Danh mục lưu trữ: Kỹ năng quản lý

Giải pháp cho các vấn đề truyền thông

Chào các bạn,

Trong bài “Truyền thông của người Việt” chúng ta đã nhắc qua một số vấn đề thường gặp trong cách nói chuyện/truyền thông của người Việt chúng ta: truyền thông bằng im lặng, lúc nào cũng “yes”, nói ngược sự thật, truyền thông kiểu bí mật, truyền thông kiểu cá nhân hay phe nhóm, và nói kiểu mù mờ.

Hôm nay chúng ta nói đến các giải pháp cho vấn đề truyền thông này.

1. Giải pháp đầu tiên là chúng ta phải nhạy cảm về việc “nghe”.

Thường thì người nghe tốt thì nói tốt, người nghe tồi thì nói tồi.

Continue reading Giải pháp cho các vấn đề truyền thông

Nói chuyện chính xác

Chào các bạn,

Nếu bạn có thói quen nói chính xác thì có lẽ là bạn cũng có thói quen nghe chính xác. Người nói không chính xác thì cũng thường nghe không chính xác.

Đương nhiên nói và nghe là hai kỹ năng chính của truyền thông (communication). Nếu bạn không truyền thông tốt thì rất khó làm việc, vì người khác nói bạn hiểu sai ý, và khi bạn nói, bạn nói không đúng ý bạn muốn nên người khác không thể hiểu đúng ý bạn.

Continue reading Nói chuyện chính xác

Giản dị hóa để giải quyết vấn đề

Chào các bạn,

Những bài thơ có ấn tượng nhất đối với chúng ta thường là những bài thơ rất giản dị, như là

Bão

Cơn bão nghiêng đêm
Cây gẫy cành bay lá
Ta nắm tay em
Cùng qua đường cho khỏi ngã
Cơn bão tạnh lâu rồi
Hàng cây xanh thắm lại
Nhưng em đã xa xôi

Và cơn bão lòng ta thổi mãi…

(Tế Hanh)

Ngôn ngữ giản dị, ý‎ tưởng giản dị, trình bày trực tiếp, là cách nói/viết nhiều hiệu quả nhất.

Continue reading Giản dị hóa để giải quyết vấn đề

Truyền thông trong công việc

Chào các bạn,

Truyền thông là communication. Hôm nay chúng ta nói về nhu cầu truyền thông trong công việc. Truyền thông trong công việc là một kỹ năng truyền thông mà dân Việt chúng ta rất yếu. Người nước ngoài khi làm việc với người Việt là thường sợ khoản truyền thông này.

Năm 1992 mình hướng dẫn một lớp luật tại Bộ Tư Pháp ở Hà Nội và Sài Gòn cho các giáo sư và luật gia Việt Nam về một số luật căn bản của Mỹ để giúp Việt Nam “nhìn ra thế giới”. (Đây là lớp học của Mỹ đầu tiên ở Việt Nam – không tính trước 1975 ở miền Nam. Cực kỳ khó để mở vào thời đó, vì cả Mỹ lẫn VN đều không thích, mà còn nghi ngờ chính trị. Nhiều người nói là mình làm chuyện impossible. Nhưng chuyện impossible đã thành sự thật, sau nhiều cố gắng trầy vi tróc vẩy của mình. Nhưng chuyện này để khi khác kể). Mình là trưởng đoàn, hai giảng viên kia là Sesto Vecchi – nhiều người ở VN biết Sesto — và Stuart Lemle, một luật sư về thương mãi ở Washington DC. Lớp học dài 1 tuần ở mỗi thành phố. Trước khi mở lớp, mình soạn một tờ “định giá”, để cuối khóa các học viên định giá các giảng viên. Trong tờ định giá, mình có một câu về khả năng của giảng viên trong việc khuyến khích các học viên tham gia thảo luận trong lớp. Stuart thì mù về VN nên chẳng nói gì, nhưng Sesto đọc câu đó là giật mình ngay: “Học viên VN có bao giờ thảo luận đâu mà có điểm thảo luận được?” Mình nói: “Tôi biết điều đó Sesto, chính vì vậy mà tôi có khoản đó để mỗi chúng ta phải nghĩ ra cách làm cho học viên thảo luận.” Sesto có vẻ rất stress. Nói đến chuyện này để các bạn hiểu, khi nói đến kỹ năng truyền thông của dân ta là các quý vị nước ngoài rất sợ.

Continue reading Truyền thông trong công việc

Teamwork – Gia nhập nhóm mới

Chào các bạn,

Mỗi tổ chức, mỗi nhóm người có một văn hóa riêng. Nếu bạn có 4 người bạn đã từng thân thiết và gặp gỡ nhau thường xuyên lâu năm, nhóm 4 người đó có một văn hóa đặc biệt, với những ứng xử đặc biệt, mà người ngoài nhóm không biết. Mỗi gia đình có một văn hóa riêng, người ngoài không biết. Mỗi văn phòng có một văn hóa riêng, người ngoài không biết.

Cho nên khi bạn đến với một công việc mới tại một văn phòng mới, gia nhập một nhóm mới, vào một diễn đàn mới… là bạn bước vào một văn hóa mới với nhiều điều bạn không biết.

Continue reading Teamwork – Gia nhập nhóm mới

Interested in people – Thích người

Chào các bạn,

Dịch “interested in people” là “thích người” thì không hoàn toàn mang lại công lý cho từ interested. I am interested in music là tôi thích nhạc. Người interested in music thì thích nghe nhạc, chơi nhạc, mua nhạc, tìm hiểu thêm về nhạc. I am interested in you là tôi thích anh. Người interested vào bạn là người muốn tìm hiểu thêm về bạn, gần bạn hơn, kết thân với bạn. Interest có thể dẫn đến thành bạn bè đối tác thương mãi, hay tình bạn khắng khít, hay tình yêu nam nữ. Interested luôn luôn hàm nghĩa thích thú, tò mò, muốn gần gũi thêm, muốn tìm hiểu thêm, một cách thân tình chứ không phải kiểu công an muốn tìm hiểu thêm nghi phạm.

Thế thì bạn có interested in people–interested vào người ta–không?

Continue reading Interested in people – Thích người

Đối thoại thế nào?

Chào các bạn,

Hôm nay chúng ta hãy cùng chia sẻ về nghệ thuật đối thoại. Làm thế nào để có một đối thoại mang đến nhiều lợi ích cho mình?

Đối thoại nhiều lợi ích nhất là đối thoại mang đến đồng cảm, khi xong cuộc đối thoại cả hai người thấy hiểu nhau hơn và gần nhau hơn.

– Tranh luận sùi bọt mép vì anh thích A tôi ghét A không phải là đối thoại (hay ít ra thì cũng không phải là đối thoại ta nên có).

– Ngồi giả vờ ừ ừ dạ dạ nhưng chẳng nghe chữ nào, và đầu thì đang ở cách đó 200km, không phải là đối thoại.

Continue reading Đối thoại thế nào?

Teamwork – Phối hợp

Chào các bạn,

Mặc dù bóng đá rất có ít điểm, đợi dài cổ cả 90 phút đôi khi vẫn chẳng có gôn nào, nhưng nhiều người vẫn thích xem bóng đá và vẫn theo dõi từng giây đồng hồ các chuyển động “không gôn”. Sở dĩ thế vì bóng đá là một môn thể thao đẹp. Người ta xem bóng đá, không chỉ để xem người cầu thủ có bóng trong chân, mà để xem chuyển động của toàn đội, người có bóng và 9 người không có bóng, cùng 10 người của đội bên kia (không tính thủ môn).

Người có bóng đang ở đâu, chạy hướng nào, các cầu thủ khác do đó chạy về hướng nào để sửa soạn đón bóng, và mọi cầu thủ vừa chạy, vừa đổi vị thế, vừa chuyền bóng, đón bóng như thế nào…. và đội bên kia cũng làm thế nhưng trong vị trí phòng thủ… Đó là chiến lược của hai đội (bên cạnh tài năng cá nhân), làm bóng đá vừa đẹp vừa thông minh.

Và rất gần với đời sống ngoài sân cỏ (tức là rất tốt để ta nghiên cứu teamwork cho management).

Continue reading Teamwork – Phối hợp

Teamwork và Phản biện

Chào các bạn,

Mọi đôi mắt trên thế giới đang dồn về Nam Phi, không chỉ vì bóng đá, mà còn vì đó là một hiện tượng huynh đệ thân ái có lẽ là lớn nhất lịch sử Phi Châu và rất lớn cho thế giới. Đây là lần đầu tiên World Cup diễn ra tại Phi Châu, cơ hội lớn cho các nước Phi Châu hãnh diện và đoàn kết trong tình huynh đệ; và lần đầu tiên một quốc gia da đen làm chủ nhà, tỏ tình bình đẳng chủng tộc trên thế giới.
Continue reading Teamwork và Phản biện

Cái gì là trọng tâm của quản lý ?

Chào các bạn,

Trong mấy thập niên qua, tư duy của người Việt ta, nói chung, rất khác nhau về quản l‎ý chiến tranh và quản lý hòa bình.

Khi có chiến tranh ta tập trung vào chỉ một điểm “Con người Việt Nam quyết chiến, quyết thắng, sẵn sàng chết cho tổ quốc”.  Ta nói đến Thánh Gióng, một đứa bé lên ba, xung trận, gẫy kiếm sắt thì nhổ tre đánh giặc.  Ta nói đến Hai Bà Trưng,  nhi nữ anh hùng, thà chết không hàng.  Ta nói đến Hội Nghị Diên Hồng với các bô lão: “Thế nước yếu lấy gì lo chiến chinh?  Hy sinh!”  Đó là quản lý tập trung vào một điều duy nhất—cái tâm quyết thắng của con người.
Continue reading Cái gì là trọng tâm của quản lý ?

Tư duy hàng đặt và tư duy hàng hóa

Có một người mở một xưởng từ năm 2002 đến nay, xưởng vẫn vậy vẫn một máy tiện, một máy khoan, một máy mài. Ai đến đặt hàng thì làm, không có ai đến đặt hàng thì ngồi chơi xơi nước.

Có một cửa hàng may ở thị trấn của một người chị trong nhóm bạn thân của tôi, vất vả lắm mới mở được cửa hàng vì ít vốn. Vậy mà chỉ sau 8 năm đến nay chị ấy đã trở thành một giám đốc một công ty may có nhiều sản phẩm bán chạy trên thị trường.
Continue reading Tư duy hàng đặt và tư duy hàng hóa

Người trông cậy được

Chào các bạn,

Từ quan trọng nhất khi định điểm một người để tuyển họ vào việc nào đó là “trông cậy được” (reliable). Tất cả mọi nhận xét về đức tính và vốn liếng của người đó—thông mình, hoạt bát, kinh nghiệm…– rốt cuộc quy về một chữ “reliable.” Reliable thì tuyển, không reliable thì không tuyển.

Trong mọi liên hệ khác ở đời cũng chỉ một từ reliable—thương mãi, kinh tế, chính trị, chủ thợ, vợ chồng, bạn trai bạn gái, teamwork, v.v… Một người mà ta có thể sống chung hay làm việc chung thường xuyên là một người có thể trông cậy được. Hắn có thể đẹp trai hay xấu trai, kiêu căng hay khiêm tốn, thông minh hay khù khờ, nhưng nếu trông cậy được là được.

Trông cậy được (reliable, reliability) tối thiều được thành hình nhờ các tính chất sau:

1. Thành thật: Nếu bác không thành thật thì Diêm Vương gặp bác cũng phải chạy, nói chi người.

2. Lời nói chắc chắn: Nói 3 giờ có mặt thì động đất cũng có mặt lúc 3 giờ. Nói là sẽ làm việc gì thì sẽ làm việc đó. Việc gì chưa biết thì nói chưa biết, biết mơ hồ thì nói biết mơ hồ.

Dĩ nhiên là người nói chắc chắn cũng là người thành thật, nhưng đôi khi có người thành thật nhưng lại ăn nói không chắc chắn. Ví dụ: Hắn nói có mặt 3 giờ, thì thế nào hắn cũng có mặt, nhưng có thể là 4, 5 giờ. Tên này rât lỏng lẻo về thời gian.

3. Trung thành: Đã là bạn thì luôn là bạn, không vì bất đồng ‎y’ kiến về việc gì đó mà đổi bạn thành thù, hay vì cả hai mê một cô hoặc giành một chức vị mà không chơi với nhau được nữa, hay bực nhau chuyện gì đó rồi đổi bạn thành thù.

Trung thành không có nghĩa là luôn luôn đồng ý. Trung thành là luôn luôn giữ vững liên hệ nền tảng, dù có bất đồng ý về chuyện gì đó.

Trung thành là không bỏ chạy khi đụng chuyện—khi bạn lên thì là bạn, khi bạn bị đời chối bỏ và ngyền rủa thì ta bỏ bạn. Thế thì ruồi chạy theo mật chứ bạn bè gì. Bạn có nghĩa là: Khi cả thế giới bỏ bạn, bạn có thể đến tựa vào vai mình.

Vợ chồng, thầy trò … cũng vậy.

4. Hiểu ‎ý nhau: Người reliable nghe rất kỹ và luôn cố để hiểu đúng ý người kia và làm đúng ý. Rất ít khi có chuyện “Ồ, em tưởng thế này.”

Người reliable chẳng cần nói nhiều. Nói một từ với nhau là đã hiểu trọn ý.

Nhưng làm sao thực hiện được nghệ thuật hiểu nhau này? Thưa, lắng nghe với sự nhậy cảm của cả con tim và khối óc.

4. Không có ngạc nhiên: Một người reliable không bao giờ làm người kia ngạc nhiên. “Ủa, sao anh làm kỳ vậy?” “Trời, tui đâu có ngờ anh làm việc này.”

Người thường đưa cho bạn ngạc nhiên là không reliable.

Người reliable, nếu có việc gì không rõ thì luôn luôn hỏi lại. Muốn làm gì cũng nói chuyện qua với nhau trước.

Nói chung, người reliable là người nếu làm việc chung với bạn, buôn bán chung với bạn, ngủ chung với bạn, thì bạn luôn cảm thấy an tâm, thấy được thêm đồng minh, thêm sức mạnh; có thể đi chơi xa, để công việc lại cho người này chăm sóc mà không mảy may lo lắng.

5. Không dễ tin việc nhảm. Người reliable là người nếu có người nói xấu với họ về bạn, bạn biết là họ sẽ không tin, vì họ hiểu bạn.

Nếu có người nói xấu bạn mà họ tin ngay thì họ không reliable.

6. Tha thứ: Người reliable dù biết bạn sai cũng không thay đồi tình cảm với bạn, sẽ tha thứ cho bạn, và sẽ vẫn thương yêu bạn.

Nếu đọc đến đây mà bạn vẫn chưa hiểu reliable là thế nào thì theo công thức này: Người reliable nhất với bạn mà bạn đã biết là mẹ bạn. Hãy theo đó mà sống reliable với mọi người.

Chúc các bạn một ngày vui.

Mến,

Hoành

© copyright 2010
Trần Đình Hoành
Permitted for non-commercial use
www.dotchuoinon.com

Củ cà-rốt và cái gậy

Carrot and stick là một thành ngữ trong tiếng Anh chỉ đến một chính sách kết hợp giữa thưởng và phạt để tạo ra định hướng các hành vi sao cho đúng đắn. Ví dụ như hồi chúng ta đi học mẫu giáo nếu ngoan thì cuối tuần được thưởng phiếu bé ngoan, nếu làm sai và học không tốt thì sẽ bị cô giáo nhắc nhở.

Ở mức độ quản lý xã hội, cái gậy có thể hiểu như là những quy định về việc vi phạm, như là nếu như một người đi xe vượt đèn đỏ thì bị phạt 200 ngàn đồng, nếu doanh nghiệp trốn thuế thì theo quy định của bộ Tài chính có thể bị phạt gấp 5 lần số thuế bị trốn. Củ cà-rốt nôm na là sự công nhận các nỗ lực của cá nhân hoặc tập thể nào đó dưới dạng bằng khen, phần thưởng hoặc ưu đãi, nhằm khuyến khích các cá nhân và tập thể đã có những hoạt động tích cực, không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn góp phần phát triển cộng đồng.

Vì vậy một chính sách tốt cần có sự cân bằng giữa cái gậy và củ cà-rốt. Ví dụ một doanh nghiệp đóng thuế đầy đủ mỗi năm, tạo ra hàng ngàn công ăn việc làm cho thành phố, đóng góp vào các hoạt động tài trợ cho giáo dục và bảo vệ môi trường. Vậy ngoài việc không bị cái gậy “rờ” tới, thành phố cũng nên có chính sách hoặc các chương trình cụ thể để tôn vinh doanh nghiệp.

Việc trao củ cà-rốt sẽ ít nhiều có tạo nên một hình ảnh tốt trong cộng đồng các doanh nghiệp của khu vực đó, và tạo nên một môi trường thi đua lành mạnh để ai cũng có được củ cà-rốt. Tuy vậy nhiều chương trình tôn vinh doanh nghiệp hay cá nhân ở Việt Nam hiện nay đang bị dùng làm công cụ PR theo nhiều nghĩa. Chắc chắn đó không phải là một củ cà-rốt mà chúng ta mong muốn. Việc xem xét trao củ cà-rốt phải thật khách quan và dân chủ, như vậy mới có thể khuyến khích cộng đồng tiếp tục có những cố gắng tuân thủ luật pháp và phát triển xã hội.

Tương tự như vậy trong một nhóm nhỏ, khen thưởng cần rõ ràng và cụ thể. Chúng ta nên tạo ra nhiều giải thưởng khác nhau để công nhận những cố gắng của mỗi cá nhân, chứ không chỉ có 3 giải truyền thống Nhất, Nhì, Ba nữa. Ví dụ chúng ta có thể trao các giải sau sau khi các nhóm làm việc hoàn thành xong một dự án:

– Trưởng nhóm xuất sắc nhất
– Thành viên sáng tạo nhất
– Thành viên năng nổ nhất
– Thành viên thân thiện nhất
– Thành viên vui tính nhất
– Nhóm hiệu quả nhất
– Nhóm tiết kiệm nhất
vv…

Vì sao ư? Vì tất cả những yếu tố này đều quan trọng cả, sáng tạo, thân thiện, vui vẻ, tiết kiệm, hiệu quả….là những đức tính mà chúng ta hướng tới để tạo thành một nhóm hoàn hảo. Và chúng ta hiểu rằng mỗi cá nhân có một tài năng nhất định, mỗi một tài năng đó sẽ đóng góp tạo thành một khối vững chắc. Và điều quan trọng là, một sự công nhận nhỏ thôi cũng giúp cho các thành viên thấy hạnh phúc vì nỗ lực của mình, dù mang lại kết quả to hay nhỏ, đã được mọi người hiểu, vì thế mà họ càng cố gắng hơn những lần sau.

Vậy nếu muốn nhóm của mình ngày càng làm việc hiệu quả và tích cực, bạn hãy nhớ trao thêm nhiều củ cà-rốt nữa nhé.

Chúc các bạn một ngày nhiều cà-rốt :)

Hoàng Khánh Hòa

Văn hóa giúp đỡ thiện chí

Chào các bạn,

Một cộng đồng muốn lớn mạnh sẽ không thể thiếu được tinh thần giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên. Đôi khi chúng ta nghĩ rằng việc giúp đỡ một ai đó bản thân nó là một thiện chí và “đủ tốt” rồi, nhưng thực ra chúng ta cần nhìn nhận một thái độ như thế nào là giúp đỡ bình thường và giúp đỡ (thực sự) thiện chí.

Khi một người gặp khó khăn đến gặp bạn, dù là vấn đề công việc hay cá nhân, bạn có thể giúp người đó ở nhiều mức độ:

1. Người đó hỏi gì bạn trả lời nấy

2. Bạn chỉ trả lời theo những gì mà bạn được giao trong nhiệm vụ công việc của mình

3. Bạn chỉ trả lời sao cho nhanh gọn nhất vì bạn còn nhiều việc khác nữa để làm, hoặc bạn cũng không muốn mất thời gian.

4. Bạn hỏi cụ thể về khó khăn của người đó và trả lời theo những gì mình biết, với những cái không biết, bạn cho người đó chỉ dẫn để họ có thể tìm được câu trả lời.

5. Bạn làm theo bước 4 và còn kiểm tra lại liệu người đó đã giải quyết được vấn đề hay chưa.

Dù bạn chỉ là một nhân viên, hay là một người quản lý. Dù người cần bạn giúp là khách hàng thân thiết, hay một người lạ bạn mới gặp lần đầu. Có sự khác biệt nào một khi bạn đã nhận lời giúp đỡ hay không?

Nếu bạn là admin một diễn đàn mạng, bản thân bạn có cho rằng việc mình đóng góp thời gian và công sức đã là đáng kể lắm rồi. Nếu có ai đó hỏi bạn, mà bạn không trả lời được nhưng lại biết người có thể trả lời được câu hỏi đó, liệu bạn có gửi câu hỏi đi để giúp câu hỏi được trả lời hay không?

Nếu bạn là một nhân viên ngân hàng, khi khách hàng đến và gặp khó khăn làm thủ tục hồ sơ, bạn có cố gắng tìm cách giúp họ hoàn thành trong khả năng tốt nhất có thể, gọi điện hỏi han cấp trên để nhờ giúp đỡ, hay chỉ làm theo những gì được quy định trong yêu cầu công việc của mình?

Nếu bạn là giám đốc ngân hàng đó, tiêu chí nào để bạn đánh giá thái độ và chất lượng phục vụ của nhân viên? Liệu ngoài các con số định lượng như số lượng khách hàng, doanh số vv…bạn có đánh giá dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng hay mức độ mà người nhân viên đó giúp khách hàng giải quyết ĐƯỢC vấn đề của họ.

Chúng ta biết rằng khi chúng được một người nào đó giúp, không phải lúc nào chúng ta cũng có cơ hội để giúp lại người đó. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không cần phải làm gì để thể hiện sự biết ơn của mình, trong khi chúng ta ai cũng như cầu mong có được sự giúp đỡ nếu gặp khó khăn trong tương lai. Cách mà chúng ta thường làm nhất chính là đi giúp đỡ những người khác.

Vì thế, khi đã nhận lời giúp ai, bạn hãy cố gắng giúp người đó một cách thiện chí nhất, nhiệt tình nhất trong khả năng của mình. Nếu không thể, hãy giúp người đó tìm kiếm sự giúp đỡ và tiếp tục theo dõi để đảm bảo là sự giúp đỡ của bạn giúp cho người đó giải quyết được vấn đề. Hành động của bạn cũng thể hiện bạn là con người tự trọng, có trách nhiệm. Thêm nữa người được bạn giúp đỡ nhiệt tình sẽ cảm thấy vô cùng biết ơn, nếu gặp một người có hoàn cảnh tương tự, họ cũng sẽ giúp nhiệt tình như bạn đã giúp họ.

Và trong Vòng ảnh hưởng của bạn, hiệu ứng lan tỏa tích cực sẽ góp phần tạo dựng một văn hóa giúp đỡ thiện chí trong cộng đồng.

Chúc các bạn một tuần mới hiệu quả.
Hoàng Khánh Hòa