Định nghĩa lại vấn đề

Chào các bạn,

Ta giải quyết những vấn đề mỗi ngày, từ chương trình phần mềm có lỗi cho đến nhà dột, từ vấn đề giải quyết đền bù giải phóng mặt bằng cho đến vấn đề biển Đông.  Đa phần chúng ta sử dụng thói quen và kinh nghiệm và lao vào giải quyết vấn đề luôn.
Nhưng thực tế cho thấy, vấn đề của việc giải quyết vấn đề thường không phải là do chúng ta kém khả năng hay kinh nghiệm, mà là do chúng ta giải sai vấn đề.

Vậy làm thế nào để định nghĩa vấn đề cho đúng?

Việc này rất quan trọng vì việc định nghĩa vấn đề tương tự như việc xác định hướng đi. Nếu xác định hướng đi sai thì việc phân tích giải quyết vấn đề cũng là vô ích.

I. Vấn đề là gì?

Chúng ta hãy xem xét một trường hợp phức tạp trong  thực tế:

Ô nhiễm ở nhà máy Algona

Viện Môi trường và tài nguyên phát hiện ra chất thải độc hại từ nước thải của nhà máy phân bón Algona. Nước thải này đi ngang qua thành phố Algona ở tiểu bang Iowa, Mỹ và được đổ ra sông Des Moines. Đây là nhánh sông đổ vào hồ Saylor và hồ này là nguồn nước sinh hoạt chính của người dân ở Des Moines, một thành phố lớn của bang Iowa với khoảng 300,000 người. Ủy ban thành phố Des Moines, qua phương tiện thông tin đại chúng và các kênh chính trị, gia tăng sức ép công chúng lên các cơ quan bảo vệ môi trường và đòi đóng cửa nhà máy Algona. Các tổ chức hoạt động môi trường tổ chức biểu tình trước cửa nhà của thống đốc bang Iowa và đòi đóng cửa nhà máy ngay lập tức. Kênh truyền hình địa phương cũng bắt đầu đưa tin về vấn đề ô nhiễm nước thải.

Ban lãnh đạo công ty Algona lập tức triệu tập một nhóm làm việc khẩn cấp để cân nhắc xem công ty nên làm gì?

===

Theo bạn, “vấn đề” ở đây là gì?
.
Rõ ràng, có nhiều hơn một vấn đề ở đây, bởi vấn đề là gì còn phụ thuộc vào quan điểm và lợi ích của bên tham gia trong ví dụ trên. Các cách nhìn về vấn đề rất khác nhau có thể đến từ các bên liên quan sau:

Đội ngũ quản lý công ty
Nhân viên của công ty
Quản lý công đoàn của công ty
Thành viên của công đoàn
Người dân ở Algona
Người dân ở Des Moines
Phương tiện thông tin đại chúng ở Des Moines
Thống đốc của bang Iowa
Luật của bang Iowa
Các công ty kinh doanh du lịch trên dòng sông bị chất thải ô nhiễm
Người nông dân tưới tiêu từ dòng nước bị ô nhiễm
Nhà chức trách liên bang và tiểu bang về môi trường
Nhóm các nhà hoạt động môi trường
Các công ty phân bón khác ở Iowa
Các công ty phân bón khác ở toàn nước  Mỹ

.
Quá nhiều vấn đề! Thực tế  là tất cả mọi vấn đề từ  an ninh quốc gia cho tới bị ăn gian đổ xăng xe máy đều có thể được xem xét với nhiều quan điểm trái ngược nhau.

Đâu là nguyên nhân tạo ra các cách nhìn khác nhau về vấn đề?

*  Sự thiên vị (bias ví dụ như thích bảo vệ môi trường hơn thích gia tăng sản xuất) và định kiến(mindset, ví dụ như  Mỹ là đế quốc sài lang, Trung Cộng là lũ nói dối và mộng bá quyền) ảnh hướng tới cách nhìn vấn đề và điều này dẫn đến bóp méo sự thật và định hướng  phân tích sai.

*  Chính việc “định nghĩa” vấn đề cũng thu hẹp suy nghĩ của ta về vấn đề.

II. Cách định nghĩa vấn đề

Mặc dù ta biết rằng thiên vị và định kiến ảnh hưởng tới cách ta nhìn và định nghĩa vấn đề, nhưng việc xác định thiên vị và định kiến của chính ta là rất khó, bởi lẽ đầu óc của ta được thiết kế để hoạt động dựa trên sự thiên vị. Ví dụ: một người yêu động vật thì rất khó cảm thông cho những khách hàng khoái khẩu cầy tơ bảy món. 🙂

Do đó ta sẽ  tiếp cận theo cách gián tiếp: Phát biểu lại vấn đề theo càng nhiều cách chúng ta có thể nghĩ tới càng tốt.

Mục đích của việc phát biểu lại vấn đề này là để mở rộng cách nhìn của ta với vấn đề, định nghĩa vấn đề trung tâm tốt hơn, để phân tích của ta giải quyết được đúng vấn đề hơn.

Đôi khi việc phát biểu lại vấn đề cũng khó khăn vì vấn đề ban đầu được phát biểu sơ sài quá. Đó cũng là lý do ta cần phát biểu lại vấn đề.

Sau đây là các sai lầm phổ biến và một số kỹ thuật trong việc định nghĩa  vấn đề:

Sai lầm trong định nghĩa vấn đề

1. Không có trọng tâm – định nghĩa quá mơ hồ hay quá rộng

Ví dụ: Chúng ta nên làm gì về những chiếc máy tính ở công sở?

Định nghĩa này không chỉ ra vấn đề gì cả.

2. Trọng tâm vấn đề bị định hướng sai – định nghĩa quá hẹp

Ví dụ: Điểm của Thắng đang thấp đi. Làm sao để chúng ta khiến Thắng học hành chăm chỉ hơn?

Có thể điểm thấp không phải là do Thắng thiếu nỗ lực. Nếu đúng là như vậy thì việc ép Thắng học chăm chỉ hơn có thể làm vấn đề trầm trọng hơn.

3. Phát biểu được đưa ra dựa trên giả định về vấn đề

Ví dụ:  Làm thế nào chúng ta có thể làm cho những công ty hàng đầu biết đến khả năng marketing của chúng ta?

Bằng cách giả định rằng các công ty hàng đầu không biết đến khả năng marketing của công ty trên, phát biểu đã định nghĩa vấn đề hẹp đi. Nếu giả định đó không đúng, phái biểu đã định hướng sai về trọng tâm cho việc phân tích vấn đề.

4. Phát biểu dựa trên giải pháp cho vấn đề

Ví dụ: Làm thế nào để chúng ta có thể thuyết phục các nhà lập pháp xây dựng thêm nhà tù để giảm sự quá tải của nhà tù?

Định nghĩa hẹp này đã giả định luôn giải pháp (xây thêm nhà tù) cho vấn đề (nhà tù quá tải). Nếu giải pháp đó không phù hợp, phát biểu đó đã định hướng sai cho việc phân tích vấn đề.

Một số kỹ thuật để định nghĩa lại vấn đề

Có rất nhiều cách để định nghĩa lại vấn đề một cách sáng tạo. Sau đây là 5 kỹ thuật khá hiệu quả:

1. Diễn tả lại: Diễn tả lại vấn đề dùng từ khác đi mà không mất ý nghĩa gốc.

Phát biểu ban đầu: Làm thế nào để hạn chế tắc đường?
Diễn tả lại: Làm sao để làm tình trạng tắc đường không gia tăng?

Thay đổi cách diễn đạt với từ ngữ khác đi tạo ra sự khác biệt về ý nghĩa và dẫn đến cách nhìn mới về vấn đề.

2. 180 độ: Lật ngược lại vấn đề

Phát biểu ban đầu: Làm thế nào để khuyến khích nhân viên tới tham gia buổi dã ngoại với công ty?
180 độ: Làm thế nào để làm nản chí (discourage) nhân viên trong việc tham gia dã ngoại?

Cách nhìn vấn đề từ quan điểm đối lập là một kỹ thuật rất hiệu quả, bởi lẽ nó thách thức các giả định của vấn đề và xác định trực tiếp nguyên nhân của vấn đề. Trong ví dụ trên, câu trả lời của cách đặt vấn đề ngược 180 độ có thể là buổi dã ngoại trùng với thời điểm nhân viên đi nhà thờ hay bận việc riêng gì quan trọng.

3. Mở rộng trọng tâm của vấn đề: Phát biểu lại vấn đề trong  khung cảnh rộng hơn.

Phát biểu ban đầu: Tôi có nên đổi việc không?
Mở rộng trọng tâm: Làm thế nào để tôi có được sự an toàn công việc (không bị đuổi việc)

Lưu ý rằng loại câu hỏi Có/Không đóng lại các suy nghĩ khác về việc tìm giải pháp cho vấn đề.

4. Đặt lại trọng tâm cho vấn đề: Táo bạo thay đổi trọng tâm.

Phát biểu ban đầu: Làm sao chúng ta có thể tăng sales?
Đặt lại trọng tâm: Làm sao chúng ta có thể giảm chi phí?

Đây là cách tiếp cận đòi hỏi nhiều suy nghĩ và sáng tạo nhất trong 5 kỹ thuật. Do đó nó là cách khó nhất nhưng hiệu quả nhất

5. Hỏi “Tại sao?”: Hỏi “Tại sao?” cho phát biểu vấn đề đầu tiên. Rồi tạo ra phát biểu cho vấn đề mới dựa trên câu trả lời của bạn. Rồi lại hỏi tiếp tại sao? Cứ tiếp tục như vậy cho tới khi vấn đề thật sự xuất hiện.

Phát biểu ban đầu: Làm thế nào để  chúng ta có thể đưa ra thị trường loại phần mềm (tự phát triển) này?

Tại sao(chúng ta sẽ bán được) ? Bởi vì các khách hàng nội tại (internal customers) của công ty ta  đang phải dùng loại phần mềm của các công ty khác. (đang có nhu cầu về loại phần mềm này từ trong chính công ty của ta)

Phát biểu lại: Làm thế nào để làm cho các khách hàng nội tại  không được dùng phần mềm của các công ty khác?

Tại sao? Bởi vì ta có thể  tạo ra quy định bắt buộc cho toàn tổ chức phải dùng phần mềm này.

Phát biểu lại: Làm thế nào ta (để ta có thể lý giải cho việc) tạo ra quy định bắt buộc cho toàn bộ phần mềm của tổ chức?

Tại sao? Bởi vì chúng ta cần mở rộng lượng khách hàng căn bản của chúng ta (customer base).

Phát biểu lại: Tại sao chúng ta có thể mở rộng lượng khác hàng căn bản (customer base) .

Tại sao? Bởi chúng ta cần lượng căn bản lớn hơn (larger base) để hiệu quả chi phí.

Phát biểu lại: Làm thế nào để chúng ta trở nên hiệu quả  về chi phí?

Tại sao? Bởi vì lợi nhuận của ta đang giảm đi.

Phát biểu lại: Làm sao ta có thể tăng lợi nhuận?

Một vấn đề chính đã xuất hiện: Làm sao để có được quy định bắt buộc toàn tổ chức dùng phần mềm tự làm.Tức là dùng phần mềm tự làm sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí do đó sẽ tăng lợi nhuận.

Comment: Đây là ví dụ về tư duy của một công ty dùng phần mềm tự phát triển, ví dụ như Microsoft dùng  WinMedia Player để chơi nhạc chứ không cần dùng phần mềm chơi nhạc của công ty khác ngoài thị trường. Công ty đó dùng luôn nhân viên của công ty làm những khách hàng đầu tiên.

Quan trọng của ngữ pháp: một bí quyết trong việc phát biểu lại vấn đề là diễn tả vấn đề đơn giản, tích cực và ở thể chủ động. Khoa học chứng mình rằng: đầu óc của con người hoạt động dễ dàng và nhanh hơn với những câu đơn giản, tích cực và ở thể chủ động hơn là những câu phức tạp, tiêu cực và ở thể bị động.

III. Kết luận

Qua bài viết này mình đã giới thiệu với các bạn một  số cách định nghĩa vấn đề đúng bằng cách dùng kỹ thuật tư duy.

Cách dùng kỹ thuật tư duy này sẽ bổ sung thêm cho quả tim tĩnh lặng. Với quả tim tĩnh lặng ta sẽ ít có các thiên vị và dễ nhìn nhận ra vấn đề rõ ràng ngay từ đầu. Tuy nhiên kỹ thuật tư duy giúp xử lý vấn đề một cách khoa học, phân tích được các vấn đề phức tạp và có thể mô hình hóa được với sự trợ giúp của máy tính.

Bài viết sưu tầm này dựa trên quyển sách “The Thinker’s Toolkit: 14 powerful techniques for problem solving” của chuyên gia phân tích tình báo CIA Morgan James.

Chúc các bạn một ngày vui,

Hiển.

One thought on “Định nghĩa lại vấn đề”

  1. Cảm ơn anh Hiển đã giới thiệu phương pháp tư duy này. Mặc dù nghe có vẻ khó nhưng nếu đọc kĩ và thử áp dụng trong quá trình làm việc em nghĩ sẽ khá helpful, nhất là trong nghiên cứu khoa học và giải quyết vấn đề.

    Cách nhìn khoa học thì tương đối khô cứng nhưng lại giúp chuẩn hóa được các kiến thức phức tạp. Nếu mình lạm dụng các phương pháp định lượng quá cũng không tốt, mà mình giải thích theo kiểu định tính quá cũng không convincing. Các vấn đề trong cuộc sống thì rất phức tạp và người trong cuộc thì chưa chắc đã có được sự đồng cảm với nhau, thành ra mình cần kết hợp cả hai 🙂

    E Hòa

    Số lượt thích

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s