Bài này là để trả lời Bảo Quyên.

Bảo Quyên: Đúng là còn quá nhiều điều phải học để phát triển kỹ năng communication. Đồng nghiệp Anh của em than phiền họ thường khó nắm bắt í em, họ sợ nhất là chữ : “Uhm” của em. Tại đồng ý em cũng Uhm, đang suy nghĩ em cũng Uhm, không hiểu em cũng Uhm uhm, cộng thêm khuôn mặt không thay đổi nữa. Người phương Tây quen dùng body language, khuôn mặt của họ diễn đạt sắc thái cảm xúc rất tốt, người phương Đông thì khác hẳn, cho nên em thấy có chút vấn đề khi giao tiếp với nhau.

Sau khi nghe đồng nghiệp than phiền là khó hiểu em quá, thì em ngồi ngâm cứu sự khác nhau về giao tiếp giữa đông tây, nhưng em bị đồng nghiệp thổi còi, hì hì, ông nói, đừng nghĩ rằng ý tao là bắt mày phải giống như người Anh nhưng mà chỉ là mày cố diễn đạt sao cho dễ hiểu chút, vấn đề ở đây không phải là văn hóa, vấn đề ở đây là Communication, em hỏi là làm sao để Communication tốt, ông kêu Listen, Listen and Listen…

Chào các bạn,

Communication đương nhiên là có hai chiều nghe và nói (hay đọc và viết). Và trong hai chiều đó thì thường là chiều nghe (đọc) khó hơn là chiều nói (viết).

1. Vấn đề chính của communication là listen, listen và listen.

Chúng ta nghe không giỏi vì nhiều lý do:

-Trường học, từ vườn trẻ đến tiến sĩ, dạy nói và viết chứ chẳng dạy nghe.

– Nếu đó là ngoại ngữ chúng ta lại thường có thêm vấn đề: Viết thì khá, nói thì được được, nghe thì yếu hơn.

– Đôi khi mình chưa nắm hết ý (chưa rõ hết chi tiết trong ý tưởng) của sếp, nhưng mình không hỏi thêm. Vấn đề này đến từ hai hướng: (1) mình ngại hỏi và ngại hỏi là tội rất lớn, vì càng hỏi nhiều thì các sếp càng thích và phục mình, và (2) khi nói ngoại ngữ chúng ta suy nghĩ chậm vì vừa nghe vừa phải phiên dịch lại tiếng Việt trong đầu mình, nên không thấy được các câu hỏi follow-up ngay lúc đó.

(Khi cái đầu của ta bắt đầu suy nghĩ trực tiếp bằng ngoại ngữ, không phải qua khâu phiên dịch, thì ta suy nghĩ nhanh hơn. Nhưng điều này cần thời gian).

– Người Âu Mỹ ăn nói rất nhẹ nhàng nên đôi khi chúng ta không nắm hết ý. Vi dụ: Sếp nói: “Ngày 15/5 em gửi thông tin cho anh nhé”, nhưng sếp không nói: “Ngày 15/5 em giao thông tin cho anh, đừng trễ hẹn, chuyện này cực kỳ quan trọng, em trễ hẹn là có thể cả anh lẫn em bị tổng giám đốc đến gõ cửa phòng từng người và hạch tội đó. Ưu tiên số một”. Vì sếp nói quá nhẹ nhàng nên ta… trễ hẹn. Thường thì người Âu Mỹ, nếu cần nhấn mạnh, cũng chỉ nhấn một chút, như là: “Tổng giám đốc cần thông tin ngày 16. Em cho anh thông tin chậm nhất là ngày 15/5 nhé”.

Cho nên, ta cần rất nhạy cảm trong lời nói của sếp. Sếp nói: “Anh cần trước ngày 15” có nghĩa là, nếu em không nói gì để anh đổi ngày lúc này, thì em phải có cho anh trước ngày 15.

Và mỗi khi nói chuyện với sếp thì (1) luôn luôn có quyển sổ tay và cây viết, vừa nói chuyện vừa ghi chú, và (2) cuối buổi nói chuyện thì nói lại với sếp: “Em lập lại các điểm mình vừa bàn, để anh xem em có thiếu sót hay hiểu lầm điều gì không”, và lập lại những điểm vừa bàn. (Điều này dùng cả với người nói cùng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình chứ không chỉ là người nói tiếng nước ngoài).

2. Khi chúng ta nói hay viết, ai cũng bị vấn đề văn hóa

Vấn đề văn hóa còn khó hơn cả vấn đề ngôn ngữ. Dân Việt hay nói vòng vòng và gì cũng dạ (yes), và người Âu Mỹ điên luôn khi nghe mình nói các vấn đề phức tạp. Cho nên khi nói hoặc viết thì:

– Nói thẳng ý mình, rất rõ, nhất là yes, no: “Yes, I agree with your idea in paragraph 5. However I have this little concern I would like to share with you…”

Đừng nói lòng vòng để chẳng ai biết ý mình thế nào, mình đồng ý hay không, mình có vấn đề chỗ nào… Mỗi điểm phải cực kỳ rõ ràng.

Đồng ý trên nguyên tắc thì “Yes, I agree” hay “Yes, I agree in principle”.

Có điểm mình chưa đồng ý thì thêm: “However, I do have some reservation (question, concern) about…”

(Thẳng và rõ ràng nhưng không có nghĩa là thô lỗ cho nên chọn cách hành văn cẩn thận một chút).

– Khi nói điều gì nên cho sếp biết “vị thế” (position) của mình về vấn đề đó:

Position bao gồm (1) quan điểm của mình về vấn đề và (2) dự định hành động của mình về vấn đề.

Ví dụ: (1) I think I would not trust Mr. ABC in this matter, (2) however, I will leave the decision of whether we should do business with him for you to decide.

3. Body language (ngôn ngữ của thân thể, hay thân ngữ)

Văn hóa của ta thường dạy ta ngồi yên hay đứng yên, lễ độ, mặt không tỏ sắc diện gì, chỉ gật đầu “dạ”. Đương nhiên là người Âu Mỹ chẳng đọc được gì trong body language của ta cả (vì có “nói” gì đâu mà người ta đọc được). Thần sắc như vậy thì đánh bạc (xì dách, xập xám chướng…) hay chiến tranh thì được, nhưng communication với người cùng team mà lại là người nước ngoài thì rất khó.

Cho nên nếu nói chuyện với người nước ngoài thì chúng ta nên tập dùng một số body language có tính cách quốc tế như là:

– Đồng ý thì gật đầu, đi cùng với tiếng “yes”; không đồng ý thì lắc đầu, đi cùng với “no”.

– Vui thì mỉm cười.

– Khó hiểu thì cau mày, và hỏi: “I don’t get that. Could you please explain to me again.”

– Cần thời giờ suy nghĩ thêm thì liếc ra của sổ chừng 3 giây rồi quay vào và nói: “Could you give me some time to think about this?”
…

Đại khái là như vậy.

Communication với người cùng ngôn ngữ đã khó. Communication với người khác ngôn ngữ còn khó hơn 10 lần, chẳng chỉ vì ngôn ngữ khác biệt mà còn vì văn hóa khác biệt.

Nhưng dù trong trường hợp nào thì communication của bạn có thể tiến nhanh với ba điều:

– Lắng nghe
– Hỏi
– Giản dị

Chúc các bạn communicating tốt.

Mến,

Hoành

Bài liên hệ: Communication