Chào các bạn,

Ngày nay chúng ta dùng email hầu như cho tất cả mọi sự, kể cả những việc quan trọng như gửi thư tìm việc, thư từ với khách hàng, thân chủ… Vấn đề là, vì email rất giản tiện và không nhiều hình thức, nhiều người không quan tâm đến việc viết một email cho tử tế, và do đó có thể làm cho người nhận hiểu lầm và bực mình vì lá thư, hoặc định giá thấp về kỹ năng truyền thông của người gửi. Nói chung là hỏng việc. Vì thế, chúng ta cần quan tâm đến kỹ năng sử dụng email của mình.

• Lỗi thường xuyên và nguy hiểm nhất là gửi kèm một “attachment file” (file đính kèm) mà không nói gì cả.

Thường là người nhận không mở, chỉ delete ngay vì sợ virus.

Mỗi khi có file đính kèm bạn phải có ghi “Subject” (“Đề tài” của emailcủa bạn), và viết vài hàng rõ ràng là bạn đang đính kèm cái gì, để người nhận biết đó là chính bạn gửi, chứ không phải là virus.

• Dù là một là thư chỉ có một hàng, nên theo kiểu viết thư truyền thống, tức là:

1. Có câu chào mở đầu.
2. Nội dung thơ.
3. Câu chào cuối cùng.
4. Ký tên

Vi dụ:

Chào chị Hằng,

Em gửi chi bài “Mái đầu xanh” em vừa viết xong.

Chị khỏe nhé,
E. Hùng

Hình thức này rất lịch sự. Các lá thơ không viết gì, hoặc chỉ viết một hai chữ, như “Bài Mái đâu xanh đây” có thể đọc nghe rất bất lịch sự và khô khan. Làm người nhận cụt hứng, và có thể bực mình.

• Phân đoạn thường xuyên để đọc đỡ nhức mắt trên màn hình. Một đoạn nên có cao nhất là 5, 7 hàng. 10 hàng là nặng mắt lắm rồi. Đừng đi xa hơn thế.

• Không nên viết tắt hay dùng ngôn ngữ texting cho các lá thư nói về việc nghiêm chỉnh.

• Email thường đọc rất lạnh lùng trên màn ảnh, nên rất dễ bị hiều lầm. Ta có thể viết “Em không thích” và người đọc “nghe” như là nắm đấm. Cho nên dùng emoticons (smilies, mặt cười) thường xuyên để diễn tả tình cảm cho câu nói của mình, tránh hiểu lầm. 🙂

Nhưng thư nghiêm chỉnh thì không dùng emoticons được. Vậy thì, đọc lại và thay đổi ngôn ngữ để chắc chắn là người đọc nhận đúng cảm xúc ta muốn chuyển tải.

• Email không nên viết dài vì đọc rất nhức mắt. 1 trang là được. 2 trang là quá dài. Nếu phải dài hơn thế, phân ra thành dạng dàn bài với các tít đầu đề in đậm hoặc gạch dưới cho rõ ràng.

• Về nội dung thư, thì cách trình bày truyền thống, có 3 phần – giới thiệu vấn đề, trình bày vấn đề, và yêu cầu — là cách viết hay nhất. Ví dụ :

Chị Hằng ơi,

(Giới thiệu) : Nhà hát Trường Xuân đang chiếu phim « Anh hùng rơm » hay lắm. Không biết chị có rảnh để đi xem với em không.

(Trình bày) : Phim này là phim hài, do Ngọc hùng làm đạo diễn, và các diễn viên…. . Nghe mấy đứa bạn đi xem về nói chúng nó cười đến nỗi đau cả bụng.

(Yêu cầu) : Tối mai em rãnh, chị đi được không? Nếu không, thì ngày nào chị đi được, cho em biết với.

Chị khỏe nhé,
E. Xuân

• Đọc lại trước khi nhấn nút gửi đi.

Các bạn, viết email giỏi rất quan trọng cho bạn, vì :

1. Người nhận hiểu đúng điều bạn muốn chuyển tải, về ý nghĩa cũng như về cảm xúc, không có hiểu lầm tai hại, và

2. Mọi người hiểu được kỹ năng truyền thông cao của bạn, sẽ mời bạn làm việc với họ khi họ cần người giúp một tay. Đó là cơ hội rộng mở cho bạn trên đường sự nghiệp đó.

Chúc các bạn một ngày truyền thông tốt.

Mến,

Hoành

© copyright 2011
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com