Communication

 

Em thấy có rất nhiều kỹ năng mềm
cần phải học. Mỗi kỹ năng thì lại có
rất nhiều sách dạy khác nhau với rất
nhiều điều phải nhớ. Vậy em nên bắt
đầu học và luyện tập như thế nào?
Đặng Thế Hòa, Kiểm toán Price Waterhouse Cooper, Sài Gòn.

Nói chuyện với người ta thì em đỡ hơn,
chứ cứ mỗi lần nhận email hay qua tin
nhắn thì em lại hiểu sai ý, có khi khác
hoàn toàn, hoặc sót nội dung nữa. Làm
sao để em hiểu đúng ý của người khác?
Nguyễn Thị Phương Linh, gia sư English, Sài Gòn.

 

communicationRất khó tìm một chữ Việt để có thể diễn tả hết ý của từ communication. Thường thì người ta dịch là truyền thông hay thông tin. Những cách dịch này chỉ đúng cho một số trường hợp nhỏ. Communication có nghĩa bao gồm tất cả mọi trao đổi thông tin của con người để con người có thể hiểu ý nhau—nói chuyện, ra dấu hiệu, viết, đọc, email, blog, báo chí, radio, TV, phim ảnh… Một công ty có thể dùng tất cả các cách communication này.

Một cá nhân thì thường là nói chuyện, điện thoại, viết email, viết blog. Nói chung, communication có nghĩa là các cách ta nói chuyện, giao tiếp và thông tin hàng ngày.

Hầu như trong tất cả mọi loại công việc của chúng ta đều có communication là thành phần chính — nói chuyện với sếp, viết email cho bạn, nói chuyện và viết thư cho khách hàng, networking, teamwork, v.v… Communication là cái nền chính trong mọi hoạt động của con người, cho nên 80% các vấn đề trong mọi tổ chức là vấn đề communication. Và nếu bạn chỉ chọn được một kỹ năng mềm để học, thì nên học communication và thành thầy về communication.

Dĩ nhiên là chúng ta có thể thấy có nhiều loại communication: nói chuyện bình thường, nói chuyện trịnh trọng, chat, chào hỏi và nói chuyện với người mới gặp, viết email, viết thư giấy, viết thơ tìm việc, viết chỉ dẫn cho khách hàng… Mỗi tình huống đòi hỏi một cách communication khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi cách communication này đều được chi phối bởi một số quy luật chung như sau:

1. Thành thật

Khi bạn nói hay viết với ai một điều gì thì đó phải là sự thật mà bạn biết. Đừng cố tình viết sai sự thật. Đừng nói là mình biết điều đó trong khi mình không biết mà chỉ nghe ai đó nói hay đọc đâu đó mà thôi. Bạn không cần phải nói ra điều gì bạn không muốn nói; nhưng nếu bạn đã nói ra thì đó phải là sự thật.

Ví dụ: Luật sư có một anh vừa đến nhờ bào chữa anh ta về tội giết người, và anh ta nói là anh ta không phải là thủ phạm.

Luật sư có thể nói trước tòa: “Bằng chứng của công an và Viện Kiểm Sát Nhân Dân chưa đủ để buộc tội thân chủ tôi”, hoặc “Thân chủ tôi nói rõ ràng là ông ấy không giết người”. Nhưng luật sư không thể nói: “Tôi biết là thân chủ tôi không giết người”, vì sự thực là luật sư không biết sự thật mà chỉ nghe qua lời thân chủ mà thôi.

2. Nghe

Mặc dù mọi trường đều dạy nói và viết, chẳng trường nào dạy nghe. Nghe là phần quan trọng nhất trong communication, nói và viết là hàng thứ hai. Hãy tưởng tượng là các phi công trên các máy bay trong phi trường chỉ có thể nói mà không nghe được Đài Kiểm Soát Không Lưu nói gì, thì sở cứu hỏa và xe cứu thương sẽ bận rộn ở phi trường đến mức nào.

Nghe không chỉ là nghe ngôn từ, mà còn “nghe” ngôn ngữ của thân thể, và “nghe” cảm xúc sâu thẳm của người kia. Nếu bạn nghe với một trái tim rỗng lặng, không thành kiến, muốn tìm hiểu và cảm thông, thì bạn sẽ nghe được nhiều điều mà một người thường không nghe được.

3. Chính xác

Người ta có thể không chính xác vì gian dối. Nhưng phần đông là không chính xác chỉ vì dùng từ ngữ không chính xác, và đây là lý do số một của mọi hiểu lầm.

Sai một dấu phẩy là đã có thể tạo ta hiểu lầm 180 độ, nói chi đến sai từ ngữ. Truyện rằng tòa phải phán xử một anh có hai cô vợ. Cuối buổi xử tòa phán: “Anh Nguyễn Ngọc Hùng, ở với vợ lớn. Không được ở với vợ bé.” Anh thư ký tòa viết phán xử của tòa để gửi đến hai bên nguyên đơn và bị đơn và đặt nhầm dấu chấm như sau: “Anh Nguyễn Ngọc Hùng, ở với vợ lớn không được. Ở với vợ bé.” 🙂

Cho nên khi nói thì nói chầm chậm để vừa nói vừa tìm chữ cho chính xác. Và khi viết, thì nên đọc lại trước khi gửi để xem câu chữ của mình có diễn tả đúng ý mình không.

4. Giản dị và rõ ràng

Giản dị và rõ ràng thường đi đôi với nhau. Nếu không giản dị thì khó hiểu và không rõ ràng. Nếu giản dị thì dễ hiểu và rõ ràng.

Giản dị là dùng từ giản dị. Như “Em chưa hiểu câu này” thay vì “Em thấy đoạn này có tư duy sâu sắc mà người đọc vào trình độ của em có thể lý giải thành nhiều nhánh tư duy khác nhau.”

Giản dị là dùng câu ngắn và giản dị. Như “Thừa cơ dân chúng chen lấn giành giật mua, người bán tha hồ chém cổ” thay vì “Vì sức cầu ngày càng gia tăng và nguồn cung khan hiếm, người tiêu thụ chật vật tranh đấu để được mua hàng, các nhà sản xuất thừa cơ dùng giá cả độc quyền”.

Giản dị là không nói tràng giang đại hải từ Nam ra Bắc. Mỗi cuộc nói chuyện, mỗi bài viết, nên tập trung vào một để tài duy nhất. Hai đề tài là bắt đầu yếu. Ba là tối đa. Bốn là “no-no”.

5. Từ cụ thể thường rõ ràng và mạnh mẽ hơn từ trừu tượng

Ví dụ: “Hắn luôn luôn đòi hỏi lễ phép, nếu không là hắn sử dụng bạo lực” thì không rõ bằng “Hắn nói mà người nào không vâng dạ là hắn đấm đá người đó ngay”.

Hay “Hãy có lòng bác ái” thì không rõ bằng “Hãy bố thí cho người nghèo”.

6. Nếu mình có điều không hiểu hoặc đang quan tâm, thì hỏi. Đừng để trong bụng.

Nếu bạn thắc mắc tại sao bạn làm đã hơn một năm mà chưa được tăng lương trong khi các người khác cứ 6 tháng thì được tăng một lần, thì hỏi sếp, đừng để trong bụng để phỏng đoán lăng nhăng rồi bực bội. Có thể là luật của công ty đòi phải được định giá xuất sắc mỗi 6 tháng mới được tăng lương. Nếu sếp giải thích bạn chưa được xuất sắc, thì ít nhất là bạn có cơ hội hỏi sếp chỉ dùm bạn yếu chỗ nào để có thể cố gắng trở thành xuất sắc.

Nếu bạn nghe một câu, hay đọc một lá thư, mà có vài nơi bạn cảm thấy không chắc hiểu đúng ý tác giả, thì chỉ có một cách duy nhất để hiểu đúng là hỏi: “Tớ hiểu ý cậu là như này như này, có phải không?”

Hỏi, hỏi, hỏi. Đừng hà tiện lời nói.

7. Nếu nói với nhiều người, thì nên nói cùng một lần

Nếu bạn muốn cho cả 10 người trong nhóm biết thông tin về tiến triển công việc của bạn, thì viết 1 email cho cả 10, thay vì nói chuyện với từng người riêng rẽ và không có một email chung. Vì 10 lần nói có thể là 10 lần nội dung bị khác nhau một chút, và 10 người hiểu 10 cách.

8. Tái xác nhận communication

Khi nói chuyện điện thoại hay trực diện với ai về một vấn đề, ngay sau đó nên viết lại một email tóm tắt các điểm chính của cuộc nói chuyện và gửi đi, để chắc chắn là mình không hiểu sai vấn đề: “Em tóm tắt cuộc nói chuyện trong buổi ăn trưa của mình, để anh xem lại em có hiểu đúng ý anh hoàn toàn không. Điều thứ nhất là….”

9. Nói tích cực, không nói tiêu cực

Nói “Hãy làm đẹp thành phố chúng ta”. Đừng nói “Thành phố chúng ta bẩn quá”.

Nói “Hãy làm cho nước ta hùng cường”. Đừng nói “Nước ta lạc hậu quá”.

Nói “Em thích trời mưa”. Đừng nói “Em ghét trời nắng”.

Nói “Em thích chiếc áo dài này của chị quá”. Đừng nói “Sao hôm nay mặt chị bí xị vậy”.

Tóm lại, communication có hai chiều: Mình cần hiểu (những) người kia chính xác và sâu sắc, và mình cần làm cho (những) người kia hiểu mình chính xác và sâu sắc.

Chỉ có vậy, nhưng 80% các vấn đề trong mọi tổ chức là vấn đề communication.

Chúc các bạn một ngày truyền thông tốt.

Mến,

Hoành

© copyright 2012
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Một suy nghĩ 17 thoughts on “Communication”

  1. Cám ơn anh Hoành,

    Cho em hỏi thêm là: khi mình muốn chuyển đến người khác nội dung gì đó mà không thể gặp mặt hay nói chuyện trực tiếp được, nên mình viết biên bản, mà người đó lại hiểu sai ý trong biên bản. Bây giờ làm sao anh ơi?

    Thích

  2. Gởi anh Hoành,

    Tụi em thường dịch chữ communication là giao tiếp, anh xem có phù hợp không nhé. Bài viết của anh hay, em học hỏi được nhiều điều, cám ơn anh.

    Thích

  3. Bạn Tuấn thân !
    Nếu mình viết biên bản mà người đó hiểu sai ý trong biên bản thì:
    1- Lý do nằm nơi người kia, có thể họ… ít đọc !!
    2- Lý do nằm nơi bạn, viết cũng cần kỹ năng đó bạn.
    3- Có thể do vấn đề cần trao đổi trừu tượng, khó quá chăng?!

    Thực tế, chỉ trao đổi trực tiếp là hiệu quả nhất.
    Thân !

    Thích

  4. Hi Tuấn,

    Văn bản thường hay bị hiểu lầm vì nhiều người đọc rất vội, chỉ liếc qua. Cho nên muốn viết một văn bản cho ai ta thường phải rát kỹ càng và rất ngắn. ví dụ:

    – Mở đầu hàng v/v ghi rõ: “v/v xin ngân quỹ 20 triệu đồng chi chi phí xăng dầu”

    – Thân bài: viêt ngắn gọn, trình bày dễ đọc, nhiều hàng trống, gạch dưới hay in đậm từ nào quan trọng.

    – Kết: Ghi rất rõ “Vì những lý do trên đây tôi đề nghị tăng ngân sách chi phí xăng dâu thêm 20 triệu đồng trước ngày 31/12/2012”.

    Sau khi gửi đi lại phải gọi điện thoại có chuyện với người đọc một chút để xem anh ta hiểu ý mình không và anh ta làm gì. Không bao giờ gửi một văn bản đi mà không follow-up với điện thoại.

    Đương nhiên là gặp mặt nhau nói chuyện thì còn tốt hơn điện thoại rất nhiều.

    Thích

  5. Hi Giác,

    Giao tiếp là socializing. Ex: Mother tells daughter: “Dont’ stay in your room all day like that. Go out and socialize with people a little”. Trong trường hợp này nói: “Go out and communicate with people a little” nghe không chỉnh.

    socializing là một loại hành động (activity). Communicating là một hành vi (act) phải làm trong loại hành động đó–như là nói, bắt tay, chào hỏi, viết email….

    Thích

  6. Câu trả lời của a với Tuấn nghe “mềm” chứ ko “bốp chát” như em
    Hihi !
    Thanks Mr Hoành !
    Em sẽ rút kinh nghiệm về việc này!

    Thích

  7. Chào Bạn !
    Câu hỏi về kỹ năng mềm của bạn hay & thú vị lắm !
    Theo mình, những bài viết về kỹ năng mềm chỉ là sự gợi ý, khơi gợi….Chúng chỉ giúp chúng ta có kỹ năng mềm. Và không có trường, lớp hay người nào dạy kỹ năng mềm được cả.
    Chỉ có 1 người Thầy duy nhất dạy chúng ta được kỹ năng mềm đó chính là …sự việc.
    Ví dụ : Bạn giao tiếp với ai đó mà làm họ buồn ,giận ..trong khi bạn ko muốn vậy . Vậy là Bạn đã thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong việc giao tiếp này.
    Mình mong câu trả lời trên làm vừa ý Bạn.
    Thân mến !

    Thích

  8. Em cám ơn anh Hoành vì bài viết rất hay ạ! Em đang cố gắng tập sửa communication của mình cho tốt lên. Đặc biệt là về điểm 4 “Giản dị & rõ ràng”.

    Thích

  9. Hi anh Hoành,

    Đúng là còn quá nhiều điều phải học để phát triển kỹ năng communication. Đồng nghiệp Anh của em than phiền họ thường khó nắm bắt í em, họ sợ nhất là chữ : “Uhm” của em. Tại đồng ý em cũng Uhm, đang suy nghĩ em cũng Uhm, không hiểu em cũng Uhm uhm, cộng thêm khuôn mặt không thay đổi nữa. Người phương Tay quen dùng body language, khuôn mặt của họ diễn đạt sắc thái cảm xúc rất tốt, người phương Đông thì khác hẳn, cho nên em thấy có chút vấn đề khi giao tiếp với nhau.

    Sau khi nghe đồng nghiệp than phiền là khó hiểu em quá, thì em ngồi ngâm cuu sự khác nhau về giao tiếp giữa đông tây, nhưng em bị đồng nghiệp thổi còi, hì hì, ông nói, đừng nghĩ rằng ý tao là bắt mày phải giống như người Anh nhưng mà chỉ là mày cố diễn đạt sao cho dễ hiểu chút, vấn đề ở đây không phải là văn hóa, vấn đề ở đây là Communication, em hỏi là làm sao để Communication tốt, ông kêu Listen, Listen and Listen…

    Em cũng đang quan sát và học dần cách giao tiếp dễ hiểu. Không chỉ đối với người nước ngòai mà còn đối với cả người khác vùng miền nữa…

    Em Quyên

    Thích

  10. A, Quyên thì hơi khác với Thuận rồi, vì khi Thuận buồn, giận, suy nghĩ, kìm nén, cứ rõ mồn một trên khuôn mặt, muốn giấu đi cũng rất khó.
    Chính bởi vậy mà thấy nếu mình thấy thích cái gì hoặc yêu cái gì, e chừng ai cũng biết hết ( vì mắt sáng long lanh) như vậy xem ra cũng…mất phần thú vị 😀

    Thích

  11. Chào anh Hoành,

    Anh cho em hỏi là làm sao để communicate với người mà mình không thích, như những người làm hại đến mình hay người thân của mình. Chuyện là ba mẹ em từng giúp đỡ một người cháu, lo cho anh ta công việc, nhà cửa, cưới hỏi, ma chay bố anh ta, vì tội anh này có ba mẹ ly dị. Nhưng sau đó anh này ăn cháo đá bát, một mặt chọc tức mẹ em (mẹ em nóng tính, hay chửi bới), một mặt chạy đi khóc lóc với ba em nói mẹ em ăn hiếp. Rồi còn nhắn tin cho mẹ em doạ chém giết. Bây giờ thì hai bên không nhìn mặt nhau nữa.

    Em không biết làm thế nào để yêu mọi người vô điều kiện, kể cả kẻ thù của mình. Em có thể quán anh ta có hoàn cảnh bất hạnh, có thể tội anh ta bị cái tham khống chế. Em có thể cầu nguyện Thượng đế thương xót cho anh ta, nhưng em không thể chấp nhận việc anh ta làm hại gia đình mình.

    Em thực sự không biết là mình có nên communicate với những người như thế? Em cũng không biết làm thế nào mình và người nhà có thể hàn gắn những mối quan hệ như thế. Xã giao thôi cũng khó mở lời, thì làm sao mà ngồi với nhau để tâm sự và cảm thông cho nhau.

    Em mong anh giải đáp giúp em.

    Em Thi

    Thích

  12. Hi Thi,

    Nếu một người mà em gặp là nổi điên, nói chuyện thì nổi nóng hay đau nhức, thì gặp làm gì, nói chuyện làm gì? Việc gì mà em phải hành em như thế, và lại có thể làm cho thế giới thêm chiến tranh?

    Người em không muốn gặp mặt thì tránh đi là tốt nhất, không tổn hại đến sức khỏe của em và cũng giữ cho thế giới được bình an. Nếu lòng mình không an thì ít nhất mình cũng đừng làm thế giới bất an theo.

    Đợi đến khi mình vượt qua được cơn đau đó – có thể là một năm, có thể là 10 năm – và nếu lúc đó em cảm thấy muốn communicate thì cũng không muộn. Nhưng ngay cả khi em đã sẵn sàng để communicate, thì người ta vẫn chưa sẵn sàng để communicate, thì rất có thể là em nên tiếp tục nín thinh.

    Chẳng ai bắt em phải nói chuyện với người em cảm thấy khó nói chuyện. Đợi đến khi em đã sẵn sàng nói chuyện và muốn nói chuyện rồi hẳng tính. Chúa Phật dạy yêu người, không bảo em phải nói chuyện với người em không nói chuyện được, hay nói chuyện là có thể gây lộn, hay phải dẫn ai đi uống cà phê.

    Tuy nhiên, một vấn đề khác căn bản hơn, là mình không còn thù ghét người ta nữa, và có thể là yêu thương người ta thật trong lòng. Điều này thì có ba điểm:

    1. Mình nên tìm cách để yêu người. Kể cả khi mình còn giận. Vì yêu người rất tốt cho mình, chẳng phải là tốt cho người kia. (Em nhớ câu này của anh, để sau này thực hành rồi em sẽ hiểu, nếu bây giờ em chưa hiểu. Thù ghét luôn hành động trong trái tim mình như những sợi dây kẽm gai vòng chặt quanh trái tim, rất đau nhức và nghẹt thở. Chỉ khi em giải thoát em khỏi những vòng dây kẽm gai đó em mới cảm thấy như là cánh chim tự do bay lượn trên trời. Nhớ những câu này của anh, đừng quên).

    2. Thứ hai, mọi người trên thế giới ai cũng như mình. Vô tình hay cố ý làm đau cho nhau, vì đời nó vậy, chúng ta ai cũng có lúc làm người khác đau vì hiểu lầm, vì dốt, vì công việc (như là thầy đuổi học trò quậy ra khỏi trường), hay chỉ vì tai nạn. Nếu mình không xóa bỏ cho người khác được thì có lẽ là chẳng ai muốn xóa bỏ gì cho mình, và có lẽ chính mình cũng chẳng xóa bỏ cho mình được.

    3. Hãy tự cho em thời gian để xóa bỏ. Nếu em chưa xóa bỏ được hôm nay, không cần tự ép mình. Chỉ cần ghi nhớ trong đầu là mình còn một vết để xóa. Nếu có ghi nhớ như thế thì từ từ mình sẽ xóa bỏ được, nhưng lâu hay mau tùy người. (Anh nhắc lại, xóa bỏ là vì em muốn em trưởng thành bay bỗng tự do. Không nhất thiết phải vì ai khác).

    Đây mới là điều quan trọng. Xóa bỏ trong lòng mình. Và tốt hơn nữa, nếu em làm được, thì yêu người đó như yêu mọi người khác trên thế gian. Nếu không thực sự xóa bỏ được, tâm hồn em không thể nào lên đến được mức nào cao hơn là mức rất trung bình.

    A. Hoành

    Đã thích bởi 3 người

  13. Em cám ơn anh đã chỉ bảo. Thật ra em cũng hiểu một tí cảm giác bay bổng của sự xóa bỏ. Em đã ghét một đứa bạn thân tận 8 năm không thèm nhìn, không thèm nói chuyện, chỉ vì lý do rất con nít. Sau này hết ghét, trở lại bạn thân thì mới thấy lòng nhẹ nhõng lạ thường. Giờ gặp lại dòm nhau chỉ biết cười trừ cho những ngày giận hờn vu vơ. Em cũng không muốn tự bóp nghẹt tim mình thêm lần nữa.
    Nhưng có lẽ em chưa hiểu khái niệm yêu người mà anh hay nói. Em nghĩ là phải giao tiếp để thông hiểu và giúp đỡ nhau thì mới gọi là yêu thương. Nghe anh nói thì em nghĩ là có loại yêu thương mà mình chỉ cần đứng bên ngoài? Mình có thể yêu một người mà không cần nói chuyện với họ sao anh?

    Thích

  14. Hi Anh Thi,

    Yêu và nói chuyện thường đi đôi với nhau. Nhưng đôi khi chúng tách rời, yêu thì vẫn yêu, nhưng chuyện trò thì có thể chưa thông, kiểu như vợ chồng yêu thì vẫn yêu, không thèm nói chuyện thì vẫn chưa nói chuyện. Đợi một hai hôm thì lại bắt đầu nói chuyện từ từ lại. Điều gì cũng cần thời gian của nó. Con người cần thời gian để điều chỉnh mọi sự.

    a. Hoành

    Thích

  15. Dạ em hiểu rồi. Chuyện gì cũng cần có thời của nó. Em tin là Chúa Phật cũng sắp xếp mọi sự.
    Em cám ơn anh.
    Em Thi

    Thích

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s