Chào anh chị em,

Người ta thường nói 80% vấn đề trong một cơ sở kinh doanh là vấn đề truyền thông. Mình đọc điều này từ nửa thế kỷ trước. Nhưng ngày nay, lớn tuổi đời hơn một chút, mình nghĩ rằng 100% vấn đề trong kinh doanh là vấn đề truyền thông, vì mình chẳng nghĩ ra vấn đề nào trong kinh doanh không là vấn đề truyền thông – ngoại trừ chuyện trên trời bất ngờ rơi xuống một bom hạt nhân ngay trên đầu bạn. (Nhưng đó cũng là vấn đề hiểu lầm hay không hiểu nhau (miscommunication) của hai hay nhiều lực lượng hạt nhân nào đó trên thế giới).

Chúng ta sống và làm việc cùng mọi người thì vấn đề chỉ có thể xảy ra khi người này nói gà, người kia hiểu vịt. Và đó là chuyện xảy ra thường ngày, mỗi ngày cả chục lần cho mỗi người. Bạn nói với robot, robot hiểu lầm bạn và làm bậy, thì đó cũng là con người miscommunicate đâu đó – bạn miscommunicate với robot, hay nhóm chuyên gia làm robot đã miscommunicate với nhau – đừng đỗ lỗi cho máy móc. Máy móc chẳng biết gì, chỉ làm việc theo ấn nút.

Các bạn, mình là luật sư tranh tụng, kiếm cơm bằng nói năng chính xác, dễ hiểu, ngắn gọn, và thuyết phục với tòa. Cho nên vấn đề truyền thông đối với mình là vấn đề nồi cơm, chẳng là chuyện nhỏ – trên đời chẳng có gì quan trọng hơn nồi cơm của bạn. (Dù là kinh sách ít nhắc đến nồi cơm).

Nếu các bạn nghĩ rằng các bạn chỉ cần nói với nhau một câu về một chuyện gì đó, là đủ hiểu nhau, thì có khả năng 90% là bạn sai, và bạn sẽ có vấn đề trong 90% cuộc đối thoại của bạn.

Cái test dễ nhất để thấy vấn đề là hãy nghĩ đến một người rất gần gũi bạn, như là vợ/chồng, anh/chị/em, ba/mẹ, bạn thân… Đã bao nhiều lần bạn nói một câu giản dị, như là “xong việc rồi em/con về” và người nghe nghĩ là bạn sẽ về trong vài tiếng nữa, nhưng bạn đi tuốt luốt một tuần, vì một tuần bạn mới xong việc.

Và đó là các communications giản dị, hằng này. Nhân khó khăn hằng ngày đó lên 100 lần, bạn có vấn đề trong kinh doanh, về những truyền thông phức tạp, với những người xa cách mình hơn là người trong gia đình.

Rất nhiều người yếu communication, nhưng họ không biết họ yếu.

* Cách giải quyêt vấn đề phần nào (phần nào thôi, chẳng thể giải quyết 100% được) là trong một cuộc đối thoại, nếu mình là người nghe (như là đang nói chuyện với boss) thì:

1. Trong lúc nói chuyện, boss nói đến đâu, hỏi lại đến đó, để biết chắc là mình hiểu từng câu. Luôn luôn lập lại điều mình nghe, để chắc chắn là mình hiểu từng câu. (Và đương nhiên là có cuốn sổ tay, ghi lại lời boss nói).

2. Đến cuối buổi đối thoại, lập lại với boss: “Để em lập lại những điều anh bảo em làm, cho chắc chắn là em hiểu đúng ý anh. Anh bảo em làm 3 việc A, B, C, theo đúng thứ tự A trước, rồi B, rồi C. A thì em phải làm thế này… B thì em phải làm thế này… và C thì em phải làm thế này… Vậy đúng ý anh không ạ.”

Nếu boss gật đầu: “Đúng ý anh rồi,” bạn an tâm một chút, nhưng đừng tin rằng giữa bạn và boss đã hiểu nhau 100% và chẳng còn vấn đề gì nữa. Một thời gian sau bạn hay boss sẽ khám phá ra hai người vẫn chưa hiểu nhau hết, và cần nói chuyện thêm để đả thông tư tưởng.

Communication không phải là những cột mốc cây số, mà là một tiến trình phát triển liên tục không ngừng – hôm nay nói, vài ngày tới nói, vài ngày sau đó nói… liên tục để cập nhật thông tin và đả thông tư tưởng với nhau.

* Ngược lại, nếu bạn là boss nói chuyện với một nhân viên, bạn cần kiên nhẫn, nói chậm và rõ, và nhìn mặt nhân viên xem họ có hiểu không. Tại mỗi điểm, hỏi: “Em có hiểu không? Lập lại điều anh nói cho anh nghe với.” Đến cuối cuộc đối thoại, bạn cũng hỏi: “Giờ em lập lại những điều anh mới căn dặn em.”

Và mai mốt khám phá ra là cả hai đã hiểu lầm nhau, thì đừng bực mình, vì miscommunication là chuyện bình thường, không thể tránh hết được, như vịt đẻ trứng thường xuyên trên bờ hồ. Cứ tiếp tục đả thông tư tưởng.

* Làm việc trên phone, thì lại càng khó hơn trăm lần. Ghi xuống giấy mọi chi tiết. Hỏi đi hỏi lại nhiều lần. Và hỏi người bên kia đã hiểu đúng ý mình điếm A, điểm B, điểm C không. Và người kia phải xác nhận họ hiểu, từng điểm một.

Cúp phone rồi thì viết ngày một email cho người kia, tóm tắt điều mình hiểu về cuộc đối thoại, để người kia biết là mình hiểu đúng hay hiểu sai để chỉnh sửa cho mình (và để tương lai có bằng chứng trên giấy mực là tôi đã có nói chuyện với anh ấy thế này, thế này).

* Email xác nhận tóm tắt cuộc trò chuyện nên được sử dụng sau mỗi cuộc trò chuyện bằng lời nói, “để giữ cho hồ sơ được chính xác.”

Đừng mất kiên nhẫn và đừng sợ mất lòng nhau. Phải chậm để chắc chắc là khó có khả năng hiểu nhầm.

Các bạn hãy tư duy như thế này: Nếu mình là chiến binh trên mặt trận, mình muốn hỏi đi hỏi lại 10 lần lời chỉ huy nói, để hiểu cực kì rõ, hay muốn lãnh một viên đạn của phía bên kia vào giữa trán?

Communication cần thiết và khó khăn vậy đó bạn. Bạn sẽ không thể ngăn chặn miscommunication hết được. Nhưng nếu bạn chặn được khoảng 70% thì bạn là thiên tài và đủ để thành công lớn (vì người trung bình chưa chắc đã chặn được tới 30%).

* Đối với các cơ quan nhà nước thì communication cũng quan trọng y hệt như trong kinh doanh. Nhưng mình cảm thấy không có lòng tin cao với các quý vị nhà nước về truyền thông. Thấy các quý vị thường tự nhiên có quyết định gì đó bất ngờ, trước đó một thời gian chẳng đưa đề nghị ra để hỏi người dân góp ý. Ban hành quyết định chớp nhoáng xong, người dân la ó dữ quá, hoặc các chuyên gia nói là “không thể được,” thế là phe ta rút lại quyết định để… “chúng tôi từ từ tính thêm.”

Well, what can I say?

Với yêu thương,

Hoành

Truyền thông – Communication

Dear Brothers and Sisters,

People often say that 80% of problems in a business are communication problems. I read this half a century ago. But today, a little older, I think that 100% of problems in business are communication problems, because I can’t think of any business problem that isn’t a communication problem – except for the case of a nuclear bomb suddenly falling from the sky right on your head. (But that’s also a problem of misunderstanding or miscommunication between two or more nuclear powers in the world).

We live and work with people, so problems can only happen when one person talks about chickens and the other understands ducks. And that happens every day, dozens of times a day for each person. You talk to a robot, the robot misunderstands you and does something wrong, then that is also a human miscommunication somewhere – you miscommunicate with the robot, or the group of experts who made the robot miscommunicated with each other – don’t blame the machine. The machine doesn’t know anything, it just works by your button pressing.

My friends, I am a litigation lawyer, earning a living by speaking accurately, understandably, concisely, and convincingly to the court. So the problem of communication for me is the problem of my rice pot, it is not a small matter – there is nothing more important in the world than your rice pot. (Although the scriptures rarely mention rice pots).

If you think that you only need to say one sentence to each other about something, to understand each other, then there is a 90% chance that you are wrong, and you will have problems in 90% of your conversations.

The easiest test to see the problem is to think of someone very close to you, such as your wife/husband, brother/sister, father/mother, best friend… How many times had you said a simple sentence, such as “When I’m done with work, I’ll be home” and the listener thought you would be home in a few hours, but you were gone for a week, because it took you a week to finish your work.

And that’s a simple, everyday communication. Multiply that daily difficulty by 100 times, and you have a business problem, in complex communications, with people who are more distant from you than family members.

Many people are weak in communication, but they don’t know they are weak.

* The way to partially solve the problem (only partially, it can’t be solved 100%) in a conversation, if you are the listener (like talking to the boss) is:

1. During the conversation, ask the boss what he says, to make sure you understand each sentence.
Always repeat what you hear, to make sure you understand each sentence. (And of course, have a notebook, write down what the boss says).

2. At the end of the conversation, repeat to the boss: “Let me repeat what you told me to do, to make sure I understand you correctly. You told me to do 3 things A, B, C, in the correct order: A first, then B, then C. A means I have to do this… B means I have to do this… and C means I have to do this… Is that what you mean?”

If the boss nods: “That’s what I meant,” you can rest assured, but don’t believe that you and your boss understand each other 100% and there are no more problems. After a while, you or your boss will discover that you both still don’t understand each other completely, and need to talk more to get your thoughts straight.

Communication is not a milestone, but a continuous and never-ending process – talking today, talking again in a few days, talking again a few days after that… continuously, to update information and have a clear understanding.

* On the contrary, if you are a boss talking to an employee, you need to be patient, speak slowly and clearly, and look at the employee’s face to see if s/he understands. At each point, ask: “Do you understand? Please, repeat what I told you.” At the end of the conversation, you also ask: “Now repeat what I just told you.”

And if later you discover that you both have misunderstood each other, don’t be upset, because miscommunication is normal, unavoidable, like ducks laying eggs regularly on the lake shore. Just keep communicating.

* Working on the phone is a hundred times more difficult. Write down every detail on paper. Ask over and over again. And ask the other person if they have understood your point A, point B, point C correctly. And the other person must confirm that they understand, point by point.

After hanging up the phone, write an email to the other person, summarizing what you understand about the conversation, so that the other person would know if you understand it correctly or not, so that he could correct you (and so that in the future, there would be proof in writing that you have talked to him like this, like this).

* The confirming email summerizing a conversation should be used after every oral conversation, “to keep the record straight.”

Don’t be impatient and don’t be afraid of annoying each other. Take your time to make sure that there is little chance of misunderstanding.

Think of it this way: If you were a soldier on the battlefield, would you rather ask your commander 10 times to understand exactly what he said, or would you rather get a bullet from the other side in the middle of your forehead?

Communication is necessary and difficult like that. You will not be able to prevent all miscommunications. But if you can prevent about 70%, you are a genius and enough to be a big success (because the average person may not be able to prevent up to 30%).

* For government agencies, communication is just as important as in business. But I don’t feel that I have much confidence in the government, in terms of communication. I see that government officials often make sudden decisions, without prior proposals for people to comment for a period of time. After a decision is issued so quickly, people boo loudly, or experts say it is “impossible,” then our guys/gals would withdraw the decision, so that… “we will continue thinking gradually.”

Well, what can I say?

With compassion,

Hoành

o0o

© copyright 2025
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
http://www.dotchuoinon.com