Chào các bạn,

Ngày nay chúng ta dùng email hầu như cho tất cả mọi sự, kể cả những việc quan trọng như gửi thư tìm việc, thư từ với khách hàng, thân chủ… Vấn đề là, vì email rất giản tiện và không nhiều hình thức, nhiều người không quan tâm đến việc viết một email cho tử tế, và do đó có thể làm cho người nhận hiểu lầm và bực mình vì lá thư, hoặc định giá thấp về kỹ năng truyền thông của người gửi. Nói chung là hỏng việc. Vì thế, chúng ta cần quan tâm đến kỹ năng sử dụng email của mình.

• Lỗi thường xuyên và nguy hiểm nhất là gửi kèm một “attachment file” (file đính kèm) mà không nói gì cả.

Thường là người nhận không mở, chỉ delete ngay vì sợ virus.

Đọc tiếp Viết Email →

Chào các bạn,

Khi viết email chúng ta có CC và BCC. Vậy chúng là gì? Và tại sao ta không nên dùng BCC cho email cá nhân?

CC là carbon copy. Trước thời personal computer và printer làm cho việc viết và in thành dễ dàng, muốn viết hay đánh máy một lần mà lại ra thành nhiều bản thì người ta dùng carbon paper. Carbon paper là một tờ giấy rất mỏng, trát than (carbon) một mặt, đặt giữa hai tờ giấy viết (xem hình), mặt than úp xuống tờ dưới. Khi ta viêt trên tờ trên, sức ấn của nét chữ sẽ đè xuống tờ carbon và do đó in than xuống tờ dưới, cho ta thêm một bản copy, mà không cần máy móc gì cả.

Đọc tiếp BCC →

Chào các bạn,

Trong các kỹ năng nói và viết chuyện, có lẽ kỹ năng khó nhất cho mọi người là giản dị hóa. Trong cuộc họp CSIS về Biển Đông vừa rồi ở Washington, có một anh rất giỏi, nhưng anh ấy nói chuyện luật thì chỉ vài người hiểu được con đường loanh quanh của anh ấy, đa số mọi người không hiểu được. Tương tự như thế, trong rất nhiều cuộc đối thoại hoặc khẩu chiến hay bút chiến ta thường gặp, một người nói/viết một hơi dài, xong rồi những người khác hỏi, “Anh nói/viết cái gì vậy?”

Nói mà người nghe không hiểu thì thà đừng nói, vì không hiểu thì rất có thể là hiểu lầm. Mình nói gà, người ta hiểu vịt thì hỏng.

Đọc tiếp Nói và viết giản dị →

Chào các bạn,

Email cho chúng ta một phương tiện truyền thông tuyệt vời, không chỉ vì email tiện nghi mà còn vì email làm cho truyền thông thành chính xác hơn.

Ngày xưa, đặt bút viết một điều là rất phiền toái, vì muốn truyền thông bằng viết thì ta phải viết xuống hay đọc cho cô thư k‎ý ghi bằng tốc ký, cô ấy đánh máy, bỏ vào phong bì, gửi đi qua đường bưu điện Kim Quy (tức là đường rùa đấy các bạn), mấy ngày sau mới đến phía bên kia, rồi bên kia lại hồi âm bằng thơ rùa như thế.

Người ta thường rút ngắn thời gian bằng điện thoại, rồi sau đó lại tóm tắt các điểm chính đã đồng ‎ý trong điện thoại và gửi cho nhau bằng thơ rùa. Đến thời có fax thì fax cho nhau. Nếu phải đính chính tóm tắt thì phải dùng thơ rùa hay fax để đính chính.

Đọc tiếp Gửi tôi một email →