Gửi tôi một email

Chào các bạn,

Email cho chúng ta một phương tiện truyền thông tuyệt vời, không chỉ vì email tiện nghi mà còn vì email làm cho truyền thông thành chính xác hơn.

Ngày xưa, đặt bút viết một điều là rất phiền toái, vì muốn truyền thông bằng viết thì ta phải viết xuống hay đọc cho cô thư k‎ý ghi bằng tốc ký, cô ấy đánh máy, bỏ vào phong bì, gửi đi qua đường bưu điện Kim Quy (tức là đường rùa đấy các bạn), mấy ngày sau mới đến phía bên kia, rồi bên kia lại hồi âm bằng thơ rùa như thế.

Người ta thường rút ngắn thời gian bằng điện thoại, rồi sau đó lại tóm tắt các điểm chính đã đồng ‎ý trong điện thoại và gửi cho nhau bằng thơ rùa. Đến thời có fax thì fax cho nhau. Nếu phải đính chính tóm tắt thì phải dùng thơ rùa hay fax để đính chính.

Ngày nay thì người ta có thể “thảo luận” bằng email rất nhanh, nếu cần thì vừa thảo luận bằng email và bằng điện thoại. Và mọi người thường hiểu nhau rất chính xác vì nếu có hiểu lầm thì chỉ cần mang email ra đọc lại. Vừa chính xác vừa nhanh.

Ngoại trừ các việc tối mật cho an ninh thương mãi hay an ninh quốc phòng người ta tránh dùng email, hầu như tất cả các chuyện khác, kể cả các chuyện thuộc loại mật nhưng chưa đến nỗi tối mật, chúng ta đều có thể dùng email được.

Vì email tiện nghi và hiệu quả như thế, chúng ta nên biết cách dùng email hiệu quả cho công việc của mình:

1. Chúng ta thường quen chat với bạn bè thân thiện bằng email, dùng ngôn ngữ thoải mái kiểu texting. Nhưng nếu đó là công việc thì ta phải dùng ngôn ngữ chính thống và nghiêm chỉnh, dù là không cần thiết phải trịnh trọng như một lá thơ bằng giấy.

2. Tính chính xác của email trong công việc phải đạt độ cao nhất ta có thể đạt, cho nên không nên viết vội như thói quen ta chat, đánh vội vài chữ rồi ấn nút “send”. Đã là công việc thì vẫn phải viết rất rõ ràng chính xác, đọc lại và chỉnh trước khi gửi.

3. Email viết rậm rì đọc trên màn ảnh rất mệt, cho nên phải thường xuống hàng với các đoạn ngắn, để khỏi mệt mắt người đọc.

4. Xem lại địa chỉ người nhận trước khi gửi, để khỏi gửi nhầm chuyện thương mãi riêng tư ra đến một diễn đàn có 10 nghìn người đọc.

5. Những người viết email không rõ ràng, khó hiểu, mù mờ, thường không giỏi về truyền thông chính xác và l‎ý luận. Khi nói chuyện tận mặt họ sẽ con yếu hơn cả viết email, vì viết thì thường chính xác hơn nói. (Tuy nhiên, những người viết email không rõ về luận lý vẫn có thể rất giỏi về tình cảm và liên hệ con người).

6. Thường thường những người bàn công việc với bạn mà không dùng email (hoặc rất ít dùng), và chỉ thích nói miệng, có thể thuộc một trong hai loại người sau đây:

(i) Họ chưa quen dùng email. Đây thường là những người ở trong các kỹ nghệ không cần hi-tech nhiều như chủ nhà hàng, chủ hàng bán xe đạp…

(ii) Nếu họ là loại người rất rành email thì rất có thể là họ không thành thật. Họ không muốn lời nói của họ ghi lại đâu cả. Và khi họ dùng email, họ cũng chẳng có chi tiết nào quan trọng trong email của họ cả. Một email có thể có 20 chi tiết không quan trọng, nhưng một (hay hai) chi tiết quan trọng nhất thì đã được “bỏ quên”.

Theo kinh nghiệm của mình thì số này cũng khá nhiều. Vì vậy email cũng là một phương tiện rất hay để bạn sàng lọc đối tác.

(Dĩ nhiên, các trường hợp tối mật là ngoại lệ. Hơn nữa, các lãnh đạo rất cao của chính phủ và đại công ty thường ít dùng email vì đa số chuyện họ nói là chuyện rất nhậy cảm).

Tóm lại, trong đa số các trường hợp thông thường, email giúp chúng ta làm việc nhanh chóng, chính xác, tiện nghi, và thành thật hơn xưa rất nhiều. Dĩ nhiên là người ta có thể lạm dụng email. Nhưng theo kinh nghiệm của mình là nếu bạn luôn thành thật và chính xác trong lời nói cũng như lời viết, và bạn biết chuyện gì là chuyện chung, chuyện gì là chuyện riêng tư, chuyện gì là chuyện mật, chuyện gì là chuyện tối mật, thì rất khó cho người ta lạm dụng bạn bằng email.

Email song hành với điện thoại giúp chúng ta rất nhiều trong công việc, nhất là các công việc đường dài, xuyên quốc gia. Lần tới, ai muốn bàn công việc với bạn, nói họ gửi bạn một email ghi rõ các chi tiết họ muốn. Công việc sẽ thành cụ thể hơn rất nhiều.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright 2010
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

One thought on “Gửi tôi một email”

  1. Chào Anh Hoành.
    Cám ơn anh đã cho mọi người nhìn thấy những ích lợi nhờ email mang lại cũng như những kinh nghiệm khi dùng email trong công việc.
    Có khi nào vì quá tiện dụng mà một ngày nào đó người ta không còn nhớ đến những lá thư tay nữa hay không ?

    Số lượt thích

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s