời gian?

Nguyên nhân rất nhiều, bao gồm các yếu tố chủ quan lẫn khách quan :

– Làm việc không có mục đích rõ ràng .
-Tác phong lề mề.
-Làm việc không có trật tự, không biết nắm bắt trọng tâm.
-Quá coi trọng những chi tiết nhỏ.
-Làm việc không có nguyên tắc, không ngắn gọn, hay phức tạp hóa mọi vấn đề.
-Làm việc có đầu mà không có đuôi .
-Việc gì cũng tự mình làm, không hiểu được quyền hạn của mình.
-Suy nghĩ tiêu cực.
-Không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác .

10 trọng điểm trong quản lý thời gian:

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Thành công tương đương với mục tiêu. Quản lý thời gian theo mục đích sẽ giúp bạn trong thời gian ngắn nhất có thể thực hiện được những mục tiêu mà bạn đã định sẵn. Bạn nên viết từ 4 đến 10 mục tiêu định làm trong năm nay ra. Sau đó tìm trong đó 1 mục tiêu quan trọng nhất, đồng thời xếp thứ tự độ quan trọng của chúng. Dựa vào mục tiêu đã định hãy vạch ra một kế hoạch cụ thể để thực hiện mục tiêu đó, và điều quan trọng là phải thực hiện một cách nghiêm túc kế hoạch mà bạn đã định .

2. Lập bảng tóm tắt các dự định sẽ làm trong năm nay, đồng thời tiến hành phân nhỏ các mục tiêu: a) Mục tiêu của năm phân thành mục tiêu theo mùa; mỗi mùa sẽ làm những công việc gì. b) Mục tiêu theo mùa phân thành mục tiêu theo tháng; mỗi đầu tháng lại liệt kê lại một lần, nếu gặp sự cố bất ngờ thì điều chỉnh lại mục tiêu của mình. c) Các ngày chủ nhật của tuần nên liệt kê những việc cần phải hoàn thành trong tuần sau. d ) Mỗi tối nên liệt kê những việc cần phải hoàn thành trong ngày mai .

3. Định luật 20:80: Bạn nên dùng 80% thời gian của mình để làm 20% công việc quan trọng. Do đó, bạn nhất định phải biết đối với bạn việc gì là quan trọng, việc gì tạo năng xuất cao.

Trong quản lý thời gian bạn thường gặp các việc gọi là gấp, là quan trọng. Tất nhiên việc cần giải quyết đầu tiên sẽ là việc vừa gấp lại vừa quan trọng. Thường các việc này đều bất ngờ và khó, không thể đợi giải quyết được,thậm chí đợi có thể là một tai họa lớn. Nếu bạn ngày nào cũng phải giải quyết các tình huống như này điều đó chứng tỏ bạn vẫn chưa quản lý tốt thời gian của mình.

Người thành công thường dành nhiều thời gian nhất để giải quyết các việc quan trọng nhưng không gấp, không bất ngờ và thường tạo năng xuất cao. Còn đa số mọi người đều làm các việc gấp mà không quan trọng. Do đó bạn nên học cách biến công việc của mình thành công việc quan trọng nhưng không gấp, lúc đó bạn lập tức bắt đầu làm việc có năng xuất cao rồi .

4. Mỗi một ngày nên có ít nhất khoảng 30 phút đến 1 tiếng thời gian không bị làm phiền để suy nghĩ và giải quyết việc quan trọng nhất trong ngày của bạn . Đôi khi 1 tiếng này có thể tạo hiệu xuất bằng cả thời gian làm việc 1 ngày, thậm chí bằng cả 3 ngày gộp lại đấy .

5. Quản lý thời gian và cách nhìn nhận của bạn phải ăn khớp với nhau chứ không nên mâu thuẫn. Cần phải học cách nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng, nếu không bạn sẽ khó biết đâu là việc quan trọng nhất đối với mình, và không biết cách chi phối thời gian một cách lợp lý và hiệu quả.

Trọng điểm của quản lý thời gian không phải ở cách quản lý thời gian mà ở cách chi phối thời gian đó như thế nào. Vì bạn vĩnh viễn không có đủ thời gian để làm mọi công việc nhưng bạn luôn có đủ thời gian để xử lý các việc quan trọng nhất đối với mình .

6. Mỗi phút, mỗi giây làm việc với hiệu quả cao nhất: Hãy suy nghĩ và liệt kê xem trong một công việc yếu tố nào mang tính quyết định và tạo hiệu quả cao cho công việc, sau đó tập chung nhiều thời gian hơn để giải quyết nó.

7. Tận dụng tối đa quyền ủy quyền của mình: Liệt kê xem trong cuộc sống của mình những việc gì có thể ủy quyền, tìm người có khả năng và thích hợp để đảm nhận việc mà mình giao cho. Như vậy bạn sẽ có nhiều thời gian để giải quyết các việc quan trọng khác.

8. Những việc cùng một loại nên hoàn thành cùng một lúc: Ví dụ mỗi ngày dành một khoảng thời gian để giải quyết các cuộc điện thoại cần gọi. Hay đang suy nghĩ vấn đề gì đó cũng nên dành một khoảng thời gian chỉ để suy nghĩ .

9. Xem xét tỉ mỉ cách dùng thời gian trong ngày: Hãy ghi chép tỉ mỉ mọi công việc trong ngày, ngay từ lúc bạn bắt đầu đánh răng, rửa mặt, tắm, mặc quần áo, ăn sáng, bắt xe đến cơ quan, thăm hỏi bệnh nhân… mỗi việc đó tốn hết bao nhiêu thời gian. Bạn sẽ phát hiện ra là mình đã lãng phí quá nhiều thời gian vào công việc không cần thiết nào, và khi đã tìm thấy mấu chốt ở đâu bạn hãy tìm cách thay đổi nó.

10. Nên tiếp xúc, học hỏi những người có nhiều kinh nghiệm, vì như vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ví dụ để trở thành người thành công không ít người phải mất đến khoảng thời gian là 40 năm. Trong khi đó nếu bạn tiếp xúc, học hỏi với 10 người như vậy thì bạn vẫn có thể là người thành đạt mà không cần đến khoảng thời gian lâu đến vậy.

Các Bạn thấy thế nào? Hãy bắt đầu học cách quản lý thời gian của mình đi nhé, chúc các bạn thành công .

Dịch bài: Kiều Tố Uyên
DHS, Hồ Nam, Trung Quốc