Chào các bạn,

Dưới đây là chia sẻ của anh Michael Landrum trên trang web toastmasters.org về 10 điều cần phải học trong giao tiếp dành cho các nhà lãnh đạo. Toastmasters International là một tổ chức hàng đầu thế giới thành lập từ năm 1924 tại Santa Ana, California chuyên về giúp đỡ mọi người phát huy khả năng và thoải mái hơn khi phát biểu trước đám đông. Tổ chức phi lợi nhuận này hiện nay đã có gần 250,000 thành viên thuộc 12,500 câu lạc bộ trên khắp 106 quốc gia.

Phần lớn các cuộc gặp mặt của Toastmasters có khoảng 20 người gặp nhau hàng tuần trong 1 đến 2 tiếng. Những người tham gia thực hành và học các kĩ năng bằng cách tham gia vào cuộc họp, diễn thuyết, hoặc giúp phụ trách tính giờ, đánh giá hoặc kiểm tra lỗi ngữ pháp. Không có người hướng dẫn mà thay vào đó mỗi bài phát biểu hoặc mỗi một cuộc gặp được đánh giá bởi các thành viên một cách tích cực, tập trung vào những điều đã thực hiện đúng và và những điều cần được làm tốt hơn.

Chúc các bạn một ngày tươi hồng,

Hoàng Khánh Hòa
.

Làm thế nào để nói như một nhà lãnh đạo.

1. Lắng nghe một cách rộng lượng. Emerson nói rằng “Đầu tiên hãy hiểu, sau đó là được hiểu”. Làm thế nào để lắng nghe một nhóm khán giả? Hãy nghiên cứu. Tìm hiểu xem họ là ai, họ muốn gì và cần gì, và họ mong chờ gì từ bạn. Khi bạn bước lên bục phát biểu, dừng lại và lắng nghe. Họ đã sẵn sàng nghe bạn nói chưa? Trong quá trình nói, tiếp tục lắng nghe. Tập trung vào họ. Họ có đang vươn về phía trước, phía sau, hay dựa vào nhau? Hãy sẵn sàng bỏ qua những nhận xét đã được chuẩn bị của bạn để tạo lấy lại sự gần gũi với họ. Đặt ra những câu hỏi. Thậm chí là những câu đơn giản như “Điều đó có rõ không?” cũng giúp tăng cường sự giao tiếp.

2. Nói điều bạn ngụ ý và trình bày ý nghĩa điều bạn nói. Hai cụm từ này có giống nhau không? Rõ là không rồi. “Nói điều bạn ngụ ý” có nghĩa là nói lên sự thật. “Trình bày ý nghĩa điều bạn nói” có nghĩa là đưa ra cam kết, giữ lời hứa, trân trọng lời nói. Có một cái gì đó có ý nghĩa để nói ra. Đứng lên bục với chủ ý là tạo ra một sự khác biệt cho khán giả của bạn.

3. Sử dụng ít từ nhất với ít âm tiết nhất. Tôi liên tục gặp phải vấn đề này. Đó là lý do tôi thường viết đi viết lại, tìm những từ mạnh, tạo ấn tượng mà tôi có thể chuyển đổi thành những từ đơn, giản dị. Xóa từ “vì thế” mà thay bằng “vậy”. Đó là một sự tiết kiệm thực sự trong viết lách. Nhớ rằng thành phần cơ bản của giao tiếp không phải là từ mà là ý tưởng.

4. Đứng về phía khán giả của mình. Chúng ta có thể nghĩ là chúng ta nói với khán giả, nhưng đôi khi việc nói vì khán giả của mình cũng quan trọng. Thể hiện những suy nghĩ và cảm xúc mà bạn chia sẻ với họ. Thậm chí nếu bạn nghĩ họ sai và bạn là người ủng hộ sự thay đổi mạnh mẽ, đầu tiên bạn phải hiểu và nêu rõ cảm xúc của họ. Những nhà lãnh đạo lớn biết rằng lãnh đạo bắt đầu với chữ “chúng ta”.

5. Cụ thể. Sử dụng các câu chuyện, những câu chuyện ngắn, truyện ngụ ngôn, và ví dụ hơn là cái gì chung chung trừu tượng. Đây là một vấn đề khó với nhiều người. Họ thích trình bày một chủ đề một cách trừu tượng, rời rạc, chung chung. Những diễn giả giỏi và giáo viên giỏi thường thêm thắt câu chuyện của họ bằng các ví dụ cụ thể. “Anh ta có vẻ thất vọng khi anh ta rời đi” thì chung chung. “Anh ta khịt mũi, đá con chó, và đóng sầm cửa lại” là cụ thể.

6. Kết hợp hành động với lời nói, lời nói với hành động cho phù hợp. Đừng nói “Tôi rất vui được có mặt ở đây” mà lại nhìn vào đồng hồ đeo tay. Hãy để ý đến sự giao tiếp không bằng lời. Động tác, tư thế, biểu hiện khuôn mặt, năng lượng, giọng nói, và hàng ngàn những chi tiết nhỏ xíu mà thứ sự truyền tải khả năng giao tiếp của bạn thật và chi tiết. Chúng ta đều có thể hiểu rõ ý nghĩa câu “Anh yêu em”. Nhưng tầm quan trọng thực sự, ý nghĩa thực sự của nó, lại thể hiện ở cách mà chúng được nói ra và người nói những lời đó.

7. Kết cấu bài nói. Một cách hữu ích để làm cho bài nói của bạn đáng nhớ là nói theo một kết cấu và nói cho người nghe biết về kết cấu đó. Chia sẻ với họ hình thức trình bày các suy nghĩ và nội dung của bạn và họ sẽ có thể theo dõi được những ý tưởng phức tạp. Điều đó cũng dễ cho bạn để ghi nhớ hơn. Mọi người sẽ đánh giá cao phong cảnh hơn với một cái nhìn qua về hành trình chuyến đi như thế nào.

8. Nói để được hiểu. Hãy nói như thế nào để mọi người đều có thể nghe được bạn. Bạn chăm chút hình dáng bên ngoài, vậy tại sao không chăm chút cho lời nói? Chỉ với một chút nỗ lực nhỏ, nó có thể trở nên to, giòn, rõ, và có những sắc thái khác nhau. Thật đáng buồn nếu như diễn giả dành năng lượng của họ để tạo ra một bài nói sống động, kết cấu chặt chẽ và sau đó lại thì thầm, lí nha lí nhí.

9. Nói vì lợi ích của người khác. Hãy phục vụ khán giả tốt bằng cách giữ được sự quan tâm của bạn dành cho họ trước tiên. Đây là nguyên tắc vàng trong khi nói. Làm một khán giả bạn có thể dễ dàng nói ra khi nào người diễn giả đang tự nói với anh ta. Không có gì giao tiếp rõ ràng hơn là chủ đích rõ ràng.

10. Nói từ cái tôi cao nhất. Cái tôi cao nhất là nơi hi vọng tồn tại. Để dẫn dắt hiệu quả cần một cái nhìn dũng cảm, tích cực, lạc quan. Giống như bất cứ người phi hành gia nào nói với bạn, nếu bạn đủ cao thì bạn sẽ luôn trong ánh mặt trời. Tuy vậy có một hạn chế trong quy luật này. Hãy cẩn thận bạn nâng mình lên quá cao. Hãy khiêm tốn. Có ý kiến chỉ là một sự hoàn thiện nhỏ. Trong phần lớn các trường hợp, một cách cư xử khiêm tốn sẽ tăng cường giao tiếp.

.

How to speak like a leader.

1. Listen generously. Emerson said: “First seek to understand, then to be understood.” How do you listen to an audience? Do your research. Find out who they are, what they need and want, and what they expect from you. When you step to the lectern, pause and listen. Are they ready to hear you? During your speech, keep listening. Pay attention to them. Are they leaning forward, backward or on each other? Be willing to depart from your prepared remarks to recover your rapport with them. Ask questions. Even something as simple as “Is that clear?” can reestablish contact.
2. Say what you mean and mean what you say. Aren’t these two phrases the same? No indeed: “Say what you mean” is about telling the truth, “Mean what you say” is about making a commitment, keeping your promise, honoring your word. Have something meaningful to say. Step to the lectern with the intention of making a difference to your audience.
3. Use the fewest words with the fewest syllables. I run afoul of this one all the time. It’s the main reason I rewrite so often, looking for big, two-dollar words I can swap for a single 10-cent syllable. Delete therefore, insert so. That’s real economy in writing. Remember that the basic unit of communication is not the word but the idea.
4. Align with your audience. We may consider it our task to speak to the audience, but it is sometimes more important to speak for them. Express those thoughts and feelings that you share with them. Even if you think they are wrong and you are the advocate of sweeping change, you must first understand and articulate their feelings. Great leaders know that leadership begins with the pronoun we.
5. Be specific. Use stories, anecdotes, parables and examples rather than generalities and abstractions. This is a tough one for some people. They love to wander through a topic in the abstract, scattering generalities as they go. The great teachers and speakers pepper their talks with vivid, detailed examples. “He seemed upset as he left” is general. “He blew his nose, kicked the dog and slammed the door” is specific.
6. Suit the action to the word, the word to the action. Don’t say “I’m glad to be here” while looking at your wristwatch. Be aware of your non-verbal communication. Your gestures, posture, facial expressions, energy, tone of voice, and a thousand other tiny, unuttered elements actually carry the true and specific meaning of your communication. We can understand the words “I love you” well enough. But their true importance, their actual meaning, is all wrapped up in how they are spoken, and by whom.
7. Structure your speech. One valuable way to make your talk memorable is to speak to a structure and make your listeners aware of it. Share with them the form of your thoughts as well as the content and they will be able to follow more complex ideas. It will be easier for you to remember, too. People appreciate the scenery more with a glance at the road map every now and then.
8. Speak to be understood. Have the courtesy to develop your voice so that all may hear you. You groom your appearance, so why not cultivate your voice? With a little effort it can be strong, crisp, clear and various in texture, color and range. It’s sad when speakers expend their energy to create a vivid, well-constructed talk and then whisper, mutter or mumble.
9. Speak for the benefit of others. Serve your audience well by keeping their interests foremost in your mind. This is the golden rule of speaking. As an audience member you can easily tell when a speaker is self-serving. Nothing communicates more clearly than intention.
10. Speak from your highest self. The highest self is where hope resides. To lead effectively requires a courageous, positive, optimistic view. As any astronaut will tell you, if you get high enough you will be in perpetual sunshine. There must be a caveat attached to this rule, however: Beware of elevating yourself with a high horse. Be humble. Having an opinion is a meager accomplishment. On most occasions a modest demeanor improves communication.

Michael Landrum, ATMB, is a speaker, coach and writer in New York.