Danh mục lưu trữ: Kỹ năng quản lý

Giải pháp cho các vấn đề truyền thông

Chào các bạn,

Trong bài “Truyền thông của người Việt” chúng ta đã nhắc qua một số vấn đề thường gặp trong cách nói chuyện/truyền thông của người Việt chúng ta: truyền thông bằng im lặng, lúc nào cũng “yes”, nói ngược sự thật, truyền thông kiểu bí mật, truyền thông kiểu cá nhân hay phe nhóm, và nói kiểu mù mờ.

Hôm nay chúng ta nói đến các giải pháp cho vấn đề truyền thông này.

1. Giải pháp đầu tiên là chúng ta phải nhạy cảm về việc “nghe”.

Thường thì người nghe tốt thì nói tốt, người nghe tồi thì nói tồi.

Continue reading Giải pháp cho các vấn đề truyền thông

Nói chuyện chính xác

Chào các bạn,

Nếu bạn có thói quen nói chính xác thì có lẽ là bạn cũng có thói quen nghe chính xác. Người nói không chính xác thì cũng thường nghe không chính xác.

Đương nhiên nói và nghe là hai kỹ năng chính của truyền thông (communication). Nếu bạn không truyền thông tốt thì rất khó làm việc, vì người khác nói bạn hiểu sai ý, và khi bạn nói, bạn nói không đúng ý bạn muốn nên người khác không thể hiểu đúng ý bạn.

Continue reading Nói chuyện chính xác

Giản dị hóa để giải quyết vấn đề

Chào các bạn,

Những bài thơ có ấn tượng nhất đối với chúng ta thường là những bài thơ rất giản dị, như là

Bão

Cơn bão nghiêng đêm
Cây gẫy cành bay lá
Ta nắm tay em
Cùng qua đường cho khỏi ngã
Cơn bão tạnh lâu rồi
Hàng cây xanh thắm lại
Nhưng em đã xa xôi

Và cơn bão lòng ta thổi mãi…

(Tế Hanh)

Ngôn ngữ giản dị, ý‎ tưởng giản dị, trình bày trực tiếp, là cách nói/viết nhiều hiệu quả nhất.

Continue reading Giản dị hóa để giải quyết vấn đề

Truyền thông trong công việc

Chào các bạn,

Truyền thông là communication. Hôm nay chúng ta nói về nhu cầu truyền thông trong công việc. Truyền thông trong công việc là một kỹ năng truyền thông mà dân Việt chúng ta rất yếu. Người nước ngoài khi làm việc với người Việt là thường sợ khoản truyền thông này.

Năm 1992 mình hướng dẫn một lớp luật tại Bộ Tư Pháp ở Hà Nội và Sài Gòn cho các giáo sư và luật gia Việt Nam về một số luật căn bản của Mỹ để giúp Việt Nam “nhìn ra thế giới”. (Đây là lớp học của Mỹ đầu tiên ở Việt Nam – không tính trước 1975 ở miền Nam. Cực kỳ khó để mở vào thời đó, vì cả Mỹ lẫn VN đều không thích, mà còn nghi ngờ chính trị. Nhiều người nói là mình làm chuyện impossible. Nhưng chuyện impossible đã thành sự thật, sau nhiều cố gắng trầy vi tróc vẩy của mình. Nhưng chuyện này để khi khác kể). Mình là trưởng đoàn, hai giảng viên kia là Sesto Vecchi – nhiều người ở VN biết Sesto — và Stuart Lemle, một luật sư về thương mãi ở Washington DC. Lớp học dài 1 tuần ở mỗi thành phố. Trước khi mở lớp, mình soạn một tờ “định giá”, để cuối khóa các học viên định giá các giảng viên. Trong tờ định giá, mình có một câu về khả năng của giảng viên trong việc khuyến khích các học viên tham gia thảo luận trong lớp. Stuart thì mù về VN nên chẳng nói gì, nhưng Sesto đọc câu đó là giật mình ngay: “Học viên VN có bao giờ thảo luận đâu mà có điểm thảo luận được?” Mình nói: “Tôi biết điều đó Sesto, chính vì vậy mà tôi có khoản đó để mỗi chúng ta phải nghĩ ra cách làm cho học viên thảo luận.” Sesto có vẻ rất stress. Nói đến chuyện này để các bạn hiểu, khi nói đến kỹ năng truyền thông của dân ta là các quý vị nước ngoài rất sợ.

Continue reading Truyền thông trong công việc

Teamwork – Gia nhập nhóm mới

Chào các bạn,

Mỗi tổ chức, mỗi nhóm người có một văn hóa riêng. Nếu bạn có 4 người bạn đã từng thân thiết và gặp gỡ nhau thường xuyên lâu năm, nhóm 4 người đó có một văn hóa đặc biệt, với những ứng xử đặc biệt, mà người ngoài nhóm không biết. Mỗi gia đình có một văn hóa riêng, người ngoài không biết. Mỗi văn phòng có một văn hóa riêng, người ngoài không biết.

Cho nên khi bạn đến với một công việc mới tại một văn phòng mới, gia nhập một nhóm mới, vào một diễn đàn mới… là bạn bước vào một văn hóa mới với nhiều điều bạn không biết.

Continue reading Teamwork – Gia nhập nhóm mới

Interested in people – Thích người

Chào các bạn,

Dịch “interested in people” là “thích người” thì không hoàn toàn mang lại công lý cho từ interested. I am interested in music là tôi thích nhạc. Người interested in music thì thích nghe nhạc, chơi nhạc, mua nhạc, tìm hiểu thêm về nhạc. I am interested in you là tôi thích anh. Người interested vào bạn là người muốn tìm hiểu thêm về bạn, gần bạn hơn, kết thân với bạn. Interest có thể dẫn đến thành bạn bè đối tác thương mãi, hay tình bạn khắng khít, hay tình yêu nam nữ. Interested luôn luôn hàm nghĩa thích thú, tò mò, muốn gần gũi thêm, muốn tìm hiểu thêm, một cách thân tình chứ không phải kiểu công an muốn tìm hiểu thêm nghi phạm.

Thế thì bạn có interested in people–interested vào người ta–không?

Continue reading Interested in people – Thích người

Đối thoại thế nào?

Chào các bạn,

Hôm nay chúng ta hãy cùng chia sẻ về nghệ thuật đối thoại. Làm thế nào để có một đối thoại mang đến nhiều lợi ích cho mình?

Đối thoại nhiều lợi ích nhất là đối thoại mang đến đồng cảm, khi xong cuộc đối thoại cả hai người thấy hiểu nhau hơn và gần nhau hơn.

– Tranh luận sùi bọt mép vì anh thích A tôi ghét A không phải là đối thoại (hay ít ra thì cũng không phải là đối thoại ta nên có).

– Ngồi giả vờ ừ ừ dạ dạ nhưng chẳng nghe chữ nào, và đầu thì đang ở cách đó 200km, không phải là đối thoại.

Continue reading Đối thoại thế nào?

Teamwork – Phối hợp

Chào các bạn,

Mặc dù bóng đá rất có ít điểm, đợi dài cổ cả 90 phút đôi khi vẫn chẳng có gôn nào, nhưng nhiều người vẫn thích xem bóng đá và vẫn theo dõi từng giây đồng hồ các chuyển động “không gôn”. Sở dĩ thế vì bóng đá là một môn thể thao đẹp. Người ta xem bóng đá, không chỉ để xem người cầu thủ có bóng trong chân, mà để xem chuyển động của toàn đội, người có bóng và 9 người không có bóng, cùng 10 người của đội bên kia (không tính thủ môn).

Người có bóng đang ở đâu, chạy hướng nào, các cầu thủ khác do đó chạy về hướng nào để sửa soạn đón bóng, và mọi cầu thủ vừa chạy, vừa đổi vị thế, vừa chuyền bóng, đón bóng như thế nào…. và đội bên kia cũng làm thế nhưng trong vị trí phòng thủ… Đó là chiến lược của hai đội (bên cạnh tài năng cá nhân), làm bóng đá vừa đẹp vừa thông minh.

Và rất gần với đời sống ngoài sân cỏ (tức là rất tốt để ta nghiên cứu teamwork cho management).

Continue reading Teamwork – Phối hợp

Teamwork và Phản biện

Chào các bạn,

Mọi đôi mắt trên thế giới đang dồn về Nam Phi, không chỉ vì bóng đá, mà còn vì đó là một hiện tượng huynh đệ thân ái có lẽ là lớn nhất lịch sử Phi Châu và rất lớn cho thế giới. Đây là lần đầu tiên World Cup diễn ra tại Phi Châu, cơ hội lớn cho các nước Phi Châu hãnh diện và đoàn kết trong tình huynh đệ; và lần đầu tiên một quốc gia da đen làm chủ nhà, tỏ tình bình đẳng chủng tộc trên thế giới.
Continue reading Teamwork và Phản biện

Cái gì là trọng tâm của quản lý ?

Chào các bạn,

Trong mấy thập niên qua, tư duy của người Việt ta, nói chung, rất khác nhau về quản l‎ý chiến tranh và quản lý hòa bình.

Khi có chiến tranh ta tập trung vào chỉ một điểm “Con người Việt Nam quyết chiến, quyết thắng, sẵn sàng chết cho tổ quốc”.  Ta nói đến Thánh Gióng, một đứa bé lên ba, xung trận, gẫy kiếm sắt thì nhổ tre đánh giặc.  Ta nói đến Hai Bà Trưng,  nhi nữ anh hùng, thà chết không hàng.  Ta nói đến Hội Nghị Diên Hồng với các bô lão: “Thế nước yếu lấy gì lo chiến chinh?  Hy sinh!”  Đó là quản lý tập trung vào một điều duy nhất—cái tâm quyết thắng của con người.
Continue reading Cái gì là trọng tâm của quản lý ?

Tư duy hàng đặt và tư duy hàng hóa

Có một người mở một xưởng từ năm 2002 đến nay, xưởng vẫn vậy vẫn một máy tiện, một máy khoan, một máy mài. Ai đến đặt hàng thì làm, không có ai đến đặt hàng thì ngồi chơi xơi nước.

Có một cửa hàng may ở thị trấn của một người chị trong nhóm bạn thân của tôi, vất vả lắm mới mở được cửa hàng vì ít vốn. Vậy mà chỉ sau 8 năm đến nay chị ấy đã trở thành một giám đốc một công ty may có nhiều sản phẩm bán chạy trên thị trường.
Continue reading Tư duy hàng đặt và tư duy hàng hóa

Người trông cậy được

Chào các bạn,

Từ quan trọng nhất khi định điểm một người để tuyển họ vào việc nào đó là “trông cậy được” (reliable). Tất cả mọi nhận xét về đức tính và vốn liếng của người đó—thông mình, hoạt bát, kinh nghiệm…– rốt cuộc quy về một chữ “reliable.” Reliable thì tuyển, không reliable thì không tuyển.

Trong mọi liên hệ khác ở đời cũng chỉ một từ reliable—thương mãi, kinh tế, chính trị, chủ thợ, vợ chồng, bạn trai bạn gái, teamwork, v.v… Một người mà ta có thể sống chung hay làm việc chung thường xuyên là một người có thể trông cậy được. Hắn có thể đẹp trai hay xấu trai, kiêu căng hay khiêm tốn, thông minh hay khù khờ, nhưng nếu trông cậy được là được.

Trông cậy được (reliable, reliability) tối thiều được thành hình nhờ các tính chất sau:

1. Thành thật: Nếu bác không thành thật thì Diêm Vương gặp bác cũng phải chạy, nói chi người.

2. Lời nói chắc chắn: Nói 3 giờ có mặt thì động đất cũng có mặt lúc 3 giờ. Nói là sẽ làm việc gì thì sẽ làm việc đó. Việc gì chưa biết thì nói chưa biết, biết mơ hồ thì nói biết mơ hồ.

Dĩ nhiên là người nói chắc chắn cũng là người thành thật, nhưng đôi khi có người thành thật nhưng lại ăn nói không chắc chắn. Ví dụ: Hắn nói có mặt 3 giờ, thì thế nào hắn cũng có mặt, nhưng có thể là 4, 5 giờ. Tên này rât lỏng lẻo về thời gian.

3. Trung thành: Đã là bạn thì luôn là bạn, không vì bất đồng ‎y’ kiến về việc gì đó mà đổi bạn thành thù, hay vì cả hai mê một cô hoặc giành một chức vị mà không chơi với nhau được nữa, hay bực nhau chuyện gì đó rồi đổi bạn thành thù.

Trung thành không có nghĩa là luôn luôn đồng ý. Trung thành là luôn luôn giữ vững liên hệ nền tảng, dù có bất đồng ý về chuyện gì đó.

Trung thành là không bỏ chạy khi đụng chuyện—khi bạn lên thì là bạn, khi bạn bị đời chối bỏ và ngyền rủa thì ta bỏ bạn. Thế thì ruồi chạy theo mật chứ bạn bè gì. Bạn có nghĩa là: Khi cả thế giới bỏ bạn, bạn có thể đến tựa vào vai mình.

Vợ chồng, thầy trò … cũng vậy.

4. Hiểu ‎ý nhau: Người reliable nghe rất kỹ và luôn cố để hiểu đúng ý người kia và làm đúng ý. Rất ít khi có chuyện “Ồ, em tưởng thế này.”

Người reliable chẳng cần nói nhiều. Nói một từ với nhau là đã hiểu trọn ý.

Nhưng làm sao thực hiện được nghệ thuật hiểu nhau này? Thưa, lắng nghe với sự nhậy cảm của cả con tim và khối óc.

4. Không có ngạc nhiên: Một người reliable không bao giờ làm người kia ngạc nhiên. “Ủa, sao anh làm kỳ vậy?” “Trời, tui đâu có ngờ anh làm việc này.”

Người thường đưa cho bạn ngạc nhiên là không reliable.

Người reliable, nếu có việc gì không rõ thì luôn luôn hỏi lại. Muốn làm gì cũng nói chuyện qua với nhau trước.

Nói chung, người reliable là người nếu làm việc chung với bạn, buôn bán chung với bạn, ngủ chung với bạn, thì bạn luôn cảm thấy an tâm, thấy được thêm đồng minh, thêm sức mạnh; có thể đi chơi xa, để công việc lại cho người này chăm sóc mà không mảy may lo lắng.

5. Không dễ tin việc nhảm. Người reliable là người nếu có người nói xấu với họ về bạn, bạn biết là họ sẽ không tin, vì họ hiểu bạn.

Nếu có người nói xấu bạn mà họ tin ngay thì họ không reliable.

6. Tha thứ: Người reliable dù biết bạn sai cũng không thay đồi tình cảm với bạn, sẽ tha thứ cho bạn, và sẽ vẫn thương yêu bạn.

Nếu đọc đến đây mà bạn vẫn chưa hiểu reliable là thế nào thì theo công thức này: Người reliable nhất với bạn mà bạn đã biết là mẹ bạn. Hãy theo đó mà sống reliable với mọi người.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright 2010
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Củ cà-rốt và cái gậy

Carrot and stick là một thành ngữ trong tiếng Anh chỉ đến một chính sách kết hợp giữa thưởng và phạt để tạo ra định hướng các hành vi sao cho đúng đắn. Ví dụ như hồi chúng ta đi học mẫu giáo nếu ngoan thì cuối tuần được thưởng phiếu bé ngoan, nếu làm sai và học không tốt thì sẽ bị cô giáo nhắc nhở.

Ở mức độ quản lý xã hội, cái gậy có thể hiểu như là những quy định về việc vi phạm, như là nếu như một người đi xe vượt đèn đỏ thì bị phạt 200 ngàn đồng, nếu doanh nghiệp trốn thuế thì theo quy định của bộ Tài chính có thể bị phạt gấp 5 lần số thuế bị trốn. Củ cà-rốt nôm na là sự công nhận các nỗ lực của cá nhân hoặc tập thể nào đó dưới dạng bằng khen, phần thưởng hoặc ưu đãi, nhằm khuyến khích các cá nhân và tập thể đã có những hoạt động tích cực, không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn góp phần phát triển cộng đồng.

Vì vậy một chính sách tốt cần có sự cân bằng giữa cái gậy và củ cà-rốt. Ví dụ một doanh nghiệp đóng thuế đầy đủ mỗi năm, tạo ra hàng ngàn công ăn việc làm cho thành phố, đóng góp vào các hoạt động tài trợ cho giáo dục và bảo vệ môi trường. Vậy ngoài việc không bị cái gậy “rờ” tới, thành phố cũng nên có chính sách hoặc các chương trình cụ thể để tôn vinh doanh nghiệp.

Việc trao củ cà-rốt sẽ ít nhiều có tạo nên một hình ảnh tốt trong cộng đồng các doanh nghiệp của khu vực đó, và tạo nên một môi trường thi đua lành mạnh để ai cũng có được củ cà-rốt. Tuy vậy nhiều chương trình tôn vinh doanh nghiệp hay cá nhân ở Việt Nam hiện nay đang bị dùng làm công cụ PR theo nhiều nghĩa. Chắc chắn đó không phải là một củ cà-rốt mà chúng ta mong muốn. Việc xem xét trao củ cà-rốt phải thật khách quan và dân chủ, như vậy mới có thể khuyến khích cộng đồng tiếp tục có những cố gắng tuân thủ luật pháp và phát triển xã hội.

Tương tự như vậy trong một nhóm nhỏ, khen thưởng cần rõ ràng và cụ thể. Chúng ta nên tạo ra nhiều giải thưởng khác nhau để công nhận những cố gắng của mỗi cá nhân, chứ không chỉ có 3 giải truyền thống Nhất, Nhì, Ba nữa. Ví dụ chúng ta có thể trao các giải sau sau khi các nhóm làm việc hoàn thành xong một dự án:

– Trưởng nhóm xuất sắc nhất
– Thành viên sáng tạo nhất
– Thành viên năng nổ nhất
– Thành viên thân thiện nhất
– Thành viên vui tính nhất
– Nhóm hiệu quả nhất
– Nhóm tiết kiệm nhất
vv…

Vì sao ư? Vì tất cả những yếu tố này đều quan trọng cả, sáng tạo, thân thiện, vui vẻ, tiết kiệm, hiệu quả….là những đức tính mà chúng ta hướng tới để tạo thành một nhóm hoàn hảo. Và chúng ta hiểu rằng mỗi cá nhân có một tài năng nhất định, mỗi một tài năng đó sẽ đóng góp tạo thành một khối vững chắc. Và điều quan trọng là, một sự công nhận nhỏ thôi cũng giúp cho các thành viên thấy hạnh phúc vì nỗ lực của mình, dù mang lại kết quả to hay nhỏ, đã được mọi người hiểu, vì thế mà họ càng cố gắng hơn những lần sau.

Vậy nếu muốn nhóm của mình ngày càng làm việc hiệu quả và tích cực, bạn hãy nhớ trao thêm nhiều củ cà-rốt nữa nhé.

Chúc các bạn một ngày nhiều cà-rốt :)

Hoàng Khánh Hòa

Văn hóa giúp đỡ thiện chí

Chào các bạn,

Một cộng đồng muốn lớn mạnh sẽ không thể thiếu được tinh thần giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên. Đôi khi chúng ta nghĩ rằng việc giúp đỡ một ai đó bản thân nó là một thiện chí và “đủ tốt” rồi, nhưng thực ra chúng ta cần nhìn nhận một thái độ như thế nào là giúp đỡ bình thường và giúp đỡ (thực sự) thiện chí.

Khi một người gặp khó khăn đến gặp bạn, dù là vấn đề công việc hay cá nhân, bạn có thể giúp người đó ở nhiều mức độ:

1. Người đó hỏi gì bạn trả lời nấy

2. Bạn chỉ trả lời theo những gì mà bạn được giao trong nhiệm vụ công việc của mình

3. Bạn chỉ trả lời sao cho nhanh gọn nhất vì bạn còn nhiều việc khác nữa để làm, hoặc bạn cũng không muốn mất thời gian.

4. Bạn hỏi cụ thể về khó khăn của người đó và trả lời theo những gì mình biết, với những cái không biết, bạn cho người đó chỉ dẫn để họ có thể tìm được câu trả lời.

5. Bạn làm theo bước 4 và còn kiểm tra lại liệu người đó đã giải quyết được vấn đề hay chưa.

Dù bạn chỉ là một nhân viên, hay là một người quản lý. Dù người cần bạn giúp là khách hàng thân thiết, hay một người lạ bạn mới gặp lần đầu. Có sự khác biệt nào một khi bạn đã nhận lời giúp đỡ hay không?

Nếu bạn là admin một diễn đàn mạng, bản thân bạn có cho rằng việc mình đóng góp thời gian và công sức đã là đáng kể lắm rồi. Nếu có ai đó hỏi bạn, mà bạn không trả lời được nhưng lại biết người có thể trả lời được câu hỏi đó, liệu bạn có gửi câu hỏi đi để giúp câu hỏi được trả lời hay không?

Nếu bạn là một nhân viên ngân hàng, khi khách hàng đến và gặp khó khăn làm thủ tục hồ sơ, bạn có cố gắng tìm cách giúp họ hoàn thành trong khả năng tốt nhất có thể, gọi điện hỏi han cấp trên để nhờ giúp đỡ, hay chỉ làm theo những gì được quy định trong yêu cầu công việc của mình?

Nếu bạn là giám đốc ngân hàng đó, tiêu chí nào để bạn đánh giá thái độ và chất lượng phục vụ của nhân viên? Liệu ngoài các con số định lượng như số lượng khách hàng, doanh số vv…bạn có đánh giá dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng hay mức độ mà người nhân viên đó giúp khách hàng giải quyết ĐƯỢC vấn đề của họ.

Chúng ta biết rằng khi chúng được một người nào đó giúp, không phải lúc nào chúng ta cũng có cơ hội để giúp lại người đó. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không cần phải làm gì để thể hiện sự biết ơn của mình, trong khi chúng ta ai cũng như cầu mong có được sự giúp đỡ nếu gặp khó khăn trong tương lai. Cách mà chúng ta thường làm nhất chính là đi giúp đỡ những người khác.

Vì thế, khi đã nhận lời giúp ai, bạn hãy cố gắng giúp người đó một cách thiện chí nhất, nhiệt tình nhất trong khả năng của mình. Nếu không thể, hãy giúp người đó tìm kiếm sự giúp đỡ và tiếp tục theo dõi để đảm bảo là sự giúp đỡ của bạn giúp cho người đó giải quyết được vấn đề. Hành động của bạn cũng thể hiện bạn là con người tự trọng, có trách nhiệm. Thêm nữa người được bạn giúp đỡ nhiệt tình sẽ cảm thấy vô cùng biết ơn, nếu gặp một người có hoàn cảnh tương tự, họ cũng sẽ giúp nhiệt tình như bạn đã giúp họ.

Và trong Vòng ảnh hưởng của bạn, hiệu ứng lan tỏa tích cực sẽ góp phần tạo dựng một văn hóa giúp đỡ thiện chí trong cộng đồng.

Chúc các bạn một tuần mới hiệu quả.
Hoàng Khánh Hòa

Gây quỹ thiện nguyện cho các tổ chức phi lợi nhuận

Chào các bạn,

Hôm nay mình xin giới thiệu với các bạn chia sẻ của anh Tony Ponderis về kinh nghiệm gây quỹ (fund-raising) cho các tổ chức phi lợi nhuận ở Mỹ.

.

Mỹ, Canada và Anh có truyền thống làm từ thiện từ rất lâu. Việc gây quỹ cho các tổ chức từ thiện là nhằm thúc đẩy đời sống con người cũng như văn hóa vì thế được xã hội chấp nhận và cổ vũ. Trong khi đó ở nhiều nước khác trên thế giới, các chương trình gây quỹ gần như rất mới mẻ hoặc cũng mới được người dân biết đến.

Có một số khác biệt giữa các quốc gia này vớ Mỹ, Canada và Anh. Trước hết bạn trả lời một số câu hỏi sau:

1. Nước bạn có truyền thống hay thói quen gây quỹ không?

2. Nếu có, có bao nhiêu điều khoản thuế hoặc các hình thức khuyến khích khác để khuyến khích công tác thiện nguyện của cá nhân và tổ chức

3. Nước bạn có truyền thống bố mẹ cho phần lớn tài sản cho con cái của họ không?

4. Khi các nguồn hỗ trợ của chính phủ của các tổ chức phi lợi nhuận và NGO bị cắt, liệu các tổ chức ở nước bạn có tìm kiếm sự hỗ trợ từ cộng đồng quốc tế, hơn là phát triển các nguồn gây quỹ trong nước?

5. Về việc tìm kiếm các nguồn hỗ trợ từ cộng đồng quốc tế, liệu chính phủ của nước bạn có ngăn cấm các nguồn hỗ trợ từ nước ngoài vào nước bạn không?

6. Chính phủ của bạn có ngăn cản các hoạt động từ thiện nhằm mục đích tư lợi cho chính quyền không?

7. Liệu các luật, lệ, của chính phủ và sự kiểm soát của nó với các hoạt động thiện nguyện phải thông qua một loạt các thủ tục hành chính rườm rà và có nhiều tham nhũng làm cho các tổ chức từ thiện khó hoạt động lúc ban đầu và cũng khó hoạt động tự do sau đó?

Nếu như bạn trả lời có trong hầu hết các câu hỏi này thì có nghĩa là bạn sẽ gặp khá nhiều trở ngại khi thực hiện công tác thiện nguyện, mà trước hết là xây dựng một thói quen thiện nguyện ở nước mình.

Để hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận xây dựng tinh thần thiện nguyện và thói quen cho đi ở nước mình, bạn cần chỉ ra cho các nhà tài trợ tiềm năng thấy rằng các đóng góp của họ sẽ được sử dụng đúng như cách mà tổ chức hứa hẹn. Cởi mở, trung thực, và đáng tin cậy là các vấn đề mấu chốt nếu như bạn muốn xây dựng tìm tin từ các nhà tài trợ,. Bạn không chỉ chứng minh giá trị của tổ chức mà còn là sự hiệu quả và trung thực mà các chương trình và dịch vụ mà tổ chức của mình mang lại.

Nhiều người cho rằng gây quỹ như là một cái gì đó rất khó và mơ hồ, nhưng đây chỉ là một lời bào chữa cho các nỗ lực gây quỹ không thành công. Thực tế là các hoạt động gây quỹ thành công là kết quả của quá trình làm việc chăm chỉ bởi những người hết lòng vì công việc và sẵn sàng kĩ lưỡng cho công việc của mình.

Điều đầu tiên là bạn phải đánh giá khả năng gây quỹ của mình. Bạn phải chắc chắn rằng các tuyên bố sứ mệnh của mình sẽ nằm trong khả năng thực hiện được.

Các nguồn gây quỹ

1. Thành viên ban quản trị
2. Cá nhân
3. Doanh nghiệp
4. Các tổ chức tư nhân
5. Các tổ chức cộng đồng
6. Chính phủ

Ban quản trị

Tất cả các cuộc vận động gây quỹ bắt nguồn từ ban quản trị của tổ chức. Nói chung, nếu bạn đang lên kế hoạch gây quỹ và không kì vọng các đóng góp đáng kể từ thành viên ban quản trị, thì có lẽ là có vấn đề với kế hoạch vận động cũng như thành phần ban quản trị vì thông thường họ sẽ là những người đầu tiên đóng góp cũng như tích cực tham gia vào hoạt động gây quỹ nhất.

Cá nhân

Các cá nhân là nguồn gây quỹ chính ở Mỹ. Phần lớn các chương trình vận động gây quỹ nhận từ 70-80% tiền ủng hộ từ cá nhân. Họ là những người làm từ thiện rộng rãi và dễ tính nhất. Không giống như các doanh nghiệp, các tổ chức, và các cơ quan chính phủ, các cá nhân có thể ra quyết định ngay lập tức. Anh Joe Smith có thể rút ví hay kí séc nhanh hơn là tổ chức Metropolis Community Foundation với một loạt các cuộc họp và qua các cấp lãnh đạo khác nhau để thông qua một chương trình đóng góp từ thiện nào đó.

Doanh nghiệp

Có 3 kiểu doanh nghiệp tham gia từ thiện, dựa trên ba yêu cầu khác nhau từ số tiền đóng góp:

1. Đó có phải là chương trình từ thiện tốt không?

Một đóng góp tốt là đóng góp mà doanh nghiệp đó không đòi hỏi hoặc đòi hỏi rất ít lợi ích. Các khoản đóng góp này của doanh nghiệp thường lấy từ quỹ vận động hoặc quỹ từ thiện. Đây là hình thức hiến tặng chính, theo đó doanh nghiệp góp phần thực hiện các cam kết và trách nhiệm đối với các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp như là người lao động, các cổ đông, và khách hàng. Thông thường, một doanh nghiệp sẽ có nhiều hình thức đóng góp dưới dạng này, họ không mong chờ sự quảng cáo khuếch trương tên tuổi thông qua việc hiến tặng.

2. Liệu chương trình đó có làm tăng hình ảnh của doanh nghiệp?

Một món đóng góp mà tập trung vào nâng cao hình ảnh doanh nghiệp tức là doanh nghiệp hi vọng hình ảnh của mình trong mắt công chúng sẽ trở nên tích cực và biết đến rộng rãi hơn. Các doanh nghiệp tài trợ dưới dạng này thường ở dạng tài trợ cho một sự kiện hoặc chương trình nào đó mà gắn liền với tên của doanh nghiệp đó. Các doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ cho công chúng thì thường yêu cầu các khoản tài trợ phải liên quan đến việc khuếch trương hình ảnh của doanh nghiệp.

3. Chương trình đó có tăng cường doanh thu cho doanh nghiệp không?

Một khoản đóng góp dựa trên tiềm năng tăng doanh thu thì giống như một hợp đồng kinh doanh hơn là một món quà từ thiện. Thông thường, các tổ chức phi lợi nhuận sẽ bán, quảng cáo, và khuếch trương sản phẩm của một doanh nghiệp, hoặc dịch vụ và nhận các khoản đóng góp trích từ doanh thu đó. Tuy vậy, kiểu đóng góp thế nay không chắc chắn, và doanh nghiệp có thể rút lui bất cứ lúc nào do đó dễ gây khó khăn cho tổ chức gây quỹ.

Các quỹ tư nhân

Các quỹ tư nhân là một nguồn quỹ quan trọng như là từ cá nhân hoặc gia đình. Họ thường hoạt động tự do hơn các quỹ cộng đồng và phản ứng nhanh hơn. Một số tuân theo các hướng dẫn chính thức, một số thì ủng hộ trên cơ sở quen biết.

Các quỹ cộng đồng

Các quỹ này thường hoạt động nhằm tăng chất lượng đời sống của cộng đồng và có hoạt động trải từ một thành phố đến một bang hay cả nước. Thông thường, họ cho tiền các tổ chức phi lợi nhuận từ lợi nhuận sinh ra trên khoản hiến tặng. Thi thoảng họ lấy lãi từ các khoản hiến tặng hoặc là đầu tư vào quỹ hiến tặng. Tuy vậy, việc xin tiền tài trợ từ các quỹ này thường mất thời gian.

Chính phủ

Chính quyền địa phương, bang hay liên bang cũng ủng hộ tiền cho các tổ chức phi lợi nhuận. Các cơ quan liên bang như là quỹ National endowment for the Humanities và National Institute of Health tặng tiền theo những mục đích cụ thể. Nói chung cấp độ càng thấp thì thời gian xem xét quyết định càng nhanh.

Một số hình thức khác

Thu phí thành viên

Theo cơ chế thu phí thành viên, một khách tham quan Metropolis Museum có thể tham gia và trở thành thành viên với khoản lệ phí đóng góp là 25$ hoặc 50$ và với tư cách thành viên, họ được nhận các tạp chí hàng tháng, miễn phí vào cửa, và chiết khấu tại các quầy hàng lưu niệm của bảo tàng, vé mời tham gia các chương trình đặc biệt, vv. Đây cũng là một cách đem lại lợi nhuận và thường do phòng marketing của bảo tàng phụ trách.

Chương trình tôn vinh

Các chương trình tôn vinh thành viên có đóng góp tích cực cũng là một cách để ghi nhận công của nhà tài trợ và tăng giá trị các món quà. Đây là một trong những công cụ hữu hiệu mà các nhà gây quỹ hay thực hiện. Các nhà tài trợ trao một số tiền nào đó sẽ được trở thành Bạn của tổ chức. Nếu họ tặng nhiêu hơn nữa thì trở thành Bạn đóng góp, Bạn ủng hộ, Bạn lâu dài. Các tên này thường được in ngay trên các báo cáo hàng năm. Và người ủng hộ nhiều nhất sẽ là nhà sáng lập hay nhà hảo tâm. Ngoài ra còn có các hoạt động để ghi nhận sự ủng hộ của các nhà tài trợ như là mời ăn tối, ăn trưa để các nhà hảo tâm và các tình nguyện viên giao lưu.

Ghi danh

Các chương trình ghi danh của nhà hảo tâm yêu cầu một mức đóng góp nào đó lớn như là xây dựng trường học, lớp học. Nhà hảo tâm không nhất thiết phải đóng góp hết số tiền để trang trải đủ chi phí xây dựng, nhưng cũng phải ở mức độ nào đó đáng ghi nhận.

Hoàng Khánh Hòa, theo http://www.raise-funds.com

Teamwork – Thăm lại

Chào các bạn,

Chúng ta đã nói đến teamwork trước đây. Hôm nay, nhân dịp vừa nói về tự ái vặt, chúng ta viếng thăm lại vấn đề teamwork là vấn đề liên hệ trực tiếp đến tự ái vặt. Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng cho đất nước. Mọi người Việt Nam chúng ta đều nói câu, “Một người Việt thì hơn 3 người Nhật, nhưng 3 người Việt thì thua 3 người Nhật.” So với các nước tiền tiến, teamwork của ta dở đến mức sốc.

Ta phải hỏi tại sao đã mấy ngàn năm văn hiến, chúng ta vẫn lẹt đẹt dưới đáy thế giới. Câu trả lời rất giản dị–Vì chúng ta không biết làm việc cùng nhau để đưa nhau lên.

Nếu chúng ta có học đến 100 lớp quản trị về làm việc nhóm, ta cũng chẳng giải guyết được gì cả, vì vấn đề teamwork nằm trong cách sống và suy nghĩ hàng ngày của ta, chứ không phải là một vấn đề kỹ thuật. Teamwork không là kỹ năng, mà là thái độ. Một team căn bản nhất ta thường thấy là team vợ chồng. Vợ chồng sống chung với nhau là thái độ, kỹ năng là chuyện nhỏ. Thái độ đúng sinh ra kỹ năng đúng.

Và vấn đề teamwork của Việt Nam sẽ không giải quyết được, cho đến khi ta học loại bỏ những hư danh hão huyền mà ta gọi là sĩ diện, hay cái tôi. Giản dị thế thôi.

Quan sát một team người Việt thông thường, ta thấy có đến hàng nghìn vấn đề chứ đừng nói là hàng trăm. Không thể kể hết được. Cho nên kể vấn đề ra để tìm cách giải quyết cũng vô ích. Các vấn đề đó xảy ra thường xuyên, hàng ngày, dưới vô lượng hình thức, từ thái độ tiêu cực của chúng ta. Chỉ có cách sống tích cực mới chấm dứt được vấn đề.

Đây là một vài ví dụ trong trăm ngàn thí dụ về lý do trong đầu của một nhóm viên để chàng/nàng có thể phàn nàn:

. Team leader không nghe theo lời mình.
. Team leader không hỏi ‎ kiến mình trước khi quyết định.
. Team leader nghe theo ý kiến người khác trong team.
. Team leader hay team mate chỉnh mình.
. Team leader nói năng không lễ độ với mình.
. Team leader kiêu căng.
. Họp trước cả nhóm thì chàng/nàng không nói gì; về nhà kêu điện thoại nói chuyện lẻ để đàm tiếu sau lưng.
. Không đồng ý ‎ với quyết định của leader hoặc của cả nhóm.
. Team leader hay team mate nói một câu gì đó, chàng/nàng liền diễn giải theo cách của mình (dù là câu nói của người kia rất rõ).
. Team leader ngồi mát ăn bát vàng.
. Mình làm gần chết nhưng chẳng có công cán gì cả.
. Hướng mình hay hơn, nên vận động mọi người âm thầm để nhóm đi theo hướng mình.
. Trong nhóm này mình không phát huy được gì hết.
. Làm âm thầm không cho ai biết mình đang làm gì, vậy tự do hơn.
. Không thích copy (cc) team leader các email mình gởi đi.
. Thích tranh cãi.

Và còn cả trăm vấn đề khác nữa. Nếu các bạn cho rằng ta nên nghiên cứu danh sách trên, nghiên cứu mỗi vấn đề, và tìm ra giải pháp cho từng vấn đề một, thì các bạn chưa hiểu gì về vấn đề teamwork của Viêt Nam.

Chúng ta không có một hai vấn đề kỹ thuật để giải quyết. Chúng ta có vấn đề thái độ khi làm việc chung với nhau, và vấn đề căn bản đó đẻ ra vô lượng vô biên vấn đề kỹ thuật, không thể giải qu‎yết được nếu ta không giải quyết vấn đề thái độ.

Vấn đề teamwork rất đơn giản: Mỗi người trong team làm việc của mình. Và không suy đoán lăng nhăng hay tự ái lăng nhăng. Leader làm quyết định. Và cái tôi không có chỗ đứng trong nhóm.

Làm việc trong một team người Mỹ chẳng hạn, rất giản dị. Ví dụ: Một leader mời môt người khác vào team để giúp mình trong một công việc nào đó, nếu người kia đồng ý thì câu trả lời thường là: “OK, I’ll work with you. Tell me what to do. When I cannot do it, I will let you know.” (Được rồi, tôi sẽ làm việc với anh. Cứ bảo tôi việc gì phải làm. Việc gì làm không được, tôi sẽ cho anh biết”).

Và đó là quy luật căn bản nhất và hầu như là duy nhất cho team. Mọi phương cách làm việc là trách nhiệm của leader. Và hầu như chẳng mấy khi ta nghe các việc tự ái vặt xảy ra. Vấn đề nhóm ở Mỹ thường là communication, khi người nói ‎thì nói ý này nhưng người nghe thì nghe ý khác. Hàng trăm vấn đề tự ái vặt và cái tôi của người Việt hầu như cực kỳ ít xảy ra trong một nhóm người Mỹ.

Trong cộng đồng người Việt ở nước ngoài ta cũng thấy những chuyện cãi nhau như con nít và rất tức cười hàng ngày.

Nếu chúng ta không thấy các điều này, và không học làm việc nhóm như là một đội bóng chỉ biết đá bóng và chuyền bóng vào gôn, mà không có thời giờ đế suy đoán, tự ái, và gây gổ lăng nhăng, thì ta còn ở dưới đáy thế giới nhiều niên đại nữa.

Các bạn sinh viên du học có lẽ hiểu và thấm rất rõ từng chữ mình viết trong bài này. Mong các bạn quan tâm đặc biệt đến việc tạo ra một cách mạng trong tư duy và thái độ làm việc nhóm của người Việt ta, bằng cách thực hành khả năng làm việc nhóm superb các bạn học được ở nước ngoài để mọi người cùng thấy và học theo. Ta không thể ngồi nói 100 năm nữa mà vấn đề biến mất.

Mình nhắc lại điều căn bản này: Trong một team của Việt Nam bạn có thể thấy hàng trăm vấn đề khó chịu. 99.99% các vấn đề này không có thật mà chỉ đẻ ra từ tư duy của bạn. Bạn có thể thông thái đủ để thấy căn nguyên của 99.99% vấn đề đó không? Và đủ can đảm để xóa sổ hết 99.99% đó trong tư duy của bạn không. Đó sẽ là cuộc cách mạnh ảnh hưởng cực kỳ lớn đến tương lai đất nước, đến nỗi bạn cũng không mường tượng được nó lớn đến mực nào.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright 2010
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Làm việc nhóm: Bách chiến bách thắng

Chào các bạn,

Có lẽ đến giờ này các bạn đã nghe nhiều lần, không cách này thì cách khác, rằng người Việt chúng ta rất yếu về làm việc nhóm (teamwork). Hồi nhỏ mình học nhu đạo tại trường Nhu Đạo Quang Trung, khu Đa Kao, Sài Gòn, do thượng tọa Thích Tâm Giác sáng lập. Thượng tọa đã học nhu đạo từ bên Nhật về. Có một lần thượng tọa nói với các võ sinh: “Một người Việt thì thông minh hơn một người Nhật, nhưng ba người Việt thì không bằng ba người Nhật.” Theo mình nhận xét, câu nói này đúng khi so sánh chúng ta với nhiều dân tộc khác trên thế giới.

Hôm nay chúng ta sẽ bàn về làm việc nhóm vậy.

1. Thái độ tư duy

Điều nền tảng nhất trong làm việc nhóm là tư duy của mỗi người về nhóm. Tư duy đúng, ta làm việc tốt; tư duy sai, ta làm việc tồi.

“Nhóm” không phải chỉ là vài người tụ lại. Đặt bốn người đứng sát nhau, họ không thể thành nhóm, cho đến khi họ quyết định là “chúng ta là một nhóm.” Ngay khi phút giây quyết định đó được làm, một người thứ năm ra đời, đó là “nhóm.”

Nhóm là một thực thể, một con người biệt lập, và mỗi thành viên chỉ là một bộ phận—một cánh tay, một cái chân—của nhóm.

Và tay với chân thì không cãi nhau, không tranh công nhau, không ghen tị nhau, không tranh dành chức vị nhau… Ngược lại tay chân luôn luôn gần gũi và làm việc nhịp nhàng với nhau. Đây chính là thái độ tư duy về làm việc nhóm.

Nghĩa là, khi nghĩ đến nhóm, “cái tôi”, “cái cá nhân” của mỗi chúng ta phải biến mất. Ta không nói chuyện với nhau như những cái tôi biệt lập, mà chỉ như là những cơ phận của nhóm. Điều này nói thì dễ, làm thì khó. Và cũng chính điều này quyết định ta có được một nhóm tốt hay không.

Đây là vấn đề lập trình cái đầu của mình—đến cửa nhóm là “cái tôi” bị tắt và “bộ phận nhóm” được mở. Nếu chúng ta không được lập trình tốt trong đầu như thế, ta có vấn đề lớn.

Chúng ta hãy quan sát một đội bóng trên sân bóng: Mỗi vận động viên không nghĩ đến mình, chỉ nghĩ đến đội, mục đích chiến thắng của đội, chiến lược của đội, và làm thế nào để phối hợp với các vận động viên khác để đưa đến chiến thắng. “Cái tôi” không có chỗ đứng trên sân cỏ.

Tóm lại, khả năng triệt tiêu “cái tôi” khi làm việc nhóm là khả năng nền tảng nhất để một người có thể có được thái độ tư duy đúng về làm việc nhóm và có thể làm việc nhóm giỏi.

II. Phối hợp và trật tự nhóm

Sau khi có được tư duy đúng về làm việc nhóm, chúng ta có thể nói đến một số kỹ năng căn bản đề nhóm có thể hoạt động tốt. Ở đây chúng ta nói đến “phối hợp và trật tự” vì hai ý‎ niệm này không thể tách rời nhau.

Hãy quan sát một nghệ sĩ piano, tay trái đi dòng bass và một hai dòng nhạc thấp, tay phải đi một hai dòng nhạc cao, chân thì đạp pedal. Tay, chân, tai, và mắt phải phối hợp rất nhịp nhàng. Để phối hợp được thế ta phải có một trật tự làm việc—tay nào làm gì trước, tay nào làm gì sau… không thể tự động muốn làm gì thì làm.

Để phối hợp và trật tự tốt, chúng ta cần tuân thủ các quy tắc sau:

1. Lãnh đạo nhóm: Mỗi người phải có một cái đầu, và chỉ một cái đầu. Mỗi nhóm phải có một người lãnh đạo, và chỉ một người lãnh đạo. Người lãnh đạo có thể trở thành lãnh đạo bằng nhiều cách: Các thành viên bầu lên, được cấp trên bổ nhiệm, hay tự động làm lãnh đạo (thường thấy trong các tổ chức thiện nguyện khi một người khởi xướng và các người khác ủng hộ giúp một tay). Dù là thành lãnh đạo qua cách nào, người lãnh đạo phải:

Có trách nhiệm và quyền hành để làm các quyết định cho nhóm: Tức là, không được “bán cái”. Nếu người lãnh đạo gọi các thành viên biểu quyết về một vấn đề để làm quyết định theo số đông, thì đó vẫn là quyết định của người lãnh đạo và anh ta phải chịu trách nhiệm về quyết định đó, và không thể nói “Ê, đây là quyết định của mọi người, sao lại phàn nàn với tôi?”

Chịu trách nhiệm về hậu quả của các quyết định cho nhóm.

2. Quyền hạn và trách nhiệm đóng góp ‎ý kiến sáng tạo của mọi nhóm viên: Mỗi nhóm viên có nhiệm vụ đóng góp ý kiến sáng tạo vào nhóm, dù có được hỏi hay không. Trách nhiệm đóng góp là trách nhiệm tự nhiên, không cần phải đợi hỏi. Cho nên nếu một nhóm viên thấy vấn đế gì đó cần giải quyết, hoặc một phương thức làm việc có thể tốt hơn… thì phải cho các nhóm viên khác, nhất là lãnh đạo nhóm, biết.

Nhưng, đóng góp ‎ý kiến là quyền và nhiệm vụ của nhóm viên, còn quyết định là quyền và nhiệm vụ của trưởng nhóm. Mình cứ làm việc đóng góp của mình, và để trưởng nhóm làm nhiệm vụ quyết định của anh ta. Nếu anh ta quyết định không sử dụng ‎ý kiến của mình thì đừng tự ái vặt và chê bai anh ta là người dốt—“cái tôi” không có chỗ đứng trong nhóm.

3. Tuân thủ hết lòng mục tiêu và quyết định của nhóm. Khi trưởng nhóm đã quyết định, dù đó là quyết định ngược với ý‎ kiến của mình, thì vẫn hăng hái vui vẻ thi hành các quyết định đó như là quyết định của chính mình vậy—“cái tôi” không có chỗ đứng trong nhóm.

Nếu bạn khuyến cáo là nhà sẽ cháy, nhưng trưởng nhóm không nghe lời bạn, thì đừng về nhà cầu nguyện hàng đêm để điều mình tiên đoán thành sự thật. :-) Và cũng cứ chuẩn bị sẵn tinh thần, nếu nhà có cháy thật thì bạn sẽ tiếp cứu. Đừng hành động lổ mãng theo kiểu “Tui đã nói trước rồi, không nghe tui, bây giờ cháy nhà tui ngồi xem cho sướng mắt”—“cái tôi” không có chỗ đứng trong nhóm.

4. Thông tin tốt: Tiếng Anh có từ “communication” rất hay. Communicate là nói chuyện, trao đổi, thư từ, họp hành…. nói chung là tất cả mọi cách để mọi người đều có nhiều thông tin, đều am hiểu mọi vấn đề, và đều hiểu nhau.

Căn bản của thông tin là hai chiều: Nói cho mọi người nghe, và nghe mọi người nói.

Về thực hành thì điều này có nghĩa là, người trong nhóm nên nói chuyện thường xuyên với nhau, qua họp hành, email chung gởi đến mọi người, uống cà phê, tán gẫu ngoài hành lang… Thông tin đa chiều càng nhiều, nhóm càng làm việc giỏi…

Đừng làm việc gì gây ra “ngạc nhiên”, tức là làm xong rồi, trưởng nhóm hay các người khác trong nhóm phải hỏi, “Ủa, sao anh làm vậy?”

Đừng bắt nhóm đứng trước việc đã rồi, tức là cứ lẳng lặng quyết định làm một mình, làm trước báo cáo sau. Chúng ta không ở trên chiến trường sống chết trong giây phút để phải quyết định tức thì. Nếu có thời gian thì bàn qua với mọi người, nhất là lãnh đạo nhóm, một tí.—Không có ngạc nhiên.

5. Làm việc nhóm luôn luôn chậm hơn làm một mình: Vì ta không thể quyết định một mình và cần bàn lại với mọi người. Con voi thì nhất định phải chậm hơn con khỉ. Nhưng voi thì mạnh hơn. Kiên nhẫn một tí cho sức mạnh.

6. Trung thành: Nếu cả nhóm bị phàn nàn và chống đối, đừng nói: “Tui đã nói trước rồi. Mấy người đó, không ai thèm nghe.”

Kẻ sĩ đứng cùng chiến hữu trong chiến thắng lẫn trong thất bại.

Bây giờ, suy lại câu nói lúc đầu, “Một người Việt thì hay hơn một người Nhật, nhưng ba người Việt thì không bằng ba người Nhật.” Câu này chỉ đúng trong thời bình. Trong thời chiến tranh, người Việt rất giỏi teamwork, đánh đâu thắng đó.

Tại sao?

Tại vì trong chiến tranh ta cận kề cái chết, chỉ phải lo sống hoặc chết, và quốc gia thắng hay thua, “cái tôi” chẳng hiện diện một tí nào trong suy tư của ta cả.

Cho nên nói rằng người Việt chúng ta làm việc nhóm tồi, thì chỉ đúng một nửa. Hãy mang khả năng làm việc nhóm bách chiến bách thắng trong chiến tranh của ta vào thời bình—dẹp cái tôi, chỉ vì sự nghiệp của nhóm, của thành phố, của quốc gia, của dân tộc…

Dân Việt ta có khả năng bách chiến bách thắng—thời chiến cũng như thời bình. Ta đừng bao giờ quên điều đó.

Mến,

Hoành

© copyright 2009
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Khởi sự một tổ chức phi lợi nhuận ở Mỹ

Chào các bạn,

Hôm nay mình giới thiệu với các bạn một số bước căn bản để có thể thành lập một tổ chức phi lợi nhuận (non-profit organization) ở Mỹ.

Tóm tắt sứ mệnh

Cách tốt nhất để thực sự nắm rõ bạn muốn làm gì khi bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận (viết tắt là NPO) (hay kể cả một công ty thương mãi) là viết một bản vắn tắt vể sứ mệnh thật cơ bản về tổ chức của mình. Đây là sao bắc đẩu để mình cà các cộng sự viên đi theo.

Tóm tắt sứ mệnh mô tả mục tiêu chung của tổ chức và trả lời câu hỏi “Vì sao tổ chức này tồn tại?”

1. Tóm lược sứ mệnh có thể có nhiều dạng, độ dài khác nhau, có thể vài câu đến vài trang nhưng thường là nửa trang giấy

2. Khi viết sứ mệnh, bạn cố gắng mô tả NPO mới của mình sẽ làm gì:

a. Các lợi ích và dịch vụ chính dành cho những “người người thừa hưởng” (tương tự như khách hàng của một công ty).

b. Các nhóm “người thừa hưởng” sẽ hưởng lợi từ những dịch vụ này.

c. Các giá trị tinh thần sẽ dẫn hướng cho NPO của bạn hoạt động.

d. Bạn thích người khác nhìn nhận tổ chức của mình như thế nào.

NPO của bạn thuộc hình thức nào?

1. Bạn có thể thành lập một NPO chỉ qua hợp tác với bạn bè, ví dụ như thành lập nhóm tự giúp đỡ (self-help group). Trong trường hợp này, NPO của bạn là không chính thức (nhưng vẫn hợp pháp).

2. Bạn có thể thành lập NPO như một tổ chức hợp pháp riêng rẽ để a) sở hữu tài sản và có tài khoản ngân hàng riêng, b) bảo vệ bạn khỏi các nghĩa vụ nợ từ hoạt động của tổ chức.

3. Nếu bạn muốn NPO được miễn thuế liên bang (và có thể là một vài loại thuế khác), bạn nên nộp lên cơ quan thuế IRS để được là tổ chức được phép miễn thuế (hình thức tổ chức này phổ biến nhất là thuộc phân loại 501(c) (3) – tổ chức phi lợi nhuận từ thiện). Chú ý là được miễn thuế khác với được giảm trừ thuế.

4. Vì thế bạn có thể khởi động một NPO hoat động hợp pháp, và được miễn thuế.

Các tổ chức “tìm tiền” chuyên nghiệp cho bạn

Ban có thể nhờ một tổ chức tìm tiền chuyên nghiệp (fund-raising organization) giúp bạn kiếm tiền để hoạt động, trong trường hợp tổ chức của bạn:

– không có đủ nguồn lực để chi trả chi phí khởi sự và các phí nộp hồ sơ thành lập (chi phí này khoảng từ $500 đến $5,000, đặc biệt là các chi phí luật sư để hoàn thành các hồ sơ xin miễn thuế và hồ sơ cho tổ chức từ thiện)

– không có đủ kĩ năng để lên kế hoạch, tổ chức, và bắt đầu quản trị một tổ chức mới

Ở Mỹ, các tổ chức fund-raising chuyên nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế và các nhà hảo tâm góp quỹ cho bạn, đặc biệt là cách thức mà tổ chức fund-raising thu và chi tiền. Quay trở lại, nhà tài trợ thu phí, thường là phần trăm nào đó (5%-10%), của số tiền doanh thu mà họ thu được cho tổ chức của bạn.

Tuy nhiên, thường thướng các NPO khởi đầu bằng cách vài thành viên trụ cột bỏ một số tiền túi nhỏ lo công việc lúc đầu, và vận động bạn bè cùng làm việc không công. Khi công việc đã phát triển và nhiều người biết đến tổ chức, người ta mới bắt đầu tìm cách quyên góp tiền bạc. Đây là sự trưởng thành tự nhiên của đa số tổ chức từ thiện trên thế giới.

Tuyển dụng các thành viên trong ban quản trị

Bạn cần ít nhất một vài thành viên quản trị để giúp bạn thành lập một NPO mới. Thành viên ban quản trị không nhất thiết phải là những tên tuổi lớn, vì nhiều người cho rằng họ sẽ giúp thu hút được nhiều tiền quyên góp nhưng trên thực tế không như vậy. Tốt nhất thành viên quản trị là người đã từng trong ban quản trị trước đó và có sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của những “người thừa hưởng” và làm thế nào để đáp ứng các nhu cầu này. Hơn nữa, họ cũng không nên là nhân viên trong tổ chức, không có các quan hệ kinh doanh với tổ chức, và không có bạn bè thân thiết với những người sáng lập, đặc biệt là CEO và chủ tịch hội đồng quản trị.

Ngoài ra một tổ chức mới cần thông qua một vài bước như: tuyển kế toán, tìm đại lý bảo hiểm để bảo hiểm tài sản và các bảo hiểm cho nhân viên, bảo hiểm y tế, đăng kí miễn thuế với địa phương, xin số đăng kí gây quỹ với chính phủ.

Hoàng Khánh Hòa, theo http://www.managementhelp.org

Lệ thuộc hỗ tương

Chào các bạn,

Dù chúng ta có bao giờ nghĩ đến hay nói đến cụm từ “lệ thuộc hỗ tương” (interdependence) thì chúng ta vẫn đang sống trong một thế giới lệ thuộc hỗ tương, tức là mọi người, mọi quốc gia lệ thuộc lẫn nhau.

Trên phương diện kinh tế chính trị quốc tế, chúng ta đã quen với từ “toàn cầu hóa”. Người ở Mỹ, dùng chén bát từ Trung Quốc, máy chụp ảnh của Nhật, computers chỉ với Intel chip may ra là của Mỹ còn tất cả các cơ phận khác đều sản xuất từ Á Châu… Cuộc khủng hoảng tài chánh toàn cầu vừa qua cho thấy khủng hoảng bắt đầu từ Mỹ đã lập tức lan ra khắp thế giới. Nói chung là vận mệnh các quốc gia ngày nay lệ thuộc vào nhau rất nhiều. Mô hình một hai quốc gia lớn đi chinh phục và thôn tính các nước nhỏ khắp nơi của ngày xưa, ngày nay không còn đứng vững nữa.

Bên cạnh thương mại và kinh tế xuyên quốc gia, AIDS, cúm gia cầm, cúm lợn, và có lẽ là tất cả mọi loại bệnh hay lây khác, cũng là vấn đề xuyên quốc gia. Khủng bố cũng là vấn đề xuyên quốc gia. Nguy cơ chiến tranh nguyên tử là vấn đề xuyên quốc gia. Sự tăng địa nhiệt và thay đổi khí hậu là vấn đề xuyên quốc gia.

Ngày nay, chẳng có vấn đề gì của một quốc gia mà lại không ảnh hưởng đến các quốc iga khác không ít thì nhiều. Vì vậy, “lệ thuộc hỗ tương” trở thành khái niệm quản lý căn bản trong chính trị cũng như kinh tế.

Và, trong đời sống của mỗi cá nhân.

Cách đây không lâu lắm, trong thập niên 60, 70 và 80, người ta chỉ nói đến “độc lập” và “tôi”– “Tôi, của tôi, và cho tôi” là trung tâm của vũ trụ. Ngày nay, sau 3 thập niên “tôi”, người ta khám phá ra rằng đó là cách sống ích kỷ, không thực tế, và không hiệu lực. Thế hệ “tôi” hippy của thập niên 60, ngày nay đã lớn tuổi và học được rất nhanh là họ không thể sống một mình mà phải lệ thuộc vào con cháu, viện dưỡng lão, hay ai đó. Và thế hệ “tôi” thay đổi tư tưởng thành thế hệ “lệ thuộc hỗ tương.”

Nhưng đây không phải là điều gì mới lạ. Người đông phương, cho đến ngày nay vẫn sống lệ thuộc hỗ tương giữa các thành viên trong gia đình, và văn hóa “tôi” chưa bao giờ thực sự mạnh ở đông phương. Trong vòng mấy ngàn năm nay, lệ thuộc hỗ tương là một phần đương nhiên của văn hóa Phật giáo, trong đó tất cả mọi loài mọi thứ mọi điều trong vũ trụ là Một, liên hệ cực kỳ chặt chẻ với nhau—một tiếng gảy móng tay có thể rung động đến vô lượng thế giới.

Điều này, trên phương diện luận ‎lý, chẳng có gì là khó hiểu. Trong một hồ nước vĩ đại, một con cá chết đầu này hồ có thể ảnh hưởng đến mọi con cá khác trong hồ, cho đến tận đầu kia của hồ, nếu con cá vừa chết đã chết vì một bệnh dịch nào đó. Trong Thái dương hệ, nếu một hành tinh nào đó, Mars chẳng hạn, nổ tung thì đương nhiên là mọi hành tinh khác đều bị hỗn loạn đường bay, có khi văng luôn ra khỏi Thái dương hệ không biết chừng. Một thiên hà nào đó gần Ngân Hà nổ tung, chắc là Ngân Hà và trái đất sẽ bị hỗn loạn cực kỳ, nổ tung theo không biết chừng…

“Lệ thuộc hỗ tương” là lẽ tất nhiên của vũ trụ và đời sống. Nhưng trong đời sống của chúng ta, chúng ta có hiểu rõ lý lẽ này, và có dùng nó như là nguyên lý sống hay không?

• Lệ thuộc hỗ tương có nghĩa là cho người khác lệ thuộc ta, cộng tác với người khác, giúp đở người khác, lo lắng và săn sóc người khác, quan tâm đến an nguy và thành công của người khác, đưa vai cho người mệt mỏi tựa vào mình…

• Nhưng quan trọng hơn nữa, lệ thuộc hỗ tương là nhận sự cộng tác, sự giúp đở, của người khác. Gõ cửa người khác nhờ giúp sức khi cần. Khiêm tốn nhờ người khác giúp đở. Hỏi sự giúp đở của người khác là một hành động khiêm tốn. Người nhiều kiêu hãnh và tự ái vặt sẽ nói, “Tôi giúp người khác thì được, nhưng tôi không muốn nhận sự giúp đở của người khác.” Sự thật thì, đối với đa số chúng ta, giúp đở người khác dễ hơn nhờ người khác giúp đở mình, vì… cái tôi luôn luôn đứng đó cản đường.

• Lệ thuộc hỗ tương còn có nghĩa là teamwork, làm việc nhóm. Lệ thuộc hỗ tương là biết hỗ trợ người khác trong team và lệ thuộc vào người khác trong team. Trong các kỹ năng làm việc, thì teamwork có lẽ là kỹ năng yếu nhất của người Việt. Rất nhiều chuyên gia Việt khi làm việc chỉ thích cắm đầu cắm cổ làm một mình, không thích bàn luận thường xuyên với người khác, sợ người ta cho là mình dốt cần vay mượn ý của họ. Khi làm việc, họ không muốn cho thủ lĩnh hay các bạn trong team biết mình đang làm gì, sợ người khác xía vào ‎ý của mình. Các vị đó, không biết rằng người giỏi teamwork thường cầu mong người khác “xía” thêm ý‎ kiến vào việc của mình. Muốn được thêm ý‎ kiến thì khó, chứ khư khư bịt tai không muốn nghe ai là chuyện rất dễ.

Người ta thường nói làm việc nhóm là một kỹ năng. Đúng thế. Nhưng trước khi là một kỹ năng, nó phải là một thái độ–thái độ khiêm tốn, luôn luôn muốn chia sẻ suy nghĩ và kế hoạch của mình với mọi người, luôn luôn muốn được có thêm ‎ý kiến của mọi người để làm giàu cho tư duy của mình, luôn luôn muốn biết các người khác trong nhóm đang làm gì, và muốn cả nhóm biết mình đang làm gì… Đó là thái độ của một cầu thủ trên sân bóng, chỉ thấy đội, đội và đội–không còn thấy cái tôi biệt lập của mình nữa, mà chỉ thấy mình cùng đồng đội hoạt động cực kỳ ăn ý cho chiến thắng.

Chúc các bạn môt ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright 2009
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Da dày — Thick skinned

Chào các bạn,

“Thick-skinned” là da dày. Nếu da chúng ta dày một tí thì đụng chạm nhau ít đau. Da mỏng quá thì hơi một tí là bị trầy xước nhức nhối.
hippo
Nguời có da mỏng là người hay có tự ái vặt, chưa trưởng thành. Ai phê phán nhẹ một câu là giận một đời. Không ai dám phê phán những người da mỏng. Nói chuyện với người da mỏng thì phải để ‎ý từng từ. Khen họ thì được, nhưng phê phán, dù là phê phán kiểu xây dựng, thì cũng phải cực kỳ cẩn thận, cứ như là đi trên vỏ trứng. Nói chung là phải nâng họ như nâng trứng, hứng như hứng hoa.

Đây là lọai người không bao giờ khá được, không thể sống tích cực trong đời sống, không thể hòa mình cũng xã hội, không thể lãnh đạo ai. Sống tích cực với xã hội hay lãnh đạo là phải gặp nhiều phê phán thường xuyên, mà các quí vị da mỏng thì không chịu được phê phán.

Trong thế giới năng động ngày nay, mọi người, mọi tập thể đều cạnh tranh, từ cấp làng xã, đến thành phố, đến quốc gia, đến quốc tế. Ngòai cạnh tranh kinh tế về mua bán, đầu tư, tìm việc làm, ngay cả nói năng cũng là cạnh tranh. Một câu nói trên Internet có thể được nhiều người khen, nhưng khối kẻ chê.

Mà trong cạnh tranh, đụng chạm là phải đau. Không cách nào để các cầu thủ trên sân bóng tránh đụng chạm. Mỗi đụng chạm nhẹ đều có thể làm cầu thủ lăn quay ra sân nín thở 1 hay 2 phút. Và đụng chạm bạn mình cũng gây thương tích, chứ không hẳn chỉ là chạm “địch.”

Phải có da dày, phải chịu được những đụng chạm, chế giễu, châm chọc, mạ lị thì ta mới có thể vào cuộc cạnh tranh của đời sống ngày nay. Thời làm nông chỉ biết vui với con trâu cái cày qua rồi. Áp lực cạnh tranh ngày nay đi đến mọi ngõ ngách trên thế giới, ép buộc mọi người vào cuộc chơi, và phải dày da một tí.

Từ “thick-skinned” là từ nói đến hàng ngày khi người ta nói đến teamwork (cách làm việc nhóm) và đức điềm tĩnh, để nhận phê phán từ bạn mình cũng như tấn công từ kẻ địch. Vì nó thuộc hàng tiếng lóng cho nên người ta ít viết nó ra, nhưng thỉnh thoảng ta cũng thấy “thick-skinned” là một tiêu chuẩn đòi hỏi kể ra trong một quảng cáo tìm nhân viên.

Dù viết ra hay không viết ra, “da dày” vẫn đương nhiên là yếu tố hàng đầu khi tìm người làm việc. Không ai dám tuyển nhân viên mà mình không dám phê bình–loại nhân viên mà nói nhẹ một câu là chị chàng (hay anh chàng) đã xem như là động đất tận thế đến nơi. Tât cả mọi người quản lý đều mơ ước có một nhân viên mà mình có thể nói rất giản dị, “Em nói chuyện cách đó không được, nhiều khách hàng sẽ rất bực mình mặc dù họ không nói gì”, và người nhân viên sẽ đương nhiên trả lời, “Ồ vậy hả anh, em không biết. Cám ơn anh nha.”
thickskinned
Đến cấp cao một tí, thì kỹ năng lãnh đạo đòi hỏi người ta phải có da dày để nếu đang đọc diễn văn mà bị một vị khán giả la ó ném trứng thối thì có thể giễu một câu nào đó như là “Wow, đang đói bụng mà có trứng ốp la thế này thực là tốt” trong khi an ninh đưa vị khán giả điên đó ra ngoài. Tức là khả năng cười khi bị người ta làm nhục. Đó là công lực lãnh đạo của mình–đức điềm tĩnh của người đã lớn.

Trong văn hóa Việt Nam có câu “Mặt dày mày dạn” hay “Mặt trơ, trán bóng, mũi mạ kền”. Đây đều là các thành ngữ ám chỉ người xấu, tính xấu. Nhưng có lẽ cũng vì vậy mà người Việt ta cũng là chúa tự ái vặt. Chưa bị đụng thì đã “thà chết còn hơn chịu nhục.” Coi bộ bạo động và cái chết còn nhỏ hơn là vài ba chữ đụng chạm ông/bà trời!

Ồ, nhưng là chưa chắc chỉ người Việt. Ngày xưa, các Samurai của Nhật cũng được huấn luyện quan trọng hóa cái tôi vĩ đại đến mức huyền thọai, đến mức ai mà chạm “DANH dự” của Samurai chỉ vì một câu nói như là “Đồ mất trí”, thì phải tỉ thí với Samurai đến chết. Nếu Samurai lại đánh thua không rửa nhục được, mà người kia lại nhân hậu quá không cho một dao ân huệ để về chầu chúa, thì Samurai cũng tự Harakiri mổ bụng để rửa danh. Ôi, một chữ DANH mà nhà Phật gọi là hư ảo! Ôi, truyền thống đó không đáng gọi là tự ái vặt của trẻ con sao?

Cả Chúa lẫn Phật đều đã chịu nhục và đều đã dạy người ta bỏ cái tôi, biết nhẫn nhục, biết chịu đựng mạ lị và xỉ nhục. Cả Chúa và Phật đều đã thắng thế gian bằng khiêm cung nhẫn nhục. Đám hậu sinh chúng ta ngày nay có hiểu được điều đó không?

Vậy thì nếu ta có thể bỏ đi cái danh, cái tôi vĩ đại, cái tự ái vặt, cái lớp da mỏng dính trên mặt, mà dày da một tí, và cái tôi không biết đau một tí, thì có lẽ là ta sẽ đến gần các bậc thánh nhân một bậc, và thế giới trong tâm ta, cũng như thế giới của gia đình ta, xí nghiệp ta, và tổ quốc ta sẽ hòa bình vui vẻ hơn một bậc.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright TDH, 2009
www.dotchuoinnon.com
Permission for non-commercial use

Truyền thông: Nói thể nào để thuyết phục

Chào các bạn,

Truyền thông (communication) có hai chiều, nói và nghe. Hôm nay chúng ta sẽ nghiên cứu chiều nói. Nói thế nào để thuyết phục.

Muốn nói để thuyết phục người nghe, chúng ta phải có các yếu tố sau đây:

1. Muốn mình biết gì
noichuyen
Đây là điểm khởi hành của việc nói—Nói để làm gì? Với mục đích gì?

Đôi khi ta đọc một message tràng giang đại hải của người bạn nào đó gởi. Sau khi đọc lại ít nhất là 2 lần, ta đành phải gởi một message phản hồi cho bạn: “Vậy chớ ông muốn tôi làm gì?” vì message của bạn lung tung mù mờ, chẳng biết đâu mà mò.

Thường thường mục đích của nói chuyện là muốn người nghe làm gì đó, như là: “Để em kể cho chị chuyện này nghe cho vui thôi nha chẳng có ‎ gì hết.” Hay “Chuyện này em đã có trải qua một lần, em kể chị xem (để chị nghĩ thế nào về vấn đề mình đang có hôm nay).” Hay “em muốn thuyết phục chị đồng y’‎ với em là ông ABC này là người tốt.”

Chúng ta không nhất thiết phải nói rõ mục đích ra cho người nghe, nhưng trong thâm tâm ta phải biết rất rõ tại sao mình muốn bỏ thời giờ ra nói hay viết một vấn đề gì đó. Và mục đích này sẽ là kim chỉ nam cho mọi lời nói, mọi câu viết.

2. Giản dị

Trong bài Viết giản dị và sâu sắc, ta đã nói đến 3 qui luật đầu tiên của viết lách, đó là (a) giản dị, (b) giản dị, và (c) giản dị. Nói thì cũng thế thôi. Sự quan trọng của “giản dị” trong truyền thông cực kỳ quan trọng và dù ta có nhắc đến điều này cả ngàn lần thì ta cũng không quá quan trọng hóa vấn đề.

Truyền thông có quá nhiều vấn đề cho đến nỗi các thiền sư đã có trường phái Vô ngôn thông–vì nói ra là hiểu lầm, là “vô thông”, cho nên phải “vô ngôn” thì mới “thông” được. Vì vậy, khi nói. chúng ta phải càng giản dị càng tốt. Càng giản dị ta càng ít bị hiểu lầm, và càng tăng hiểu biết. (Hôm nay chị Huỳnh Huệ cũng có bài liên hệ Nguyên tắc tối giản).
noichuyen1
a. Giản dị là nói một lúc một chuyện. Đừng nói hai ba chuyện cùng lúc. Đừng đang nói chuyện này bắt quàng qua chuyện kia.

b. Giản dị là nói các từ dễ hiểu, đừng nói “chữ lớn.” Đa số các “chữ lớn” đều mù mờ về ‎ nghĩa. Đa số người nói chữ lớn đều mù mờ trong chính đầu của họ, và họ không có khả năng nói giản dị vì chưa hiểu vấn đề đế nơi đến chốn.

c. Giản dị là nói ngôn ngữ người nghe có thể hiểu được. Nói theo trình độ kiến thức và trình độ kinh nghiệm của người nghe. Nói mà người nghe không hiểu được thì đó là vì mình nói chưa giản dị đủ.

d. Giản dị là nói đủ thì ngưng, thay vì dài dòng văn tự hay láp nháp cả ngày.

3. Thành thật

Rất ít sách dạy viết hay dạy nói nhấn mạnh điểm này. Đa số sách không hề nói đến điểm này. Nhưng đây là yếu tố quan trọng hàng đầu trong truyền thông. Nếu bạn thành thật nói ra điều gì đó trong lòng bạn, sự thành thật tự nó có tính thuyết phục, ngay cả khi bạn “không biết ăn nói.” Đã bao nhiêu lần chúng ta mũi lòng vì một bài viết hay một lời nói mà ta cảm thấy rất thành thật, dù là trên phương diện k‎ỹ thuật thì bài viết đó hay lời đó không đặc sắc.

Tuy nhiên, thành thật, nói thì dễ làm thì khó, vì ta cố y’ ‎hoặc vô tình vấp phải các điều sau:

a. Có thói quen không để y’‎ đến sự chính xác của ngôn từ, cho nên dùng từ không diễn tả đúng điều ta nghĩ, đôi khi còn làm cho đọc giả nghĩ ngược lại vì hiểu lầm.

b. Có thói quen của giới khoa bảng cũ của người Việt—nói mà thiên hạ không hiểu được thì mới ra vẻ mình là người thông thái, dù là chính mình cũng không hiểu mình đang nói gì hay viết gì.

c. Muốn bài mình viết được người đọc chú y’‎ nhiều bằng cách giật gân, hay gợi cảm xúc mạnh… mà quên mất là các điều này có thể không đúng sự thật. Như là: “Gái nhà quê bị yêu râu xanh hãm hại” dù ràng chuyện thực chỉ là hai cô cậu yêu nhau sau đó thì không còn yêu nhau nữa.

d. Nói mà không có đủ thông tin dẫn chứng. Ví dụ: “Đa số người Mỹ là dốt.” Rất khó có bằng chứng cho câu nói này. Đa số chúng ta hay vấp phải điều này, vì trong khi nói, đôi khi hăng hái quá nên nói quá lời.

e. Nói mà cố tình xuyên tạc sự thật, vì “bất cứ điều gì liên hệ đến phe địch đều phải tồi tệ.” Đây là bản chất của tất cả các lời nói và câu viết của các nhóm chính trị “không anh em”, vì vậy bất cứ họ nói điều gì ta cũng cần phải cân nhắc lại trước khi tin. (Các nhóm chính trị cạnh tranh nhau trong tinh thần anh em thì không tồi với nhau như thế).
noichuyen2
4. Thuyết phục con tim

Rốt cuộc thì con tim của người nghe phải được thuyết phục. Cho nên mọi cách nói đều phải nói theo hiểu biết, tâm tính và tâm tình của người nghe. Nếu người nghe thích theo đạo thờ cúng ông bà mà ta cứ nhất quyết là thờ cúng ông bà là mê tín dị đoan (vì nhà thờ nói thế) thì nhất định là không thuyết phục được.

Nói với nông dân mà nói cách mạng quốc tế, nghĩa vụ tòan cầu, thì không xong rồi, dù là họ có dạ dạ gật gật. Nông dân đang phải lo cơm ăn áo mặc nhà ngủ hàng ngày. Phải lo con cái có thể đi học hàng ngày. Lụt lột thì cần chính quyền nâng đở một tay. Hạn hán thì cần nhà nước lo giúp cho một tí. Nói chuyện với nông dân mà cứ như là chính trị gia Internet thì hỏng.

Dĩ nhiên là ta có thể liệt kê thêm vài chục qui luật nói nữa, nhưng lăng nhăng dài dòng như vậy thường chẳng giúp được gì. Chỉ cần vài ba điểm trên đây. Nếu chúng ta cố thuần thục chúng thì cũng tự nhiên đạt được các qui luật khác mà người ta có thể nghĩ ra.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright TDH, 2009
www.dotchuoinnon.com
Permission for non-commercial use

Bài liên hệ: Căn bản của vấn đề truyền thông, “Nói” ntrong “Nói chuyện”

Căn bản của vấn đề truyền thông

Chào các bạn,

Vấn đề truyền thông là communication problem, tức là những khó khăn trong việc thông hiểu nhau giữa hai người hay nhiều người, do người nói không nói rõ ‎y’ mình, hay người nghe không nghe đúng ý người nói, hay cả hai.

Vấn đề truyền thông được xem là vấn đề lớn nhất cho con người. Người ta thường nói đa số, nếu không phải tất cả, các vấn đề trong một công ty là vấn đề truyền thông. Và trong gia đình, khi vợ chồng con cái có vấn đề truyền thông là lúc gia đình có nhiều xào xáo.
communicationproblem
Dĩ nhiên ta chúng ta đã đọc thấy rất nhiều bài học về cách nói và cách nghe, cách truyền thông với nhau, để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, trong bài này, hãy tạm gác các kỹ năng truyền thông đó qua một bên, để khảo sát vấn đề một cách căn bản hơn.

Hãy nhìn vào truyền thông nam nữ vì đây là loại truyền thông rõ ràng nhất để khảo sát vấn đề. Cô và cậu quen nhau, nói chuyện, đi chơi và yêu nhau. Trong thời gian này, hầu như chẳng bao giờ có vấn đề truyền thông. Thỉnh thoảng có giận hờn chút đỉnh, nhưng nếu đang yêu là hầu như không có vấn đề gì cả. Dù ít nói hay nói nhiều, nói nghiêm chỉnh hay nói đùa, nói chơi hay nói thật, ngay cả khi không nói–ngồi gần nhau mà chẳng nói một câu cả tiếng đồng hồ–cũng không hề hấn gì. Khi yêu ta không có vấn đề.

Rồi cô cậu lấy nhau, có con, xây nhà, lập cơ nghiệp, hạnh phúc bên nhau. Hầu như chẳng có vấn đề truyền thông bao giờ.

Đến một lúc nào đó chàng đi về trễ thường xuyên hơn, nàng đợi cơm dài giờ hơn, chàng có nhiều l‎y’ do để về trễ hơn, các câu trả lời của chàng thường mù mờ khó hiểu hơn, chàng hay gắt gỏng hơn, nàng thắc mắc nhiều hơn… và cả hai bắt đầu có khoảng cách, có nhức nhối trong tâm, có nghi ngờ, có thắc mắc, và có communication problem.

Vậy thì communication problem tạo ra vấn đề, hay là một vấn đề nào đó tạo ra communication problem?
communicationproblem1
Từ lúc mới yêu và mấy năm sau đó không có communication problem. Càng ở với nhau lâu thì càng hiểu y’ nhau, càng communicate khá hơn chứ. Tại sao, ở với nhau lâu, bây giờ lại cứ hiểu lầm ‎ nhau là sao?

Nếu quan sát các vấn đề giữa các cặp vợ chồng, thì communication problem thường là triệu chứng bên ngoài của vấn đề căn bản bên trong—liên hệ vợ chồng hiện có vấn đề. Trong ví dụ ta có đây, hoặc là anh chồng thích các việc nói chuyện làm ăn nhậu nhẹt với bạn hơn là về với vợ, hoặc có cô nào đó, hoặc có vấn đề gì đó với vợ, cho nên trong truyền thông giữa hai người có vấn đề.

Tại công sở cũng thế. Nếu sếp nói gì một nhân viên cũng hiểu sai, và nhân viên đó nói gì sếp cũng hiểu sai, thì ta có thể chắc chắn hầu như 100% là hai người kỵ nhau. Đó là vấn đề. Truyền thông không phải là vấn đề.

Trong một forum thuộc loại thùng rác, không ai tin ai, không ai tôn trọng ai, không ai kính nể ai, thì bạn có nói bất kỳ điều gì, kể cả mang lời chúa phật ra nói, cũng có kẻ xỉ vả chưởi bới bạn, mà hoàn toàn không hiểu lời bạn nói gì.

Trong một quốc gia, khi dân chúng không còn tin nhà nước, thủ tướng có đặt tay lên thánh kinh thề thốt trước khi nói, thì cũng vô số người không tin và thắc mắc hạch hỏi tấn công đủ điều.

Ở Mỹ, có đủ loại tư vấn tâm l‎y’ và tư vấn gia đình, vợ chồng mới đằng hắng nhau là đã rủ nhau ra tư vấn gia đình. Nhưng tỉ lệ ly dị ở Mỹ gần 50%. Kinh khủng! Không phải vì ở Mỹ thiếu chuyên gia tư vấn về gia đình và communication, nhưng vì văn hóa Mỹ dạy người ta không trân trọng hôn thú và gia đình. Lấy nhau chỉ là lấy nhau cho đến lúc chán, tức là một hai năm sau đó. Nhiều khi chỉ là hai tháng sau đó.
communicationproblem
Trong những xã hội xem lấy nhau là lấy nhau trọn đời, như Việt Nam hay trong truyền thống công giáo, khi gặp khó khăn, người ta cố gắng vượt khó khăn để giữ gia đình. Trong xã hội “lấy nhau cho đến lúc chán” như ở Mỹ, hơi gặp một tí khó khăn, như vợ chồng cãi nhau chuyện phim này hay hay dở, đó là lúc chán, lúc ly dị.

Có hai điều căn bản làm nền tảng cho liên hệ giữa các cá nhân với nhau: (1) Lòng tin của ta vào người kia—vợ hay chồng, hay bạn, hay cán bộ nhà nước—và (2) quyết tâm của mọi người trong cuộc giữ vững sự đoàn kết và sức mạnh của tập thể.

Khi chúng ta mất nền tảng này, tức là mất một trong hai điều này, ta có communication problem. Và lúc đó có chữa communication problem cũng chỉ là chữa ngoài da. Gốc bên trong, lòng tin lẫn nhau và lòng quyết tâm giữ vững tập thể, đã bị lỏng lẻo lung lay. Nếu bệnh căn này không giải quyết được, mọi cách giải quyết communication problem bên ngoài đều vô ích.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright TDH, 2009
www.dotchuoinnon.com
Permission for non-commercial use

Thảo luận về leadership

profilepic2

Chào các bạn,

Hôm nay mình rất vui được giới thiệu với các bạn bài viết chia sẻ kinh nghiệm của chị Hoàng Khánh Hòa về một trại hè tuyệt vời mà chị mới tham gia, chỉ mới mấy hôm trước.

Trại hè “Take Flight Retreat 2009!” về nghệ thuật lãnh đạo tại Camp Joy, Centerville, Ohio.

Chị Hòa ngay sau đó đã viết bài để chia sẻ với các bạn trên forum của Usguide.

Mình được đọc bài viết của chị Hòa mấy hôm trước và ngay lập trức bị ấn tượng mạnh bởi không khí hứng khởi của hội trại và cảm xúc rất tự nhiên của Hòa.

Khánh Hòa hiện nay đang theo học và sắp tốt nghiệp khóa học Master of Social and Applied Economics tại Wright State University ở Dayton, tiểu bang Ohio, Mỹ.

Đồng thời, chị cũng tham gia các hoạt động tình nguyện trợ giúp các sinh viên ở Việt Nam xin học bổng để đi du học Mỹ qua Usguide. Chị Hòa là một admin của tổ chức Usguide.

Usguide là tổ chức phi lợi nhuận hướng dẫn các bạn học sinh ở Việt Nam xin học bổng để đi học đại học và sau đại học ở Mỹ từ năm 1997 tới nay. Website của Usguide ở tại http://usguide.org.vn/index.php

Câu quote yêu thích của chị Hòa là: It’s big world and there’s a lot to be done :-)

Chúc các bạn một ngày tươi hồng,

Hiển

.
camp1
Thảo luận về leadership

1. Ngày 24-26/7 cuối tuần vừa rồi mình tham gia trại hè Take Flight 09 tại Camp Joy, Centerville, OH. Khu trại hè này thành lập từ năm 1938, là nơi thường xuyên tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho trường học, doanh nghiệp và cá nhân.
Mình chia sẻ với các bạn về những cảm nhận từ trại hè này, và mọi người cùng đóng góp ý kiến xây dựng văn hóa hoạt động cộng đồng và phát triển kĩ năng leadership nhé.

2. Take Flight Retreat lần này là lần đầu tiên Wright State tổ chức dã ngoại, gồm leaders của tất cả 17 association/organization trong trường bao gồm (list ra đây làm ví dụ về tính diversity của trường ĐH Mỹ, trường mình bé tí tị có khoảng 17,000 sv mà đã có từng ấy hội, tính ra khoảng 1,000sv/organization):
first time on stage to sing a song
AFU: African Student Union
ASA: Asian Student Association
ANAS: Association of Native American Student
BSU: Black Student Union
BMOTM: Black Men on the Move
BWSF: Black Women Striving Forward
FMLA: Feminist Majority Leadership Alliance
GAC: Greek Affairs Council
IFC: Interfraternity Council
LIFE: Latinos Involved in Further Education
NAACP: National Association for the Advancement of Colored People
NPHC: National Pan-Hellenic Council
RCA: Residential Community Association
SG: Student Government
SHABA: Self Health and Beauty Alliance
UAB: University Activities Board

Tổng cộng Retreat lần này có khoảng 60 thành viên tham dự, và 5 facilitators chia thành 9 group (Blue, Brown, Red, Green, Yellow, Neon Green, Hot Pink, Black và Orange). Mỗi nhóm có 1 nhóm trưởng gọi là Pilot của crew, facilitator là crew attendant.
camp10
3. Đây là một khóa huấn luyện về teamwork và leaddership dựa trên cuốn sách “The Student Leadership Challenge” của James M. Kounez và Barry Z. Posner (http://www.leadershipchallenge.com/WileyCDA/), xây dựng thành 5 practices:

1. Model the way
2. Challenge the process
3. Encourage the heart
4. Enable others to act
5. Inspire a shared vision

Mỗi chủ đề được giới thiệu bởi 1 facilitator, đưa ra case studies cho các nhóm giải quyết, và sau đó áp dụng vào các physical activities, rất mệt nhưng cũng rất thú vị.

Một vài activities mà mình ấn tượng nhất:
group2
Food for thought: Mr Joe có một bài lecture về Encourage the Heart thật tuyệt vời. Ông nói rằng “Nhìn tôi, các bạn có thể biết tôi là người thế nào không?”. Tất nhiên có chứ, ông cao này, già hơn chúng tôi này, nhìn khỏe mạnh này…Nhưng Joe nói “Các bạn có tin là cách đây 4 năm tôi được chuẩn đoán là mắc bệnh ung thư không?”. Cả lớp rất ngạc nhiên về điều này, và Joe nói, quả thật nếu chỉ nhìn bề ngoài một con người thật khó mà nói được họ là người như thế nào. Cách mà chúng ta đối xử với những người khác phải rất personally, vì mỗi người có một hoàn cảnh khác nhau, có những nỗi sợ hãi, có điểm mạnh điểm yếu, có cá tính khác biệt. Communicate và understand từng cá nhân sẽ giúp mình treat mọi người một cách đúng đắn. Hơn nữa là phải luôn cổ vũ động viên họ, vì điều đó đem lại positive impact on them. Mỗi người ai trong chúng ta đều muốn mọi người công nhận thành quả, nỗ lực của mình. Dù đối với người khác điều đó là nhỏ bé, nhưng đặt vào vị trí của cá nhân đó thì họ đáng được khen ngợi nếu như họ đã thực sự cố gắng hết sức mình.
activity1
Học cách say “thank you” và appreciate others’ efforts, give a gift or greet people…

Trước mỗi bữa ăn, Joe phát cho mỗi người một cái voucher Food for thought với những lời chia sẻ mình thấy rất tâm đắc như là “Respect other people even someone that you don’t know”, “Everything in life is a choice”…Mình vốn đã thích câu “Live to make a difference”, Joe cũng có nhắc đến, nhưng thêm chữ “positive” thì thấy đúng quá. Tất nhiên là chúng ta encourage sự đổi mới, khác biệt, diversity, nhưng những thay đổi đó phải bring positive impacts to our community.

Joe phát cho mỗi người một chiếc phong bì và một tờ giấy với dòng chữ ” A smile for you” để mọi người viết tặng những lời encouragement cho người thân, bạn bè, hay bất cứ ai mà mình muốn chia sẻ. Không cần một món quà giá trị, chỉ một câu nói, một vài dòng động viên khích lệ là đủ để đem lại niềm vui cho một người rồi.
jump
Như thế nào là thành công?: Đây là câu chuyện của Sherry, phụ trách nhóm của mình (nhóm mình là yellow, mọi người đặt tên mới là Bling ^^). Ngày chủ nhật, buổi physical activity cuối cùng trước khi tổng kết khóa huấn luyện, nhóm mình và 2 nhóm nữa tham gia trò đu dây (swing). Cũng không có gì phức tạp lắm, chỉ là treo người lên một cái dây giữa nhà rồi mọi người kéo lên gần sát góc trần, sau đó tự người chơi thả dây để đu qua đu lại giữa hai bên tường nhà. Nghe thì chỉ có vậy, nhưng thực sự là một thách thức đối với tất cả mọi người. Điều ngạc nhiên đó là không phải đấng nam nhi nào cũng anh hùng như mình vẫn nghĩ, có cậu Sean, sợ độ cao nỗi chỉ treo mình lơ lửng thôi, chưa kéo lên được tí cm nào đã xin stop rồi. Có những em gái sv năm nhất thì lại rất thích thú và không có vẻ gì sợ hãi cả. Với Sherry, câu chuyện còn kì lạ hơn, vì chị nói rằng chị là người sợ độ cao, đến nỗi chỉ leo lên được …2 bậc của cái thang là sợ lắm rồi. Nhưng ngày hôm đó, Sherry đã chia sẻ rằng “Tôi thấy các bạn ngày hôm nay thật can đảm, ai cũng cố gắng hết sức mình, vì thế, dù tôi rất sợ nhưng hôm nay tôi sẽ leo lên đến bậc thứ 3 để các bạn thấy tôi đã vượt qua thách thức của chính mình”. Theo yêu cầu của facilitator, mọi người đứng phía dưới làm supporter xung quanh chiếc thang, và liên tục cổ vũ Sherry. Chị đã leo lên bậc thứ 3, đứng trong 3 giây. Sherry đã khóc vì xúc động trước sự cổ vũ của mọi người, và có lẽ vì niềm vui vượt qua nỗi sợ hãi. Chị, cũng như tất cả mọi người trong nhóm, khi hoàn thành nhiệm vụ của mình, đều xứng đáng nhận được một chiếc huy hiệu “wing” từ nhóm trưởng.

Và kết luận lại, ai là người chiến thắng trong trò chơi? Tất cả mọi người, dù là đu từ trên đỉnh, hay chỉ mới leo được 3 bậc thang như Sherry, đều xứng đáng là được công nhận vì họ đã vượt qua thách thức của chính mình, đó là chiến thắng lớn nhất.
award
4. Mình đã tham gia với ASA nhiều lần nhưng đây là lần đầu tiên join với toàn bộ sinh viên trong trường và trong một chương trình được tổ chức rất khoa học, quy củ. Một trong những điều ai cũng phải công nhận đó là sv Mỹ được giáo dục kĩ năng làm việc nhóm cực tốt:

Respect: tôn trọng schedule chương trình (các hoạt động gần như chỉ xê dịch so với lịch trình 2-5 phút), lắng nghe (khi cả nhóm thảo luận, chỉ 1 người nói, không chỉ trích mà chỉ đưa ra quan điểm của cá nhân để convince), say thank you liên tục khi được giúp đỡ, hay đơn giản là appreciate ngưởi tổ chức (dù đôi khi chúng ta nghĩ đó là nhiệm vụ của họ, nhưng rõ ràng là mức độ hoàn thành nhiệm vụ thì rất định tính, lí do để thank you là để appreciate thái độ làm việc tích cực chứ không phải là làm cho xong)…

Disciplined: tính kỉ luật thể hiện ở chỗ tuân thủ thời gian làm việc, cũng như khi đã thống nhất rồi thì tất cả mọi người đều răm rắp nghe theo hướng dẫn của leader.

Positive: mọi người cho rằng nói điều gì đó negative chỉ khiến tổn thương người khác, và làm họ thui chột ý chí, vì vậy chẳng có lí gì để trách móc cả, thay vào đó hãy động viên họ nếu họ gặp thất bại, sai lầm, đó là cái mà mỗi người chúng ta cần để làm tốt hơn, và đóng góp cho tổ chức nhiều hơn nữa.

Communicate: liên tục trò chuyện trao đổi với mọi người trong nhóm để nắm bắt thay đổi, nhận ra những effort của họ để có thể encourage kịp thời. Communicate giúp mọi người hiểu rõ nhau hơn, và dễ dàng chia sẻ a shared vision of the organization để đi đến đích.
group8
5. Cuối cùng, “Is leadership everyone’s business?”. Trong buổi tổng kết, mọi người được yêu cầu chia sẻ 3 điều shaped your life. Đây là session đem lại nhiều cảm xúc nhất đối với mọi người trong suốt khóa học. Các bạn sv, mỗi người một hoàn cảnh, người thì mất phương hướng lựa chọn ngành học, người thì gặp vấn đề gia đình như bố nghiện rượu, cha mẹ li dị vvv. Các bạn đã struggled như thế nào, và đã làm gì để vượt qua điều đó, để ngày hôm nay đứng ở đây một cách tự tin để chia sẻ? Điểm mấu chốt, đó là hãy tự tin với những giá trị của chính mình, challenge, honesty, success, flexibility…và chia sẻ với mọi người để tự tìm cho mình một lối đi và làm chủ cuộc sống của chính mình. Một khi bạn thấy hạnh phúc với bản thân, bạn sẽ tiếp tục có những đóng góp tích cực cho cộng đồng- đó cũng là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong xã hội, giống như khi bạn nhận được một lời khích lệ và vì thế mà bạn đã đạt được một mục tiêu nào đó, bạn sẽ cảm ơn lại bằng cách giúp đỡ, khích lệ những người khác.

6. Tất cả những điều này không mới, nhưng làm thế nào để chính mỗi chúng ta thực sự cảm nhận sâu sắc, và ngày càng hoàn thiện leadership skills thì không bao giờ cũ.

7. Bạn nào tìm được bản soft cuốn sách thì share lên forum nhé, mình mới thấy ebook thôi mà cũng chưa kịp đọc. Các bạn cũng hãy chia sẻ những kinh nghiệm của mình như là bạn đã gặp khó khăn như thế nào, đã được inspired như thế nào, hoặc bạn học được từ một hành động rất nhỏ của ai đó và điều đó đã impact đến bạn ra sao. Mình rất mong các bạn cùng thảo luận, chia sẻ để cùng giúp nhau hoàn thiện các kĩ năng về communication, problem-solving, supporting, giving encouragement vv…nhằm đạt được mục tiêu của bản thân và các nhóm/tổ chức mà mình đang tham gia.
__________________

Hoàng Khánh Hòa
It’s big world and there’s a lot to be done :-)

Mười chiêu chạy tốt trong quản lý các dự án

Chào các bạn,

Cuộc sống hiện đại và lối sống công nghiệp, cùng với các hiệu quả cao và phát triển xã hội, cũng đem đến… rất nhiều việc để làm và x-trét.

boat
Các bạn quản lý nhiều việc một lúc như thế nào? Làm sao để vừa đi làm toàn thời gian, vừa học thi các chứng chỉ ngành nghề? Nộp hồ sơ đi học nước ngoài ? Làm thêm các dự án khác ở ngoài? Và giữ cho thân thể và tinh thần khỏe khoắn?

Sau đây, anh Michael Angier, người sáng lập và người điều hành của Mạng Thành Công (SuccessNet) chia sẻ về bí quyết kham nhiều việc và cân bằng cuộc sống của anh. Hóa ra, công ty của anh đặt tại South Burlington, Vermont, thị trấn hồi trước mình ở :-)

Anh có sở thích du thuyền, và đây là con thuyền mang tên “Attitude” (Thái độ) của anh – Lao thẳng về phía trước!

Mình đọc được bài viết này vào đầu năm 2007 . Mình thấy có nhiều ý hay và cũng áp dụng được một ít. Mình không áp dụng hết máy móc được vì tính cách mình cũng hơi khác, cũng như anh Micheal nói, mỗi người sẽ có cách khác nhau.

Với mình, hiệu quả nhất là chiêu “Thời gian nghỉ”, mình dạo này thường làm các việc bình thường như đi bộ, rửa bát đĩa, gặt cỏ để ‘vệ sinh đầu óc”và ‘xới lại mảnh vườn”. Khi làm những việc bình thường đó, tự nhiên các câu hỏi và các câu trả lời sáng tạo chợt đến cho những vấn đề cũ và mới nghĩ ra. Rất hay.

Các bạn quản lý thời gian và liên hệ với cách của anh Micheal thế nào? Các bạn chia sẻ thêm nhé.

Chúc các bạn một ngày năng suất,

Hiển.

.

Mười chiêu chạy tốt cho tôi trong quản lý các dự án và ưu tiên công việc

Tôi thường được hỏi điều gì giữ cho tôi có được sự tập trung và liên tục trên tuyến đường tiến đến những mục tiêu của tôi. Mọi người muốn biết cách nào “chạy được”. Họ muốn biết “vũ khí bí mật” của tôi để làm nhiều dự án và các ưu tiên công việc. Sự thật là chẳng có cách nào chạy được cho tất cả mọi người. Mỗi chúng ta đều có cách cá nhân của mình, thế mạnh cũng như điểm yếu. Cách chạy được cho người này có thể không chạy cho người khác.

Tuy nhiên, đây là mười điều chạy được cho tôi. Khi tôi thấy mình không năng suất được như tôi muốn, tôi nhìn vào xem điều nào trong những điều này xem tôi có lẽ đã làm không tốt và kiên trì như tôi nên.
successful
1. Mục đích rõ ràng, viết ra được

Tôi viết những mục đích của tôi xuống và để chúng trước mặt. Tôi đặc biệt quan tâm tới ba mục tiêu đầu. Ba cái quan trọng nhất mà tôi đang trong quá trình hoàn thành. Sự rõ ràng dẫn tới sức mạnh, và có những mục đích rõ ràng, viết được ra giữ cho tôi tập trung hơn.

2. Cuốn sổ dự án

Tôi giữ một cuốn sổ kẹp với 3 móc ở gáy, với một cái gáy đánh số cho mỗi dự án. Trong mỗi phần, tôi có danh sách các việc cần làm, ghi nhớ về tài nguyên và ý tưởng đề hoàn thành những dự án.

Rồi, tôi chẻ nhỏ những dự án của tôi thành những kế hoạch hành động. Hầu hết mọi người có danh sách việc để-làm, nhưng tôi chia danh sách của tôi thành cần kíp, cấp bách và quan trọng. Tôi dùng A, B, C và cố hết sức để tâm tới chúng theo thứ tự. Những cái A phải được làm xong và nhạy cảm về thời gian, những cái B nên được làm hay phải được làm, nhưng không quá gấp về thời gian, những cái C nếu làm được thì cũng hay, tôi có ý muốn làm, nhưng chúng không gấp hay thiết yếu.

Cố hết sức, tôi đặt thời gian để làm các việc A. Tôi đặt hẹn lịch cho chúng và như vậy ít có khả năng chung sẽ trượt và không được làm đúng hẹn.

3. Thời gian nghỉ.

Tôi không thực hành được điều này tốt như tôi muốn, nhưng tôi biết điều này sẽ chạy khi tôi làm, và tôi đang khá lên ở điều này. Chúng ta cần những khoảng nghỉ. Những khoảng nghỉ dài ngày (ít nhất một tuần hay mười ngày), những kỳ nghỉ tương đối (cuối tuần dài (thứ bảy, chủ nhật + 1 ngày) ). Nhớ rằng, chính khoảng lặng giữa những nốt nhạc tạo nên âm nhạc. Đảm bảo rằng, tạo ra một chút khoảng nghỉ của bạn trong ngày, trong tháng trong năm và trong cuộc sống của bạn.
Hầu hết, nếu không phải là tất cả, những người lãnh đạo và thành đạt vĩ đại dành thời gian lánh đi – thời gian yên lặng, thời gian suy tưởng, thời gian thiền và thời gian đổi mới. Không có nó, họ không có thể hoàn thành được điều họ làm. Tại sao chúng ta lại khác đi được?

4. Nhóm đầu não

Tôi gặp gỡ hầu như mọi tuần với Nhóm Thành Công của tôi. Hai trong số họ sống ở bờ Tây và người còn lại ở phần giữa nước Mỹ. Chúng tôi gặp qua cuộc gọi hội đàm và nói về những mục đích và dự án, cái gì đang chạy, cái gì không chạy và chúng tôi có thể tiến thêm tốt hơn ra sao. Tôi không muốn thiếu đi sự hỗ trợ giá trị này.

Chúng tôi gặp trong một giờ và chia thời gian giữa các thành viên trong cuộc gọi. Thêm nữa, chúng tôi trao đổi email khi cần.
successful1
5. Phục vụ đầu tiên – Lợi nhuận thứ hai

Điều này không phải dễ làm, nhưng rất cần thiết đặt trọng tâm vào cho khách hàng điều họ muốn. Nếu tôi nghĩ về những gì tôi có thể làm cho khách hàng hay vì tôi có thể lợi lộc gì, mọi thứ chạy tốt. Cộng việc chạy và chứng minh rằng bạn có thể có bất kỳ thứ gì bạn muốn nếu bạn giúp đủ những người khác có cái họ muốn.

Bằng cách tập trung vào nơi đáng tập trung – tạo ra giá trị – thay vì tôi muốn được gì cho tôi, tôi tạo ra tiến bộ – và tiến bộ là cái tồn tại lâu dài.

6. Tôn thờ khoảng thời gian hiệu năng cao

Chúng ta đều có những thời gian nhất định trong ngày mà chúng ta làm việc tốt nhất, với tôi, đó là buổi sáng. Với bạn, có thể đó là buổi chiều hay nửa đêm. Tôi đặt kế hoạch hầu hết những dự án quan trọng nhất vào buổi sáng, Cho khoảng thời gian hiệu năng thấp hơn, tôi làm những việc cần ít sáng tạo, ít lực của não, hay ít động lực hơn.

7. Ghi nhật ký

Tôi giữ một quyển nhật ký trên máy tính và cũng trong một cuốn sổ kẹp 3 vòng, để tôi có thể đục lỗ và thêm giấy vào khi cần thiết. Đó là cuốn sổ nháp cũng như chỗ để tôi ghi lại ý tưởng và suy tư.

Thật sâu sắc và hứng thú đối với tôi khi tôi xem lại những nhật ký từ những năm trước. Thật kỳ diệu nhìn thấy sự khác đi về quan điểm của những năm đã qua cũng như quan sát sự tiến bộ đạt được.

8. Thể dục

Tất cả chúng ta cần thể dục. Cơ thể ta cần tích cực để đầu óc hoạt động tốt. Khi tôi bỏ tập, công việc của tôi dở đi. Khi tôi làm điều tốt cho tôi, những thứ tốt xảy đến với tôi. Tôi giờ đây nhìn vào khoảng thời gian tập thể dục như là một đầu tư vào hiệu năng của tôi, hơn là lấy mất đi thời gian hiệu năng.

9. Đọc những sách tốt và nghe những băng tốt

Đầu óc, sự sáng tạo và động lực của tôi được kích thích bằng những câu chuyện hứng khởi, nghe những ý tưởng hay và học tại sao những người vĩ đại đã sống và chiến thắng.

Tôi đọc với một cái máy thu âm hay một cái sổ ghi, bởi vì tôi muốn ghi lại theo thời gian những ý tưởng tôi kháp phá ra và những điều tôi nghĩ như kết quả của những điều tôi đọc.

10. Đặt những câu hỏi

Tôi tin rằng những câu hỏi là những câu trả lời. Khi tôi đặt câu hỏi cho người khác, tôi học được. Khi tôi đặt câu hỏi cho chính tôi, tôi phải suy nghĩ và nghiên cứu, tôi còn học được nhiều hơn. Tất nhiên, ta chẳng thể học được ít đi.

Chất lượng cuộc sống của ta liên hệ mật thiết với chất lượng câu hỏi của ta.

Ghi chú: Tất nhiên, không có gì có thể thay thể được việc có những mục tiêu bạn cảm thấy đam mê. Với những lý do mạnh mẽ, tin tưởng mãnh liệt, và một niềm tin sâu sắc, một người có thể đạt được những điều tưởng như không thể.

.

Ten Things That Work For Me In Managing Projects And Priorities

I’m often asked what keeps me focused and on track toward my objectives.

People want to know what works. They want to know my “secret weapons” for juggling many projects and priorities. The truth is there’s no one way that works for everyone. We each have our own style and our own strengths and weaknesses. What works for one may not work for another.

Nonetheless, here are ten things that work for me. When I find myself being less productive than I’d like, I look at which of these things I might not be doing as well or as consistently as I might.
successkey
1. Clear, Written Goals

I write my goals down and I keep them in front of me. I pay particular attention to my top three—the three most important things I’m in the process of accomplishing. Clarity leads to power and having clear, written goals keeps me better focused.

2. A Projects Book

I keep a three-ring binder with a numbered tab for each project. Within each section, I have task lists, notes about resources and ideas on completing these projects.

Then, I break my projects down into action plans. Most people have to-do lists, and so do I, but I divide my list into critical,
imperative and important. I use A, B and C and do my best to put my attention on them in this order. A’s must be done and are time-sensitive. B’s should be done or must be done, but are not so time-critical. C’s are nice to do, I’d like to do them, but they just aren’t critical or essential.

As best I can, I schedule the time to work on the A’s. I set them up as an appointment and that way there’s less chance that they will slip and not get done on time.

3. Time Away

I don’t yet practice this as well as I would like, but I know it works when I do, and I’m getting better at it. We need breaks. Extended ones (at least a week or ten days), intermediate ones (long weekends) and short ones (breaks in the day). Remember, it’s the space between the notes that makes the music. Be sure to create some spaces in your
day, your month, your year and your life.

Most, if not all, of the great leaders and achievers spent time away—quiet time, contemplative time, meditation time and renewal time. Without it they would not have been able to accomplish what they did. Why should we be any different?

4. Master Mind

I meet almost every week with my Success Team. Two of them live on the west coast and the other in the Midwest. We meet by conference call and talk about our goals and projects, what’s working, what’s not working and how we can make better progress. I wouldn’t be without this valuable support.

We meet for an hour and divvy up the time between the members on the call. In addition, we correspond via email as the need arises.
successwind
5. Service First—Profits Second

It’s not always easy to do, but it’s imperative to put the focus on giving the customer or client what they want. If I’m thinking about what I can do for our members instead of what I can gain, things work.

It just goes to prove that you can get anything you want if you help enough other people get what they want. By keeping the focus on where it belongs—creating value—instead of on what I want to get out of it, I make progress—and it’s progress that lasts.

6. Keep Peak Times Sacred

We all have times of the day when we are at our best, for me, it’s the morning. For you it might be the afternoon or late night. I schedule my most important projects for the AM. For my less-productive times, I schedule tasks that don’t require as much creativity, brainpower or motivation.

7. Journaling

I keep my journal on my computer and also in a 3-ring binder so Ican punch and add pages as needed. It’s a scrapbook as well as a place to record my thoughts and ideas.

It’s insightful and inspiring for me to review my journals from previous years. It’s amazing to see the difference in perspective from years past as well as observe the progress that’s been made.

8. Exercise

We all need exercise. Our bodies need to be active in order for our minds to work properly. When I skip my workouts my work suffers. When I do what’s good for me good things happen to me. I now look at the time taken in working out as an investment in my productivity rather than taking time away from my productivity.

9. Reading Good Books and Listening to Good Tapes

My mind, my creativity and my motivation are stimulated by reading inspiring stories, listening to good ideas and learning about why and how great men and women have lived and triumphed. I read with a tape recorder or a note pad because I want to chronicle the ideas I discover and what I think about as a result of what I read.

10. Asking Questions

I believe that questions are the answers. When I ask others questions, I learn. When I ask myself questions, I have to think and research, I learn even more. Of course, we can’t learn less.

The quality of our lives is closely related to the quality of our questions.

Author’s Note: Of course, nothing can take the place of having objectives about which you feel passionate. With strong reasons, compelling beliefs and deep-seated faith, one can accomplish seemingly impossible things.

Michael Angier