talk-and-listen

Nói nghe chính xác

Chào các bạn,

Mấy mươi năm trước mình học, có câu: 80% các vấn đề của một công ty là vấn đề truyền thông. Ngày nay, chúng ta có cả mớ khí cụ truyền thông ngày xưa không có: email, mobil phone, text, facebook, đủ thứ blogs và websites… nhưng hình như câu đó vẫn không đổi, vẫn 80% vấn đề đến từ truyền thông.

Vấn đề như vậy không phải là ta thiếu phương tiện truyền thông tốt, mà là chúng ta nói và nghe vẫn không tốt như xưa. Mỗi lần phải mua hàng hay đặt hàng bằng điện thoại là mình rất rầu, phải nói rất chậm, nghe rất kỹ, luôn luôn lập lại lời mình nói, đôi khi lập lại 2, 3 lần, luôn luôn yêu cầu người kia lập lại những điều mình đã nói, thế nhưng lâu lâu thiên hạ vẫn làm sai đơn đặt hàng.

Cho nên các bạn, mỗi khi bạn cần gì, phải nói với ai, thì nói rất từ tốn, rất rõ, lập lại và yêu cầu người đó lập lại.

Ví dụ: Bạn nhờ người đi mua một máy cắt cỏ hiệu Eureka. Người mua mang về một cái máy hiệu khác, bạn hỏi tại sao, thì được trả lời: “Hiệu Eureka hết rồi. Người bán hàng nói máy này cũng giống hệt máy Eureka.” Đây là người nghe không chịu chú ý lời nghe. Đã được dặn là mua Eureka thì mua Eureka. Nếu không có Eureka thì ít nhất gọi về hỏi mua hiệu khác được không.

Sếp nói bạn làm xong report trước ngày thứ sáu. Cuối ngày thứ năm, sếp hỏi, mình trả lời: “Ồ em chưa xong. Em tưởng anh không cần gấp đến thế.” Sếp nói trước ngày thứ sáu là trước ngày thứ sáu, không cần biết gấp hay không gấp. Mình đừng tự định giờ cho mình. Tuy nhiên, có lẽ sếp cũng nên nói mạnh hơn: “Em đừng trễ nhé, vì anh cần để họp sáng thứ sáu.” Người nghe có thể nghe tồi, cho nên người nói phải chịu khó nói mạnh hơn một chút.

Sếp bảo: “Mọi thông tin liên hệ đến việc của công ty không được tiết lộ ra ngoài.” Mình và bạn cùng sở, đứng ngay trạm chờ xe bus, nói chuyện về một dự án đang làm trong sở. Đó là tiết lộ thông tin ra ngoài. Ngay cả về nhà kể chuyện cho vợ cũng là lộ thông tin ra ngoài, vì vợ rất có thể tình cờ kể lại cho bạn vợ.

Bạn gái ngồi cùng bàn với bạn trong quán cà phê, nói: “Em chịu không nổi mùi thuốc lá của anh.” Hôm sau cả hai ra công viên ngồi chơi, mình lại hút thuốc và bạn gái ho sặc sụa. “Ủa, anh tưởng em chỉ không chịu nổi trong quán, không phải ngoài trời.” Đó là mình tự thêm hai từ “trong quán” vào câu nói của bạn.

Mình thường nói các bạn là “không bao giờ” dùng từ tiêu cực vì sẽ hấp dẫn tiêu cực vào. Bạn chửi bới em út bằng các từ tiêu cực, rồi biện hộ: “Em mắng nó tiêu cực để nói bỏ thói tiêu cực chứ.” Bạn này không hiểu từ “không bao giờ” có nghĩa là gì, và tự động đổi lời mình nói.

Các bạn, mình có thể ngồi viết một tháng trường không ngưng mọi ví dụ về người nói một đường, người nghe hiểu một ngã.

Vấn đề nói không rõ, nghe lầm, đọc lầm, hiểu lầm xảy ra thường xuyên kinh khủng, chỉ vì người nói và người nghe có những giả thuyết khác nhau trong đầu. Người nói thì nói A, người nghe thì tự động chỉnh sửa A thành A+ hoặc A-.

Cách tránh vấn đề là: nói rõ, nói chậm, lập lại, kiểm tra lại.

“Em nói với anh Hoàng là mai mốt gì đó chị gọi anh ấy.”
“Mai mốt là sao chị?”
“Chừng 3, 4 ngày. Trong tuần này. Chị phải chờ thêm thông tin.”
“Dạ, em sẽ nói với anh ấy.”
“Nói là chị chờ thêm thông tin và sẽ gọi trong tuần này sau khi có thông tin. Nếu không có thông tin, chị cũng sẽ gởi cho anh một cái text cho anh biết.”
“Dạ”
“Em nhớ không?”
“Chị sẽ gọi anh Hoàng trong tuần này sau khi chị có thông tin. Nếu không có thông tin chị cũng sẽ text để báo tin cho anh ấy.
“Good. Cám ơn em.”

Một chuyện giản dị thế, cũng đòi hỏi kiên nhẫn nói đi nói lại như thế. Tất cả những người nói chuyện như ăn cướp, mới nghe xong một lần là gật đầu phóng xe đi liền, thường là nghe không chính xác và làm không chính xác. Khi gặp người như vậy, bạn nên có giả thiết là người đó nghe không rõ, và nên gọi họ lại để xác minh là họ nghe rõ, nếu đó là chuyện quan trọng bạn không muốn làm sai.

Dùng từ chính xác chỉ là một đòi hỏi. Các đòi hỏi khác khó hơn: Nói rõ ràng, chậm rãi, kiên nhẫn hỏi lại, và kiểm soát lại để chắc người kia đã hiểu rất rõ. Đừng bao giờ có giả thiết là bạn nói một lần là người kia hiểu đúng. Hỏi lại chỉ tốn thêm vài giây đồng hồ, nhưng có thể đề phòng được nhiều vấn đề cho bạn trong công việc.

Chúc các bạn nói nghe rõ ràng.

Mến,

Hoành

© copyright 2016
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

1 cảm nghĩ về “Nói nghe chính xác”

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s