24 tiếng bạn làm gì?

Mỗi người trong thế giới này đều được trao một thứ tài sản vô giá như nhau: 24 đồng hồ. Nhưng cách mà người đó sử dụng quỹ thời gian giới hạn này thì lại hoàn toàn khác nhau. Kĩ năng quản lý thời gian thực sự quan trọng và khác biệt giữa những con người và phân biệt một người làm việc hiệu quả hay không. Hiệu quả ở đây mình hiểu là bạn làm được những việc có ích, cần thiết cho bạn. Ví dụ cũng là 10 tiếng đồng hồ mà bạn học được 100 từ tiếng Anh là hiệu quả, trong khi ngồi vô máy tính đọc toàn những tin vô bổ chẳng giúp ích gì cho bạn thì gọi là không hiệu quả.

Có thể bạn đã từng thắc mắc, tại sao người đó làm được nhiều việc trong một ngày đến thế, hết đi làm, họp hành liên miên, giải quyết những vấn đề hóc búa, mà vẫn chơi thể thao đều đặn, vẫn viết báo đều tay, vẫn tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ và bao nhiêu là thứ khác.

Ôi còn mình thì. Sáng ngủ dậy loay hoay thế nào mà đã 9 giờ. Ngồi vô máy tính đọc mấy cái email và tin tức đã thấy 11 giờ. Đi ăn trưa quay lại có khi đã 1 giờ chiều. Vội vàng cắp cặp lên trường, tối về nhỏ bạn gọi đi uống café đến 11 giờ khuya. Vậy là hết ngày rồi. Điểm lại là than một câu “Cả ngày hôm nay chẳng làm được việc gì ra hồn”. Đúng thế.

Đôi khi bạn cảm thấy những người làm việc hiệu quả dường như có một bí quyết gì đó chăng mà mình chưa nắm được. Bí quyết đó chính là kĩ năng quản lý thời gian của bạn đấy.

Trước hết, để quản lý thời gian tốt bạn hãy lên danh sách cho mình những việc mà bạn muốn làm (vì nếu bạn chẳng có việc gì để làm, hoặc không muốn làm, thì 24 tiếng thành nhiều quá ). Có nhiều thứ lắm mà bạn cứ nghĩ mình không có đủ thời gian. Bạn cứ lên danh sách đi và sẽ thấy với 24 giờ bạn làm được nhiều thứ lắm.
Ví dụ nhé:

Kế hoạch trong tuần:

1. Đọc xong 1 cuốn sách: nếu chưa có sách, hãy đi mua hoặc mượn ngay cuốn đó để trên bàn học.

2. Trau dồi tiếng Anh: học ở nhà một mình thì hết việc này đến việc kia chồng chéo thành ra cả tháng nay lên kế hoạch mà vẫn chưa được chữ nào cả, vậy thì phải đăng kí một cua tiếng Anh và mua sách ôn ngay.

3. Tham gia một câu lạc bộ Sinh viên của trường: bạn lên hỏi xem có hoạt động gì sắp tới không, ví dụ đăng kí đi dạy trẻ em khuyết tật hay lớp học tình thương tuần 2 buổi.

Vậy là ít nhất bạn đã có cho mình một danh sách các việc cần làm (to-do list). Có danh sách này trong đầu rồi, bước tiếp theo bạn lên một lịch trình làm việc cụ thể sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Ví dụ, xem lịch hoạt động câu lạc bộ có bị trùng với lịch học tiếng Anh không, nếu trùng thì thu xếp vào một buổi khác. Xem địa điểm học tiếng Anh có gần chỗ đi dạy kèm không, cách nhau bao nhiêu xa. Giả dụ chiều thứ 4 đi dạy rồi chạy qua trung tâm học luôn có kịp không? Vậy là đỡ phải về nhà loay hoay hết cả buổi tối. Nhỏ bạn có gọi điện thì nhắn “Cuối tuần nhé, tớ phải đi học”. Thế là có lí do chính đáng để từ chối một buổi café tán gẫu chẳng đâu vào đâu.

Rất nhiều giờ trong ngày chúng ta làm việc không hiệu quả là vì có những khoảng thời gian chết mà mình không kiểm soát được như vậy đó. Khi nhiều việc lên rồi, giả dụ bạn vừa làm Chủ tịch câu lạc bộ Sinh viên của trường, vừa đi làm thêm buổi tối, lại học Anh văn cuối tuần. Cùng một lúc có rất nhiều thứ phải giải quyết, vậy thì làm sao đây?

Đặt ưu tiên cho các việc cần làm (tasks) và bố trí chúng xem nên giải quyết vào lúc nào là vừa ít tốn thời gian và chất lượng cao nhất. Ví dụ buổi sáng là lúc bạn tỉnh táo và tập trung nhất, vậy hãy giải quyết những việc quan trong như viết một bức thư trang trọng xin tài trợ cho chương trình sắp tới, hoặc soạn thảo các văn bản, lên chương trình kế hoạch đầu tuần, học một chút tiếng Anh vv…Những việc ít quan trọng hơn như trả lời các email, hay gọi điện thoại, đi lấy giấy tờ vv.. thì để sau giờ trưa khi đầu óc thấy hơi mỏi mỏi rồi.

Đây chỉ là một số ví dụ cụ thể mình viết ra, các bạn có thể tùy nghi áp dụng trong hoàn cảnh của mình. Nhớ là: 1) Đặt mục tiêu, 2) Lên danh sách những việc cần làm, và 3) Lên thứ tự ưu tiên và giải quyết vào lúc thích hợp nhất.

Mỗi ngày trước khi đi ngủ, bạn cố nhớ lại những việc mình đã làm trong ngày và tự đánh giá xem liệu đã hiệu quả chưa, có thể làm tốt hơn mà ít tốn thời gian hơn không, lúc nào là lúc bạn làm việc đó hiệu quả nhất. Như vậy kĩ năng quản lý thời gian của bạn sẽ tốt lên mỗi ngày và giá trị một giờ đồng hồ của bạn cũng sẽ tăng lên nhiều lắm. Đến một lúc nào đó biết đâu như Bill Gates, bạn sẽ không màng nhặt một tờ 100$ vì một giây của bạn đáng giá hơn thế :-).

Chúc các bạn một ngày hiệu quả nhé,

Hoàng Khánh Hòa

Một suy nghĩ 5 thoughts on “24 tiếng bạn làm gì?”

  1. Hi em Hòa,

    Chị tìm thấy một số điều thú vị trong bài của em:
    KEY rule của chị giống em đây:

    Đặt ưu tiên cho các việc cần làm (tasks) (và bố trí chúng xem nên giải quyết vào lúc nào là vừa ít tốn thời gian và chất lượng cao nhất.)
    Đó là khi chị có sự chọn lựa cho công việc chuyên môn
    . Nếu là những urgent tasks (mình bị người ta yêu cầu đột xuất) thì giải quyết ngay để kịp deadline và gác lại những việc khác.
    Chị còn có 1 golden rule nữa là: những việc làm vì nhu cầu của trái tim có khi không thể chần chừ hay xem nhẹ. Nhiều khi chị trả lời email hay gọi ĐT xong mới thanh thản, coi như mình vừa nạp năng lượng cho mình rồi làm việc mới hiệu quả. Nếu quá bận thì cái email sẽ gọn để xin lỗi nói rằng sẽ viết dài hơn. Với một số người thì chuyện này gác lại được, nhưng chị thì không.

    Thói quen của chị là vừa làm việc, vừa nạp năng lượng cho mình theo cách nào mình ưa thích mà không bị mất tập trung: âm nhạc ( nhạc không lời ) là món thứ hai để chị có thể ngồi liền tù tì 10 – 12 giờ cho 1 đề tài NCKH, hay thesis của chị ở giai đoạn cuối.

    Bí quyết sau cùng ( Last but not least ) là làm gì đi nữa luôn phải toàn tâm ý và say mê, (trong đó có việc viết, dịch hay chuẩn bị bài cho ĐCN
    😛 😛 ). Nếu không có sự say mê thì hiệu quả sẽ kém đi nhiều lần Hòa à.

    Vài ý chia sẻ với em.

    Mong sớm gặp người có bằng mới để khao chị với nhé

    🙂 😛

    Số lượt thích

  2. Chị Khánh Hoà ơi sao chị có nhiều kinh nghiệm hay vậy nhỉ? 🙂
    Làm thế nào để làm việc hiệu quả? Hic em đang thắc mắc câu hỏi đó lắm! Một ngày của em không quá nhiều việc phải làm như người khác, nhưng những gì em làm đều ko đạt được hiệu quả như mong muốn!
    Hình như mất tập trung cũng gây khó khăn ko kém gì việc không biết sắp xếp thời gian chị ạ!
    Nhưng lí do chính là như chị nói, và em ko biết có làm được những điều chị khuyên ko nữa.
    Thôi trước tiên cứ phải thử đã. Nếu làm được em sẽ báo tin vui cho chị biết! ^^
    Cám ơn chị yêu nhé! Chị là một người bạn có tài quân sư tuyệt vời! :X

    Số lượt thích

  3. Cảm ơn chị Khánh Hòa, đây cũng là 1 vấn đề trước đây em thắc mắc.
    Và sau đó em cũng học cách lên lịch làm việc chi tiết.
    1 kinh nghiệm của em là khi lên lịch được để “động cơ” của mình hoạt động hết công suất. Phải có thời gian dành cho gia đình ,bạn bè, để relax và thời gian dữ phòng.
    Vì lắm lúc đang học thì mấy đứa bạn lại gọi đi uống cafe. 🙂

    Thỉnh thoảng em cũng hay giành chút thời gian suy ngẫm để xét lại bạn thân nữa.
    Chúc chị và mọi người vui vẻ ^^ .

    Số lượt thích

  4. Hi chị Huệ: đúng là các kĩ năng giải quyết công việc thì cực kì đa dạng, như chị Huệ nói, muốn hiệu quả thì làm phải tập trung, say mê, giải quyết cái gì gọn cái đó.

    Trước em cũng hay mắc bệnh cứ lo lo, nên bây giờ cái gì làm mình lo mà giải quyết được là em xử lý ngay. Ví dụ như đang thắc mắc điều gì đó thì phải hỏi ngay những người có thể giúp mình trả lời, không chần chừ.

    Em chỉ đưa ra những ví dụ đơn giản nhất có thể mong mọi người thảo luận nhiều hơn những kinh nghiệm cụ thể của mình đó.

    Chị khỏe nhé 🙂

    Hi Vi: như chị nói rồi đó, làm cái gì tập trung giải quyết xong cái đó. Nếu em thấy không tập trung, nên dứt ra đi làm cái khác mà em thấy muốn làm. Ví dụ chị học không vào thì gấp sách, thấy muốn viết cái gì đó thì ngồi viết thôi, lúc đó viết lại rất nhanh. Có thể em ngồi cả sáng mà đọc mãi không được 5 trang sách, cũng từng ấy thời gian chỉ 2 tiếng đầu không hiệu quả em quay ra viết một bài văn chẳng hạn, hết 1 tiếng rưỡi, còn 1 tiêng rưỡi quay lại đọc sách thấy có khi được 10 trang ý chứ 🙂

    Hi Danh: chị inspired từ câu quote của em nên mới viết bài này đó. Tặng em và chúc em ngày càng làm việc hiệu quả, được nhiều việc tốt nha 🙂

    Số lượt thích

  5. Tình cờ Linh biết được trang web này. Rất thú vị. Thường Linh giải quyết công việc trong ngày như thế này. Buổi tối trước khi đi ngủ, lấy 1 tờ giấy trắng kẻ 2 đường vuông góc. Lần lượt 4 nhánh là: Khẩn, quan trọng, không khẩn, không quan trọng. Sau đó ghi những công việc của ngày mai mình cần phải làm, việc gì vừa khẩn vừa quan trong thì xếp vào góc khẩn quan trọng… Cũng hiệu quả. Các anh chị em thử xem sao.(^_^)

    Số lượt thích

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s