Deadline thường được dịch sang tiếng Việt là hạn định, nhưng dịch như thế thì cũng như chuyển cà phê thành nước lã. Deadline dịch từng âm thì đó là “đường chết”, nghe gần như là “tử lộ”, rất chết chóc, rất dữ dội, mà dịch sang tiếng ta là “hạn định” thì… rất xìu.

Sở dĩ các hạn định gọi là deadline vì trong nền kinh tế kỹ nghệ dây chuyền những mốc thời gian đều rất quan trọng, một người không làm kịp deadline có thể ảnh hưởng rất lớn đến một dự án. Ví dụ: Một nhóm kỹ sư được giao thiết kế một cơ phận nào đó cho xe hơi. Một kỹ sư trong nhóm trễ hẹn, làm nhóm bị trễ một tuần. Công ty sản xuất cơ phận do đó có thể phải thêm một tháng, vì đã trễ hẹn thì phải đợi khi mọi người có giờ để làm, không thể nhét ngang vào lịch. Hàng đưa đến công ty lắp ráp xe hơi, lại có thể bị trễ thêm 2 tháng nữa vì lịch của công ty lắp ráp. Tổng cộng là trễ 3 tháng và 1 tuần. Trong nền kinh tế toàn cầu, điều này có thể có nghĩa là lỗ vài mươi triệu đô la, chỉ vì một người làm trễ.

Chính vì vậy mà khi một người làm việc trễ deadline là cả một nhóm, và đôi khi cả một công ty, bị stress. Và có thể làm công ty thiệt hại rất lớn, như là bị phạt và mất một khách hàng lớn.

Hầu hết các hợp đồng ngày nay đều có thời khoản tiền phạt trễ hẹn—mỗi ngày bị trễ thì phạt bao nhiêu nghìn đô—cho nên trễ hẹn thì phải đóng tiền phạt cho đối tác bên kia. Đó là chưa kể, xong hợp đồng thì người ta cũng chạy luôn, chẳng dám ký thêm hợp đồng nào với mình. Vì vậy, đại đa số các công ty luôn luôn khuyến khích nhân viên của mình hoàn thành công việc trước deadline một thời gian, và theo dõi tiến độ để có thể “meet the dealine” (giữ đúng hạn định) là công việc lớn của các cấp quản lý.

Đối với một công ty, deadline rất quan trọng cho quản lý:

– Deadline giúp các phòng ban quản lý thời gian và khối lượng công việc—việc nào phải xong khi nào, để công việc không bị trì trệ và dồn đống đến ngợp thở.

– Deadline giúp phối hợp công việc của một nhóm hay nhiều nhóm. Nếu không có deadline, người thì xong tuần này, người thì xong… năm tới, vậy thì không thể phối hợp được.

– Deadline còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trên thương trường. Cùng một loại dịch vụ, như thành lập một công ty kinh doanh, công ty nào làm nhanh hơn thì thân chủ hay khách hàng càng thích. Hoặc cùng một loại sản phẩm như nhau, công ty nào trình làng trước thì thường thắng.

Đối với cá nhân, deadline cũng là một khí cụ tốt để cải tiến công việc và chính bản thân ta:

– Deadline giúp ta quản lý thời gian và khối lượng công việc—việc nào phải xong khi nào, để ta không bị dồn đống công việc đến ngợp thở.

– Deadline giúp ta có thói quen làm việc siêng năng và hữu hiệu trong mọi chuyện.

– Deadline gợi hứng cho ta làm việc. Nếu không có deadline công việc có thể nằm ì đó đến… ngày tận thế. Vì vậy, nếu bạn muốn làm gì đó như là bỏ hút thuốc hay học yoga, thì đừng nói “sẽ”, mà hãy cho mình một deadline.

– Deadline làm ta hết lười.

– Deadline giúp ta ngày nào cũng đến gần mục tiêu hơn.

– Deadline cho ta cảm giác là mình đang luôn luôn tiến bước, luôn luôn gặt hái.

Điều quan trọng là ta cần có deadline thực tế cho mọi việc—chọn deadline mà ta có thể đạt được với chỉ một chút áp lực. Deadline luôn luôn tạo áp lực không nhiều thì ít, vì nếu không có áp lực thì không thúc đẩy ta được. Nhưng bí quyết là đặt deadline để ta có thể làm việc với một chút áp lực mà thôi, mà không bị stress vì deadline quá gấp, không thể đạt được.

Các deadline thường xuyên, như tập thể dục trong tuần, hay các công việc thường xuyên mỗi ngày, thường giúp ta thực hiện siêng năng các công việc có tính lập đi lập lại như thế, rất tốt để giúp ta siêng năng, chiến thắng cái lười.

Trong giao tiếp hàng ngày, người hẹn thời gian rõ ràng (tức là cho mình một deadline) và giữ lời hẹn là người luôn luôn được người khác xem là đáng tin cậy. Ví dụ, ta nói “Em sẽ gọi chị cuối tuần này”, và nếu ta gọi trong hai ngày thứ bảy và chủ nhật cuối tuần này, là ta giữ đúng lời hứa, rất đáng tin cậy.

Đằng khác, “Em sẽ gọi chị” thì không có deadline, đó là loại lời hứa không đáng tin, vì người nói có thể chẳng bao giờ gọi mà lời hứa “sẽ gọi” vẫn đúng. Một lời hứa mà người nói muốn giữ hay không cũng được như thế, thì đó là lời hứa lèo, không đáng tin. Và các chuyên gia lừa lọc có cả bầu lời hứa như thế.

Giữ deadline là hình thức thực hành của tính thành thật—đã hứa điều gì là làm đúng điều đó, đã hứa giờ nào là làm đúng giờ đó. Đây là điều quan trong số một trong giao tiếp—giữ lời hứa. Chúng ta đã nói, người ta có thể bỏ qua cho bạn nhiều thói xấu, nhưng nếu bạn không giữ lời lời hứa thì chẳng ai tin bạn, chẳng ai dám làm gì với bạn cả. Không giữ lời hứa là con đường tự hủy diệt số một. Nếu bạn không giữ hứa, thì số lượng thân nhân bạn bè tín cẩn của bạn sẽ rất gần con số zero.

Trong khung cảnh cạnh tranh toàn cầu, như là trên sân bóng, mỗi giây đồng hồ đều quan trọng, deadline quan trọng đến mức các bạn nên nghĩ đến nó như là “đường chết”—nằm trong deadline thì sống, qua bên kia deadline thì chết. Cạnh tranh kinh tế thường tính bằng giây đồng hồ như thế.

Chúc các bạn đạt được các deadlines hôm nay.

Mến,

Hoành

© copyright 2012
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com