Chào các bạn,

Bắt đầu từ hôm nay chúng ta sẽ đi sâu vào thân ngữ, thỉnh thoảng một bài. Bài đầu tiên chúng ta đã nhắc đến thân ngữ là Ngôn ngữ của cơ thể , sau đó là một ít trong bài Phỏng vấn tuyển việc. Chúng ta sẽ bắt đầu dùng từ “thân ngữ” song song với “ngôn ngữ thân thể”, vì “ngôn ngữ thân thể” là một cụm từ quen thuộc, nhưng quá rườm rà. Hy vọng mọi người sẽ dần dần quen với từ “thân ngữ” ngắn gọn hơn. Trong bài này, chúng ta nói đến thân ngữ sữ dụng trong buổi gặp mặt đầu tiên.

Hôm nay, bạn đóng vai chị Xuân, giám đốc tiếp thị của công ty quảng cáo Rền Vang đến gặp ông Cường, giám đốc điều hành công ty đồ trang trí nội thất Nhà Đẹp , tại văn phòng của ông. Cuộc họp đã được lên lịch cho 9 giờ sáng ngày hôm nay. Nhiệm vụ của bạn là tìm hiểu nhu cầu quảng cáo của Nhà Đẹp và trình bày một số đề nghị quảng cáo. Bạn và ông Cường chưa gặp nhau bao giờ.

• Nếu văn phòng thường mở cửa 8 giờ sáng, thì 9 giờ sáng là giờ làm việc mạnh nhất. Lúc này bụng còn no nhờ ăn sáng, và cũng đã có được 1 tiếng đồng hồ để “nóng máy” rồi, nên làm việc rất tốt. Giờ sau khi ăn trưa cũng tốt, nhưng giờ hẹn trước giờ nghỉ trưa, hoặc trễ vào buổi chiều khi mọi người đã mệt, thì không nên.

• Bạn nên đến trước 5 phút, và nói với cô thư ký của ông Cường là bạn có hẹn 9 giờ, bạn chỉ đến sớm một tí để tránh kẹt xe mà thôi. Mục đích là để cô thư ký và ông Cường không cảm thấy bị bạn hối thúc, trong khi thầm cảm ơn bạn đã rất quan tâm vào cuộc họp. Nhớ là nên lễ độ với cô thư ký. Trong việc nhận xét người, các giám đốc luôn luôn coi trọng ý kiến của thư ký vì “Hmm… bà ấy xem ra rất lễ độ với mình, nhưng thực ra xem thường những người không quyền hành.”

Nếu cô thư ký mời trà, thì nên cám ơn là không khát, để cô ấy khỏi phải pha trà cho bạn (Thư ký không mấy say mê làm việc vặt cho người lạ). Trong khi ngồi chờ, đừng cắm cúi đọc sách, nhưng quan sát khung cảnh trong phòng, bởi vì các quan sát này có thể cho bạn ánh sáng sáng tạo, hơn nữa nó cũng làm cho bạn sống động và thân thiện hơn. Gặp bất cứ người nào đi ngang qua cũng gật đầu khẻ và mỉm cười, vì bạn không biết ai sẽ dự phần trong quyết định ký hợp đồng. Hơn nữa, biết đâu một trong những người đi qua là ông Cường.

• Khi ông Cường ra, theo lễ nghĩa đông phương, thì bạn nên nhường người chủ nhà (và nhất là người lớn tuổi hơn) chìa tay ra trước, rồi bạn mới chìa tay ra để bắt. Tuy nhiên nếu người ấy có vẻ như không bắt tay, thì bạn nên chủ động đưa tay ra bắt, vì bạn phải chứng tỏ là bạn có bản lĩnh làm quân sư, và vì bắt tay thường có hiệu lực kéo người ta lại gần nhau hơn. Nếu là ông Cường là người tây phương (Mr. Smith), thì bạn nên chủ động đưa tay ra trước.

Chỉ bắt một tay lúc này, nhất là giữa hai người Việt, và nhất là khi bạn là phụ nữ. Tí nữa ta sẽ nói khi nào có thể bắt hai tay, nhưng lúc này là lúc phải một tay. Tay bắt chặt, miệng mỉm cười, mắt nhìn vào mặt hay tốt nhất là vào mắt ông Cường, hơi gật đầu và khom lưng (chỉ một chút xíu) thì tốt. Khi gật đầu và khom lưng (một tí) thì mắt liếc xuống theo đầu, vì gật đầu khom lưng nhưng mắt cứ nhìn vào mắt đối phương là mắt của con nhà võ, không tin đối thủ, không rời mắt đối thủ một giây. Đợi ông Cường buông lỏng tay trước khi bạn buông, để tỏ lòng thân thiện. Đừng buông tay trước.

• Vào phòng, ta là khách thì cái gì cũng để chủ nhân đi trước; điều này đúng ở mọi nơi trên thế giới. Đừng ngồi sớm. Đợi khi người chủ bước đến ghế ngồi của ông ta, và vì là chủ, ông ta sẽ mời bạn ngồi trước, lúc đó mới nên ngồi. Và nếu ông ta mời trà, lúc đó nên, “Cám ơn anh. Cho em xin.” Mời trà mà từ chối là rất thất lễ, dù là người ta hoàn toàn không nghĩ thế thì trong tiềm thức người ta cũng có thể cảm thấy bị “chối bỏ.” Hầu như trong tất cả các nền văn hóa trên thế giới, khi người chủ mời các nghi lễ thân thiện, như trà nước, người khách không nên từ chối. Trong một số nền văn hóa, từ chối là một xúc phạm rất lớn. Lúc này, ông Cường có thể sẽ gọi cô thư ký của ông pha trà cho bạn, nhưng thực ra cô ấy pha trà cho ông chủ cô ấy, chứ không phải cho bạn, cho nên cô ấy sẽ rất vui vẻ pha trà.

• Tất cả các lối xưng hô ta không dùng hàng ngày mà chỉ dùng trên các công văn đọc rất chán, như tôi, ông, giám đốc, thưa ông, v.v… là ngôn ngữ không thể dùng trong giao tiếp hàng ngày. Văn hóa Việt Nam là văn hóa xưng hô gia đình — anh, chị, em, cô, chú, dì, cháu, mình, v.v… Tùy tình thế mà lựa chữ. Tuy nhiên, nếu gặp người lớn tuổi hơn nhưng không chắc là phải gọi là gì, thì cứ mạo hiểm “chị” hoặc “anh” là chắc ăn nhất, vì thà là lầm từ chú cô xuống anh chị, hơn là lầm anh chị thành cô chú. Gọi bằng chức vị, như là “Chào ông giám đốc”, theo ý mình, là người rất kém ngoại giao, không nên cho làm tiếp thị.

Ngay cả khi gặp người ngoại quốc mới lần đầu, mình cũng chỉ nên chào bằng tên họ, như là “Good morning, Mr. Smith. How do you do?” chứ không nên dùng chức vị. Nếu bạn nói tiếng Anh, thì nên có “How do you do?” trong câu chào như trên. Đây là cách chào trịnh trọng và quí phái, không phải là câu hỏi, nên không có câu trả lời. Ví dụ: Ông Smith và cô Brown gặp nhau. Ông Smith chào, “Good morning, Miss Brown. How do you do?” Cô Brown chào lại, “Good morning, Mr. Smith. How do you do?” Ngay cả khi người ta không nói “How do you do?” mình cũng có thể nói được.

Và khi một người ngoại quốc chào mình bằng tên họ, “Good morning, Ms. Trần,” mình nên cho phép họ gọi mình bằng first name cho thân mật, “Good morning, Mr. Smith. My first name is Xuân. Please call me Xuân, just plain Xuân.” Ngay khi người ta gọi mình bằng first name, nhưng lại có Mr. hay Miss trước, thì mình cũng có thể dùng câu trên để cho phép họ gọi mình chỉ là “Xuân” thân mật. Nhưng đừng tự động gọi họ bằng first name, cho đến khi họ cho phép mình rõ ràng. Và cũng đừng nên hỏi “May I call you by your first name?”

• Trong các cuộc họp đông người với quan chức Việt Nam có một lễ nghi đặc biệt, là mới gặp nhau bắt tay xong, hoặc ngồi xuống xong, là mọi người trao đổi danh thiếp. Điều này có lẽ sinh ra từ tiện nghi—phải làm thế thì mọi người mới biết ai là ai. Tuy nhiên, trong những cuộc họp ít người không nên làm thế. Dùng thời gian quý hóa “ban đầu” để nói chuyện “hâm nóng” một tí như là “Cám ơn anh. Em biết anh rất bận. Anh dành thời giờ cho em như thế này thật là quí hóa.”

• Ngồi thì nên ngồi thoải mái, vắt chân thường rất tốt, nhưng không bao giờ nên tựa ra sau như là “tôi muốn tránh xa ông”, mà nên chồm người về phía trước theo kiểu “tôi muốn gần ông, tôi muốn chăm chú nghe ông nói.”

• Dù là loại họp nào thì mình cũng phải quan tâm đến điều người ta cần–nhu cầu gì, khó khăn gì, giới hạn gì–rồi sau đó mới tìm cách giải quyết được. Điều thân chủ cần trước tiên luôn luôn là một quân sư biết lắng nghe và hỏi. Chưa nghe kỹ và hỏi kỹ, mà đã cho câu trả lời và giới thiệu sản phẩm, thì đó là bán hàng rong, chứ không phải là việc của quân sư. Tất cả mọi thân chủ chỉ thích một loại quân sư—loại nghe kỹ và hỏi kỹ.

• Nếu thân chủ nói một câu có vẻ thử thách, “Sao em thấy trẻ quá vậy? Em ra trường lâu chưa?” thì trước hết là phải để ý rằng người bị thử thách hay rung đùi, hoặc nhịp bàn tay, hoặc vân vê các ngón tay, hoặc mỉm cười lạnh lùng, hoặc liếc mắt xuống đất. Phải tránh các điều này. Tập nghe các câu thử thách một cách tích cực, với ý nghĩa, “Anh muốn biết thêm một tí về em. Em nói đi.” Và mỉm cười trả lời rất vui, “Cám ơn anh. Em đi đâu cũng được khen trẻ. Em rất thích. Thực ra em ra trường cũng … năm rồi, và em đã làm một số dự án lớn cho FPT, Canon, Sony. Mấy dự án nầy đều có trong website của công ty em. Và em cũng không làm một mình anh ạ. Lại có cả một đội làm việc với em trong mọi dự án.”

• Khi nói chuyện thì để ý đến thân ngữ của thân chủ. Nếu ông ta không chú ý nhìn mình, mà lại liếc ngang liếc dọc, nhất là nhìn đồng hồ, thì hãy ngưng mọi chuyện và hỏi, “Hình như anh đang đợi gì đó ạ? Em có làm phiền anh không?” Câu này có rất nhiều ý. Thứ nhất, em xin lỗi nếu em đã phiền anh. Thứ hai, em rất ý tứ. Thứ ba, khi em nói thì anh phải lắng nghe, nếu không thì em không nói nữa. Thứ tư, nếu lúc này anh không nghe em được, thì em muốn biết để em xin cái hẹn khác, hoặc nói chuyện với với phụ tá của anh vậy. Dù là ý nào đi nữa, thì đó là một xi-nhan rất đứng đắn và chuyên nghiệp.

• Trước khi đứng dậy ra về, nhớ trao đổi danh thiếp. Nếu thân chủ đứng dậy bước ra, hãy chờ ông ta đến bước cửa trước, mình theo sau. Và đến cửa, thì người chủ thường đứng đó, mời mình bước ra cửa trước, lúc đó hãy bước ra. Các cử chỉ này chứng tỏ là, “Tôi thích ở lại đây càng lâu càng vui.”

• Cái bắt tay cuối cùng có thể như là cái bắt tay ban đầu. Nhưng bây giờ đã thân mật hơn được một tí, ta có thể dùng cách bắt hai tay rất hay của người Việt Nam—bắt một tay như bình thường, chắc chắn, và dùng bàn tay kia đặt lên trên chổ hai bàn tay đang bắt, rất ấm áp. Cách này nếu dùng với người tây phương thì cực hay. Dùng với người Việt cũng rất tốt, và dùng được cho cả người lớn hơn và nhỏ hơn.

Không nên, tay này bắt và tay kia nắm cổ tay người nọ. Cách bắt tay đó chỉ có thể dùng với bạn thân, hoặc là người dưới mình. Nếu thân chủ bắt tay kiểu đó, có nghĩa là ông ta xem mình như người dưới ông ta. Đó chưa hẳn là điều xấu, vì nó có thể là “em sẽ làm việc cho tôi” hay “tôi xem em như em của tôi.” Cứ theo hướng đó mà suy nghĩ.

• Nếu gặp người Thái Lan, thay vì bắt tay, nên chắp tay cúi đầu theo lối nhà Phật thì tốt hơn.

Nếu gặp phụ nữ Trung Đông, mà mình là đàn ông, thì nên hỏi trước: “May I shake your hand?” bởi vì Hồi giáo cấm phụ nữ bắt tay đàn ông. Và khi chào người Trung Đông, kể cả người không phải Hồi giáo, ta nên nói, “Assalamu Alaikum” (phát âm như tiếng Việt) (Bình an ở cùng anh), và người kia sẽ trả lời, “Wa alaikum assalam” (Và ở cùng anh).

• Dù là làm gì đi nữa, thì cũng nên nhớ câu “thần chú” đã nói trong bài Ngôn ngữ của thân thể: “Tất cả mọi điều ta làm ở bên ngoài đều phải được điều khiển từ trong tâm, thì mới có sức mạnh.” Trước khi vào gặp thân chủ, ta phải tập trung tư tưởng để nghĩ rằng, “Đây là người muốn mình cố vấn giúp đở, nhiệm vụ của mình là xem ông ta như là chủ của mình, phải hiểu được tất cả những khó khăn của ông ấy để giúp ông ấy.” Tức là, xem như mình là phụ tá tay phải của thân chủ; đừng nghĩ mình là người bán hàng. Chính tư tưởng này sẽ điều khiển mọi lời nói và cử chỉ của mình, kể cả ngôn ngữ thân thể.

Chúc các bạn một ngày vui vẻ,

Mến,

Hoành

Stumble It!

© Copyright 2009, TDH
Licensed for non-commercial use