Chào các bạn,

Truyền thông là communication. Hôm nay chúng ta nói về nhu cầu truyền thông trong công việc. Truyền thông trong công việc là một kỹ năng truyền thông mà dân Việt chúng ta rất yếu. Người nước ngoài khi làm việc với người Việt là thường sợ khoản truyền thông này.

Năm 1992 mình hướng dẫn một lớp luật tại Bộ Tư Pháp ở Hà Nội và Sài Gòn cho các giáo sư và luật gia Việt Nam về một số luật căn bản của Mỹ để giúp Việt Nam “nhìn ra thế giới”. (Đây là lớp học của Mỹ đầu tiên ở Việt Nam – không tính trước 1975 ở miền Nam. Cực kỳ khó để mở vào thời đó, vì cả Mỹ lẫn VN đều không thích, mà còn nghi ngờ chính trị. Nhiều người nói là mình làm chuyện impossible. Nhưng chuyện impossible đã thành sự thật, sau nhiều cố gắng trầy vi tróc vẩy của mình. Nhưng chuyện này để khi khác kể). Mình là trưởng đoàn, hai giảng viên kia là Sesto Vecchi – nhiều người ở VN biết Sesto — và Stuart Lemle, một luật sư về thương mãi ở Washington DC. Lớp học dài 1 tuần ở mỗi thành phố. Trước khi mở lớp, mình soạn một tờ “định giá”, để cuối khóa các học viên định giá các giảng viên. Trong tờ định giá, mình có một câu về khả năng của giảng viên trong việc khuyến khích các học viên tham gia thảo luận trong lớp. Stuart thì mù về VN nên chẳng nói gì, nhưng Sesto đọc câu đó là giật mình ngay: “Học viên VN có bao giờ thảo luận đâu mà có điểm thảo luận được?” Mình nói: “Tôi biết điều đó Sesto, chính vì vậy mà tôi có khoản đó để mỗi chúng ta phải nghĩ ra cách làm cho học viên thảo luận.” Sesto có vẻ rất stress. Nói đến chuyện này để các bạn hiểu, khi nói đến kỹ năng truyền thông của dân ta là các quý vị nước ngoài rất sợ.

Truyền thông có vài yếu tố quan trọng:

1. Cụ thể

Cụ thể và chính xác, thường đi đôi với nhau. Không cụ thể thì thường là thiếu chính xác.

Ví du: “Được rồi, em sẽ trả lời cho chị”.

Nói thế là chưa đủ cụ thể. Trả lời lúc nào? 50 năm nữa hay sao, chị đâu còn trẻ để đợi lâu thế?

Vì thế ta phải hỏi lại: “Khi nào thì em có thể trả lời? Em cần bao lâu để nghiên cứu?”
“Dạ, khoảng 2 tuần.”
“Được rồi. Hôm nay là thứ ba ngày 2. Đến thứ ba ngày 16 mà chị chưa thấy em gọi, thì chị gọi em được không?”
“Dạ được, chị”.

Khi nói thì phải nói rõ các chi tiết cụ thể như thế. Nếu người kia chưa nói cụ thể, thì người nghe có nhiệm vụ làm cho nó thành cụ thể. Đừng ngưng cuộc nói chuyện khi hai bên chưa thống nhất các chi tiết cụ thể.

2. Chính xác

Như đã nói trên, một phần của chính xác là cụ thể. Phần còn lại của chính xác là… chính xác.

Ví dụ: “Em mua cho chị mười ký bột mì nhé”.

“Chị nói bột củ khoai mì hay bột làm bánh mì?”

Người nói phải nói cho chính xác. Nếu người nghe thấy chưa được chính xác thì phải hỏi lại cho chắc.

3. Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện để kiểm tra lại

Cuối cuộc nói chuyện, tóm tắt và kiểm tra chính xác:

Em lập lại mọi chuyện mình đã bàn để chị xem em có thiếu điều gì không nhé. Mình đồng ‎ý là vấn đề này phức tạp, ta cần thêm ‎ý kiến của anh Hòa và chị Xuân. Và chị sẽ hỏi ‎ý kiến anh Hòa. Em hỏi ‎ kiến chị Xuân.

Mình có một tuần để làm việc đó.

Thứ hai, tuần sau em và chị trao đổi lại để xem mình nên mang ý kiến của anh Hòa và chị Xuân vào report này như thế nào.

Ngày thứ ba, mình sẽ chuyển đến anh Hòa và chị Xuân bản thảo mới.

Em sẽ lấy hẹn với anh Hòa và chị Xuân để cả bốn người chúng ta có thể gặp nhau ngày thứ sáu để hội ‎ý lần cuối.

Và ta hy vọng là có thể gửi bản hoàn tất đến các xếp ngày thứ hai tuần sau đó, tức là đúng ngày cuối tháng.

Em còn thiếu gì không chị?

Thế có nghĩa là trong một cuộc nói chuyện dài bạn nên vừa nói vừa ghi notes, để khỏi quên các chi tiết.

4. Rông rãi cho mọi người trong nhóm

Đây là nói về truyền thông của teamwork. Trong một nhóm, thì thông tin nên đầy đủ cho tất cả mọi người.

Ngày nay ta có email là cách hay nhất để cho mọi người cùng đọc được một message.

Dùng các cuộc họp thường xuyên của cả nhóm để thông báo cho nhau công việc trong nhóm.

Nếu hai người nói chuyện riêng với nhau ngoài hành lang, thấy có gì hay trong cuộc nói chuyện cả nhóm cần biết, thì email cho cả nhóm biết.

Mọi người trong nhóm cần biết hết tất cả mọi chuyện trong nhóm thì cả nhóm mới thành một team hữu hiệu, không dẫm chân lên nhau, hoặc bước đi nghịch hướng nhau.

5. Thường xuyên

“Thường xuyên” nghĩa là thường xuyên đủ để biết được chuyện gì đang xảy ra tại mọi thời điểm.

Ví dụ: Thái đã hẹn là thứ năm sẽ giao món hàng cho Khanh. Đến thứ năm, chẳng thấy gì cả, sang thứ sáu, thứ bảy, chúa nhật rồi tuần mới, Khanh cứ chờ dài cổ mà chẳng thấy gì cả. Gọi điện thoại cho Thái thì chẳng có trả lời. Để lại message trong voice mail, cũng chẳng thấy ừ hử gì cả. Đó là thông tin không thường xuyên đủ.

Nếu thứ tư Thái gọi điện thoại cho Khanh và nói: “Khanh ơi, lý ra là ngày mai giao hàng cho Khanh, nhưng hàng chưa về kịp. Theo lịch là về hôm nay, nhưng mới được họ gọi cho hay là xe giao hàng bị hư máy giữa đường nên có thể trễ 3 ngày. Vậy có thể là thứ bảy mình mới giao hàng được cho Khanh.” Đó là thường xuyên đủ.

Tại bất kỳ thời điểm nào, những người có liên hệ công việc với ta đều phải biết chuyện gì đang xảy ra với công việc. Nếu có một người ngồi đợi và không biết điều gì đang xảy ra, đó là thông tin không thường xuyên đủ.

Nếu nhận email, thì nên trả lời trong vòng 24 tiếng. Nếu không thể trả lời đầy đủ được trong vòng 24 tiếng, thì nên trả lời chớp nhoáng vài chữ: “Mình đã nhận. Sẽ hồi âm chi tiết sau.” Như thế để người gửi khỏi thắc mắc là không biết bên kia có nhận được thư của mình không hay lạc mất rồi. (Các hệ thống trả lời tự động của email không tin được, vì chưa chắc người nhận đã đọc email đó, hay đôi khi delete nhầm).

Khi hẹn ai điều gì, hẹn có thời gian rõ ràng. Đến kỳ hẹn là thông tin tiếp. Ví dụ: “Chị cho em suy nghĩ rồi em sẽ trả lời.” Hẹn thế là chưa được, phải thêm thời hạn. “Hai tuần nữa em sẽ trả lời cho chị”.

Đến hết hai tuần thì cho câu trả lời, hay nếu cần thêm hẹn thì nói: “Chị ơi, em nói hai tuần em xong cho chị nhưng mấy quyển sách em cần đọc để nghiên cứu mượn chưa được, chị cho em thêm 2 tuần nữa.” Đó là thường xuyên đủ để thông tin đầy đủ tại mọi thời điểm.

Đây là tóm tắt vài kỹ thuật truyền thông rất căn bản để làm việc. Dĩ nhiên ngoài vấn để kỹ thuật, chúng ta luôn luôn phải có một thái độ tích cực và hòa ái khi truyền thông với mọi người.

Chúc các bạn một ngày truyền thông.

Mến,

Hoành

© copyright 2011
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com