Bài học ngoại giao 5 – Sắp xếp chỗ ngồi

Chuỗi “Bài học ngoại giao”

Chào các bạn,

Sắp bàn ghế và chỗ ngồi cho một bữa ăn trong nhà hàng hay một cuộc họp trong phòng họp, thường là vấn đề lớn và khó khăn, đặc biệt là trong giới quan chức chính trị và đại gia kinh doanh.

Mình có anh bạn trước kia là “advance man” của tổng thống Carter, có nghĩa là Carter sắp đến đâu thì anh này đến trước một tuần hay vài ngày để sắp xếp phòng họp, an ninh (làm việc với Secret Service của tổng thống), chỗ ngồi, thức ăn, đội ngũ tiếp viên nhà hàng… Những điều mình học được là nhờ tổ chức một số sự kiện chung với anh này.

Các sắp xếp này không làm qua điện thoại được, mà người sắp xếp phải đến nơi để thấy tận mắt khung cảnh và nói chuyện trực tiếp với quản lý nơi đó.

Hãy lấy ví dụ, một buổi ăn trưa trong nhà hàng gồm hai đoàn của hai công ty khác nhau, gặp nhau để ăn và bàn công việc.

– Phòng ăn: thường là cần phòng riêng, kín đáo, để có thể bàn chuyện kinh doanh riêng.

– Bàn ăn: Nếu là bàn tròn thì dễ, vì mọi người xem như ngồi ngang nhau, khỏi mất công suy nghĩ nhiều.

Nếu là bàn dài, thì bàn đó nên sắp thế nào cho tiện: ngang cửa (cửa bước vào là thấy bàn nằm ngang trước mặt), hay phải để xéo trong phòng vì lý do gì đó. Nếu là nằm dọc cửa (tức là bước vào là thấy bàn dài nằm dọc theo chiều cửa nhìn vào), thì hơi có vấn đề: Ai ngồi đầu bàn (từ bên trong nhìn ra phòng)? – đây là chỗ quan trọng nhất.

– Chỗ ngồi quanh bàn: Bàn tròn thì dễ. Hai lãnh đạo ngồi đối diện nhau. Nhưng nếu một lãnh đạo ngồi nhìn ra cửa, người kia nhìn vào góc phòng thì không được. Người nhìn vào góc phòng, không biết gì xảy ra trong phòng và bên ngoài phòng, nên dễ bị áy náy làm phân tâm. Vậy nên sắp hai lãnh đạo ngồi thế nào để cả hai đều có thể quan sát phần lớn trong phòng.

Mỗi lãnh đạo cần một người trợ lý thân tín ngồi bên cạnh (để sai vặt). Sau đó là phần các người khác.

Chắc ăn nhất là: (1) Hai người có nhiệm vụ sắp sếp buổi họp của hai bên phải làm việc với nhau, để không bên nào “ăn gian” làm bên kia thua thiệt. (2) Sắp xếp xong rồi thì có một mảnh giấy ghi tên mỗi người tại ghế người đó. Như vậy thì khi vào họp, không ai đạp lên chân ai.

Nếu là bàn dài, thì hai đầu bàn là cho hai lãnh đạo. Bên trái lãnh đạo là trợ lý. Bên phải là người nào đó quan trọng của phe kia. Mỗi đoàn ngồi một phía bàn.

Sắp xếp với nhà hàng để luôn luôn có một người tiếp viên có mặt, hoặc trong phòng hoặc ngay ngoài cửa phòng, để khi cần thì không phải kêu gọi lộn xộn. Cần bàn trước các kế hoạch này, trực tiếp với quản lý nhà hàng và người tiếp viên sếp của nhóm tiếp viên sẽ phục vụ mình.

Các buổi họp không được sắp xếp kỹ như thế thường tạo vấn đề, vì một phe khi đi về có thể phàn nàn: Sao chúng nó dành hết các ghế bên trong, để cho mình ngồi các ghế nhìn tường?

Nếu là một đoàn đến công ty của đoàn kia họp, thì người sắp xếp của đoàn khách cũng nên làm việc trước với người sắp xếp bên chủ, về phòng họp, bàn ghế và chỗ ngồi (trừ khi hai đoàn đã quá thân thiện và không còn phải lo về vấn đề chỗ ngồi).

Trong giới ngoại giao, mỗi chi tiết nhỏ xíu đều quan trọng. Ví dụ: Khi tổng thống Obama thăm Trung quốc, hai bên đã có nhiều tranh cãi vì TQ không có thảm đỏ cho Obama ngay tại dưới cầu thang ra máy bay.

Các cuộc gặp của các cấp thấp hơn tổng thống thì có thể dễ hơn một chút, nhưng cũng khá quan trọng, vì thiên hạ có thể dùng các sắp xếp ngồi họp để đì nhau, nếu không ai để ý đến.

• Nếu bạn không phải lo sắp xếp mà chỉ là một thành viên trong đoàn đi họp, thì bạn phải làm gì?

– Để ý đến các bảng chỉ chỗ ngồi.

– Nếu không có bảng chỉ, thì đứng yên đó. Sếp cao nhất của đoàn bạn sẽ hỏi người sắp xếp: “Ngồi thế nào đây?”

– Nếu câu trả lời là “Ngồi tự do, thế nào cũng được”, thì bạn cũng không nên ngồi đầu bàn, mà nhẹ nhàng nói với sếp cao nhất của bạn: “Vậy anh ngồi đây đi.” Rồi bạn ngồi kế sếp, nếu bạn là trợ lý.

Nếu bạn không là trợ lý, đề nghị trợ lý ngồi một bên sếp, rồi đề nghị một người của đoàn kia ngồi bên kia của sếp bạn, để nối kết thân tình của hai đoàn.

Thỉnh thoảng đọc báo, các bạn cũng thấy là nơi họp và ghế ngồi quanh bàn họp là vấn đề rất lớn, đặc biệt là với các phe phái chính trị chống đối nhau. Trong thế giới kinh doanh thì dễ thở hơn, nhưng cũng là vấn đề lớn khi các sếp lớn gặp nhau.

Nhiều người còn âm thầm tranh chỗ khi chỉ có hai người. Ví dụ: Bạn mình hẹn mình trong nhà hàng, bạn đến trước và chọn ghế góc, để ghế đối diện tường cho mình. Có người sẽ “chiến đấu” trong trường hợp đó và yêu cần bạn kia đổi ghế để cả hai đều có thể nhìn ra phòng. Mình thì có chính sách là giả vờ không biết gì cả, cứ ngồi ghế đối diện tường, để bạn kia nghĩ là mình khờ.

Đây là chuyện có thể rất quan trọng. Chính vì vậy mà advance man để sắp chỗ ngồi cho tổng thống thường là quan chức khá lớn được tổng thống tín cẩn.

Nếu bạn thuộc loại như mình, ngồi dưới sàn nhà cũng được, thì cũng cần hiểu thủ tục để không dẫm lên chân người khác.

Chúc các bạn ngoại giao giỏi.

Mến,

Hoành

© copyright 2017
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

One thought on “Bài học ngoại giao 5 – Sắp xếp chỗ ngồi”

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s